Глава 6. Бланки профсоюзных документов

6.1. Общие требования к оформлению документов на бланке организации профсоюза

При оформлении бланка наименование организации адресата указывается в именительном падеже, должность лица и его фамилия в дательном падеже. (Инициалы указывают перед фамилией. В состав реквизита «адресат» может входить его почтовый адрес. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес).

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации (на финансовые документы, выписки из постановлений и др.). Печать заверяет подлинность подписи председателя профсоюзной организации.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Виды документов, на которые ставится печать и порядок применения печатей и штампов профсоюзной организации устанавливаются в регламентах работы, инструкциях.

При составлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

В практической деятельности профсоюзных организаций часто используются копии документов.

Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

На рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (постановления, нормативные документы и пр.), ставится печать.

6.2. Виды профсоюзных бланков

Бланк профсоюзного документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации.

Бланки документа профсоюзной организации можно проектировать с угловым или продольным расположением реквизитов (при продольном варианте бланка все реквизиты располагаются вдоль верхнего поля и выравниваются либо по ширине, либо по центру. При угловом варианте – все реквизиты занимают площадь размером 72,8 х 88,6 мм (либо по левому краю, либо центруются на данной площади).

В Профсоюзе, его первичных и территориальных организациях могут применяться как общие бланки организации (для официальной переписки, ответов на письма и т.д.), так и бланки отдельных видов документов (постановления, выписки и т.д.).

6.3. Общий бланк организации профсоюза

Общий бланк первичной или территориальной профсоюзной организации должен включать в себя следующие реквизиты:

• наименование Профсоюза (полное или сокращенное);

• эмблему Профсоюза (при возможности);

• наименование профсоюзной организации или выборного органа;

• почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и сайта в Интернете и др.);

• дату документа (дата оформляется цифровым способом, например, 04.02.2013г. или словесно-цифровым способом, а в случае, если день месяца состоит из одной цифры - перед ней ставится ноль: 04 февраля 2013г.).

• номер документа (состоит из порядкового номера, а также может дополняться индексом дела по номенклатуре дел);

• подпись – наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись (инициалы в расшифровке подписи пишутся перед фамилией);

• оттиск печати (при необходимости).