2.2 Анализ структуры и системы управления организации, общая характеристика

Один из основных принципов теории организации - принцип иерархической структуры - является также главным принципом общей теории систем.

Для четкой работы организации необходимо следующее:

• цели должны быть понятны всем работникам фирмы;

• система целей должна реализовать глобальную цель;

• работники должны иметь четкие рабочие инструкции, регламентирующие их деятельность;

• удовлетворенность в работе должна обеспечиваться выбранной системой мотивации.

Можно сделать вывод, что управление фирмами реализуется в рамках конкретного хозяйственного механизма, в котором различают статистику (его организационную структуру) и динамику (протекающие процессы).

Организационная структура Bell Integrator представляет собой разветвленную, иерархическую сеть и относится к типу смешанных организационных структур, сочетающих в себе функциональные и линейные признаки, а так же наличие штаба. Для неё характерно:

• Четкая система взаимных связей, функций и подразделений;

• Ярко выраженная система единоличия - один руководитель владеет всей совокупностью процессов, имеющих общую цель (взаимодействие «сверху вниз»);

• Ясно выраженная ответственность;

• Чёткое обеспечение согласованности действий исполнителей;

• Возможно взаимодействие между подразделениями и службами - реализация горизонтальных связей;

• Предполагается взаимодействие и «снизу вверх», т.е. от подчиненных к руководителю;

• Предусматривается создание специального подразделения –штаба, который освобождает линейного руководителя от решения ряда специальных вопросов путем участия в формировании задач и в подготовке управленческих решений, для рассматриваемой организации таким должностным лицом является секретарь.

Термин "организационная структура" напоминает двумерную древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Организационная структура фирмы представлена на рисунке 2.

Рис.2 Организационная структура фирмы

Рассмотрим компоненты организационной структуры и определим функции и обязанности каждого элемента схемы(Таблица 1):

Таблица 1.

Компоненты и функции организационной структуры.

Должность	Функции и обязанности
Генеральный директор	Управление работой фирмы, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами
Зам. директора по общим вопросам	Решение вопросов организационного и управленческого характера как внутри фирмы, так и во внешней среде, разработка организационных структур, имеет право подписи (как и генеральный директор)
Зам. директора по маркетингу	Контроль продвижения товаров и услуг на рынок, разработка плана ценовой стратегии, контроль и анализ финансового состояния фирмы
Должность	Функции и обязанности
Отдел исследования рынка	Занимается дистанционным исследованием рынка, выполняет работу информационной службы.
Секретарь	Работа с документами, участие в планировании организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления, разработка унифицированной системы документации, учет в отборе документов, обеспечение и обслуживание работы руководителя, разграничение функций структурных подразделений.
Юрист	Правовое обеспечение деятельности фирмы как внутри организации, так и во внешней среде деятельности фирмы, подготовка документов, носящих юридический характер
Бухгалтерия	Бухгалтерский учет денежных средств, финансовая отчетность, фиксация и реализация операций с денежными средствами, осуществляет разработку бизнес-планов
Отдел психологии делового общения	Ведет набор и подготовку кадрового персонала, распределяет кадры внутри системы организации, ведет документацию по кадрам, занимается организационными вопросами внутри фирмы, решает проблемы взаимоотношений между сотрудниками
Интервьюеры	Проводят различного рода исследования

Таблица 1 (окончание)

На основе функций и обязанностей отделов и сотрудников определим занятость должностных лиц в процессе выполнения основных функций организации: «+»-участвует в выполнении функции; «-»-не участвует в выполнении функции(Таблица 2).

Таблица 2.

Таблица занятости должностных лиц

№	Функция	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Заключение договора с заказчиком	+	+	-	-	-	+	+	-	-	-
2	Планирование процесса организации деятельности	-	+	+	-	-	-	-	+	+	-
3	Обеспечение ии необходимыми ресурсами	-	+	-	-	+	+	+	+	+	+
4	Процесс проведения исследований	-	-	-	-	+	-	-	-	-	+
№	Функция	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
5	Анализ и контроль информации, полученной в результате исследований	-	-	+	+	-	-	-	-	-	-
6	Предоставление информации заказчику	-	+	-	-	-	+	+	-	-	-

Таблица 2 (окончание)

1. Генеральный директор

2. Зам. директора по общим вопросам

3. Зам. директора по маркетингу

4. Информационно-аналитический отдел

5. Отдел исследования рынка

6. Секретарь

7. Юрист

8. Бухгалтерия

9. Отдел психологии делового общения

10. Интервьюеры

Для того, чтобы оценить долю каждого структурного подразделения и должностного лица в выполнении поставленных функции, построим, так называемую, функциональную матрицу - это прямоугольная таблица, состоящая из строк и столбцов (n=10, m=6).

где а_ij - элемент матрицы, находящийся в i-ой строке и j-ом столбце - функция j-го работника в выполнении i-ой функции организации.

Сведем функциональную матрицу к матрице размером 10×6 , состоящей из 0, 1.

Правила составления матрицы:

1. Если а_ij= «+» , то в матрице в i-ой строке и j-ом столбце записывается 1 (i=1..10, j=1..6);

2. Если а_ij = «-», то в матрице в i-ой строке и j-ом столбце записывается 0 (i=1..10, j=1..6).

Получаем:

По данным составленной матрицы можно проанализировать следующие моменты:

1) количество должностных лиц, которые участвуют в выполнении каждой функции;

2) количество функций, возлагаемое на каждое должностное лицо или структурное подразделение.

Для более четкого представления данных матрицы составим 2 таблицы, из которых можно будет увидеть ответы на 2 поставленные выше задачи.

Правила составления первой таблицы:

1. N - количество элементов а_ij= 1 в i-ой строке (i=1…10)

2. M_j - количество элементов а_ij=1 в j-ой строке (j=1…6)

Сделав следующие расчеты, получим таблицу 3:

Таблица 3