Практическая часть
Выполнить индивидуальное задание № 1.
Вопросы для самоконтроля
Назначение команды Консолидация.
Какие условия требует команда для консолидации данных?
Как вызвать команду Консолидации.
Назвать назначение основных элементов диалогового окна Консолидация:
- функция;
- ссылка;
- список диапазонов;
- использовать в качестве имен;
- создать связи с исходными данными;
- кнопки Обзор, Добавить, Удалить.
5. Что является результатом консолидации данных.
6. Что позволяет эта команда в экономике.
Тема 8. Создание сводных таблиц средствами excel теоретическая часть
1. Понятие сводной таблицы. Сводными называются вспомогательные таблицы, которые содержат часть данных анализируемой таблицы, отобранных таким образом, чтобы зависимости между ними отображались наилучшим образом. Они являются мощным средством по работе с базами данных, так как полезны как для анализа, так и для обобщения информации, хранящейся в базе данных, на рабочих листах, во внешних файлах.
Сводные таблицы создаются на основе области таблицы, целой таблицы или нескольких таблиц. Сводную таблицу можно использовать в качестве источника данных для новой сводной таблицы.
Сводные таблицы являются динамическими объектами, позволяющими выводить информацию с различной степенью детализации.
2. Мастер Сводных таблиц и технология построения таблиц. Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц, который следит за вводом информации, помогает производить необходимые вычисления и форматировать таблицу. После создания таблицы можно продолжить ее подготовку посредством перестановки полей и наложения новых форматов.
Мастер сводных таблиц предоставляет полный контроль над расположением заголовков строк и столбцов таблице. Технология построения сводной таблицы следующая:
1.В исходной таблице выделить любую ячейку в списке, который будет просматриваться с помощью сводной таблицы.
2. Выполнить команду Данные – Сводная таблица – запускается Мастер сводных таблиц, который просит указать источник данных для таблицы (см. рисунок)
3. Убедитесь в том, что установлен первый переключатель В списке или БД MS Office Excel и нажмите кнопку Далее. В данном случае мы создаем Сводную таблицу на основании списка на листе. Однако такие таблицы также можно создавать по внешним данным, по нескольким диапазонам консолидации или по другой сводной таблице.
После выбора источника данных Excel предлагает задать диапазон данных:
4. Если перед запуском Мастера сводных таблиц на экране находился список. Excel может автоматически выделить его. В противном случае выделите данные списка при помощи мыши (не забудьте включить в выделение заголовки столбцов) Окно диалога при этом не мешает – Excel сворачивает его в начале выделения ячеек и дает возможность полноценной работы со всем экраном.
5. Нажмите на кнопку Далее; в следующем окне необходимо указать расположение полей в сводной таблице для чего необходимо на шаге 3 нажать кнопку Макет. На экране появляется таблица, чем-то напоминающая лист Excel, с областями для строк, столбцов и данных. На подвижных кнопках в правой части окна приведены названия полей списка, на основе которых строиться сводная таблица. Надо так перетащить их в соответствующие области, чтобы сводная таблица приобрела необходимую структуру.
В окне имеются четыре области:
Строка – для использования данных поля, расположенного в этой области, в качестве заголовков строк;
Столбец – для использования данных поля, расположенного в этой области, в качестве заголовков столбцов;
Данные – для суммирования значений поля (просуммированы функцией СУММ), расположенного в этой области, в ячейках сводной таблицы;
Страница – для обеспечения возможности вывода данных сводной таблицы, относящихся только к полю, расположенному в этой области.
После завершения перетаскивания окно диалога должно выглядеть примерно так:
Двойной щелчок на кнопке, перемещенной в область Данные, открывает диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы, позволяющее выбрать правило, по которому подводятся итоги в сводной таблице.
Допустимыми операциями подведения итогов являются: сумма, количество значений, среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение и др.
6. Нажмите на кнопку Далее – открывается последнее окно Мастера сводных таблиц. По умолчанию Excel создает сводную таблицу на новом листе, однако можно выбрать для нее существующий лист и даже указать точное расположение в ячейках. Нажать кнопку ГОТОВО, чтобы подтвердить значения, принятые по умолчанию и завершить создание таблицы.
Для облегчения работы со сводной таблицей Excel отображает ПИ сводных таблиц. Она полезна при изучении и настройке списка (изучите кнопки и команды панели инструментов).
В сводной таблице можно выполнять различные перестановки, чтобы разглядеть в представленном по-новому списке скрытые ранее тенденции.
Чтобы переставить поля в сводной таблице, достаточно нажать кнопку Мастер сводных таблиц на ПИ сводных таблиц или выполнит команду Мастер из меню Сводная таблица, расположенного на той же ПИ, после чего повторить перетаскивание полей мышью.
Изменить функцию сводной таблицы можно с помощью окна Вычисление поля сводной таблицы, выбрав из списка Операция новую функцию. В этом же окне можно осуществить настройку формата сводной таблицы, нажав кнопку Формат – открывается знакомое окно Формат ячеек. В нем можно задать форматирование чисел в области Данные. Выбрать в списке Числовые форматы нужную категорию, после чего указать атрибуты формата – ОК.
