3.5 Акты

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними доку­ментами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствовавших. Акт должен иметь заголовок.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки прове­денной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения), Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму (рисунки 3.5 и 3.6).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка ("С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты").

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в ак­те должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучате­ля и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Наиболее важные акты предприятия (о приватизации, приеме-передаче акций, о реорганизации или ликвидации, ревизий и проверок) хранятся посто­янно

3.6 Служебные, докладные записки

Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами. Со­ставляется она, если выполнение функций структурного подразделения связано со смежным подразделением предприятия, и если вопрос не может быть решен устно.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руко­водителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Служебная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий со­держание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать вы­воды и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенные фактами (рисунок 3.7).

Внутренние служебные (докладные) записки должны быть подписаны со­ставителем (автором). Служебные (докладные) записки (внешние), направляе­мые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предпри­ятия. Датой служебной (докладной) записки считается дата ее подписания.

Служебные (докладные) записки по основным вопросам деятельности предприятия, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно (до ликвидации), по оперативно-хозяйственной деятельности - 5 лет (статья 42 "Перечня документов с указанием сроков хранения").