45. Комплектування і облік музейних фондів

Основою музейної діяльності є комплектування та зберігання музейних колекцій, адже музей – це передусім сховище унікальних предметів, які мають високу цінність.

Усі предмети, цілеспрямовано зібрані у музеї, становлять музейний фонд. Зазвичай фонди сучасних музеїв нараховують десятки тисяч предметів, лише мала частина яких формує постійні експозиції й виставляється напоказ відвідувачам.

Музейний фонд – це повне зібрання матеріальних предметів, зосереджене в експозиційних залах та сховищах музею.

У сучасному музеєзнавстві наукове комплектування фондів прийнято розглядати не як складову фондової роботи, а як самостійний напрямок музейної діяльності. За своєю суттю воно невіддільне від фондової роботи.

Наукове комплектування фондів – це процес виявлення в зовнішньому середовищі предметів музейного значення та їхнього збору для поповнення музейних зібрань. Виділяються систематичний (типологічний), тематичний і комплексний методи комплектування. За допомогою першого відбувається поповнення колекцій типовими предметами, характерними для визначеної епохи. Тематичний метод спрямований на документування процесів та явищ, котрі розкривають визначену тему, і комплектування різнотипних предметів. Комплексний метод сполучає у собі два попередні.

Наукове комплектування здійснюється в музеї на основі наукової концепції комплектування, у якій викладено завдання, принципи, форми та методи комплектування. На її основі відбувається перспективний план комплектування.

Важливим фактором під час комплектування музейних фондів є вироблення критеріїв добору предметів музейного значення. До загальних критеріїв відносять: інформативність, атракційність, репрезентативність джерела; приватні критерії визначаються специфікою конкретної колекції (матеріал, техніка виготовлення, датування, форма, розмір та ін.).

Облік музейних фондів – це встановлення точних відомостей і предметного опису усіх пам'яток, що перебувають у музеї. Облікування музейних пам'яток необхідне для того, щоб систематизувати ці пам'ятки та згрупувати їх за чіткими критеріями.

Облік музейних цінностей відбувається у три етапи: первинна реєстрація (прийняття на баланс), інвентаризація та каталогізація.

Первинна реєстрація – це прийом й ідентифікація нових пам'яток, котрі надходять у музей шляхом археологічних розкопок, подарунків меценатів, придбання на аукціоні, передачею органами внутрішніх справ та прикордонного митного контролю тощо.

Інвентаризація (кодифікація) – це наступний етап обліку отриманих пам'яток та розподілу їх у системі фондосховищ музейної установи. Для того, щоб оперативно відшукати якусь окрему пам'ятку серед тисяч їй подібних, щоб не виникало плутанини, кожному експонатові музею присвоюється власний інвентарний номер (код).

Каталогізація – це підсумовуючий та найважливіший етап обліку й оцінки матеріальних цінностей музейної установи. До того ж клопітка наукова діяльність, яка вимагає від музейних працівників спеціалізованих фахових знань, високої кваліфікації й експертного досвіду. Найважливіша мета каталогізації полягає у пошуку й зборі вичерпної інформації про ту чи іншу пам'ятку, вивчення її в контексті подібних пам'яток, створення колекцій з метою подальшого експонування й широкої популяризації.