3.4 Протоколы

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и приня­тия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом пред­приятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т.п.

Проведению заседания любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Для участников заседания готовится и раздается информаци­онный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседа­ния. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время за­седания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов и других материалов.

Оформление протокола имеет ряд особенностей (рисунок 3.4). Он состав­ляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид до­кумента, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в такой последовательности:

Председатель: фамилия и инициалы.

Секретарь: фамилия и инициалы.

Присутствовали: фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предпри­ятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Однако в прото­колах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктов повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления. Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: текст выступления прилагается (приложение 1)».

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они и должны быть зафиксированы в краткой форме вместе с ответами. Записи делаются в краткой лаконичной форме.

Основные тезисы докладов и выступлений могут помещаться в тексте протокола или оформляться в виде приложения к нему. В последнем случае де­лается сноска «Текст выступления прилагается». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответ­ствующего постановления (решения).

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образ­цу распорядительной части приказа (рисунок 3.1).

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы прав­ления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. К протоколу подшиваются пред­ставленные на рассмотрение материалы, которые оформляются как приложение.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде- копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов, составленных на основании протокола.

Протоколы хранятся постоянно (статья 5 «Перечня типовых управленче­ских документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро­ков хранения»).