Мост-банк

Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО "Вист"

Отдел маркетинга.

Ведущему специалисту

А.И. Смирновой

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору

компании "Луч"

В.Б. Рощину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:

- наименование организации;

- структурное подразделение;

- должность, инициалы и фамилия;

- почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

- наименование адресата (организаций или имя, отчество, фамилия);

- улица, № дома, № квартиры;

- населенный пункт (город, поселок);

- область, край, республика;

- страна (для международных писем);

- почтовый индекс.

Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:

Директору ЗАО "Эри"

И.В.Рудневу

ул. Остоженка, 14

стр.2, офис 5

Москва, 127408

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:

P. Lunin

32-17 Ordinka

Moscow 119215

Russia

Реквизит "Адресат" печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков - уголков. На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

16. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждении должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО "Гранд"

Подпись А. В. Дашков

02.09.2005

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), - наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета директоров

от 21.09.2005 №4

или

УТВЕРЖДЕНА

Приказом

директора ЗАО "Экос"

от 03.09.2005 №21

Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки.

17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

- содержание поручения (конкретные действия);

- срок исполнения;

- подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

О.Р. Васильевой. Отправить факс о согласии до 04.03.2001.

или

А.В. Соловьеву. Подготовить проект контракта до 01.05.2001.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?

Например:

в письме о сроках поставки продукции

в приказе об увольнении Иванова И.И.

в положении об отделе маркетинга

чего (кого)?

Например:

акт списания продукции

протокол общего собрания акционеров

должностная инструкция секретаря-референта.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, как правило, выравнивается по центру.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

19. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

20. Текст документа является основным элементом любого документа.

Текст документов оформляют в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.

Как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - выводы, просьбы, предложения, рекомендации,

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть. В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило, содержит основание или причину создания документа, а вторая - просьбу, решение, распоряжение, например:

Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отдела прошу установить базу данных «Кодекс».

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (например, 2.1.5)

Текст составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишутся только на русском языке при их направлении в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте оформляется следующим образом:

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.2001 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку "Приложение" с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к приказу директора ОАО "Эра"

от 01.04.2001 №12

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

гарантийное письмо ОАО "Луч" от 09.09.2001 №3 - 2/155

и приложение к нему, всего на 4 л.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и номер относительно самой длинной строки.

22. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор ОАО "Луч" Подпись О.А. Градов

Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно, например:

Генеральный директор Подпись О.А. Градов

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите "подпись" не указывается.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:

Мэр Подпись - Ю. Лужков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Подпись А.В. Зорин

Главный бухгалтер Подпись Т.В. Барышева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Префект СВАО г. Москвы Префект ЦАО г. Москвы

Подпись А.И. Петров Подпись И.Г. Орлов

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент фонда

завода "Энергия" социальной защиты

«Солнышко»

Подпись И.П. Трушин Подпись И.С. Силаев

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии Подпись А.С. Долохов

Члены комиссии Подпись Л.И.Антонова

Подпись О.Р. Грошев

Подпись А.И. Якушев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные и местные органы власти и управления, подписываются руководителем предприятия или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые сторонним или подчиненным организациям, гражданам, подписываются руководителем предприятия, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименовании должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник

Департамента образования

Подпись О.И. Трофимов

03.04.2005

Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т.п., гриф согласования проставляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол Правления

АКБ "Автобанк"

от 03.04.2004 № 5

24. Визы согласования документа включают подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости - должность визирующего, например:

Юрист

Подпись Н.И. Власов

06.06.2005

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.

Чаще всего, визируют документы:

Главбух

Главный экономист

Юрист

Начальник отдела кадров

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела кадров

Подпись И.О. Громов

01.07.2005

При наличии у работника, визирующего проект документа, возражений, виза не проставляется. В этом случае на отдельном листе излагаются предложения визирующего и направляются вместе с проектом документа его составителю.

Визы проставляются:

- на оборотной стороне последнего листа подлинника;

- на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии документа;

- на отдельном листе согласования;

- полистное визирование документа и его приложения.

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах:

- предусмотренных соответствующими нормативными актами;

- удостоверяющих права лиц;

- фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.

26. Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит:

"Верно", «Копия верна»

Верно

Менеджер Печать Подпись Л.И. Градова

09.09.2005

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Устинов 324 95 87

или

Устинов Николай Петрович 324 95 87

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату, например:

В дело №15. Отправлен факс от 01.04.2005 № 12

Подпись 06.04.2005

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).

Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа,

автоматическим нумератором

вручную

справа, у нижнего поля первого листа документа, например:

Вх.№001

Дата 08.01.2005

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Например:

1\2\3.*

1 – каталог

2 – подкаталог

3 – наименование документа

* - расширение

doc, txt, docx, rtf – текстовые файлы

xls, xlsx – табличные

pdf – Акробат

zip, rar – архиваторы

jpeg, bmp, jtf – изображения

html – ссылки на Интернет

mp3, mpeg4, avi – видео и музыка

djew – документы с защищённой информацией

ООСМ\КА8Р\20042000.DOC

ООСК - каталог, КА8Р - подкаталог, 20042000.DOC - файл.

или менее-сложный вариант:

letter27.DOC

(letter - вид документа, 27 - порядковый номер письма).

Такая отметка необходима для:

- исключения повторного ввода документа в ПК;

- быстрого поиска документа по имени файла;

- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 06. Реквизит 06 можно располагать на уровне реквизита 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из следующих способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

На этой схеме видно, что каждый документ можно разделить на 3 основные части: - заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста); - основную часть (реквизиты текст и приложения);

- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения)

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер документа, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

ФОРМУЛЯР

Для оформления документа какого-то определенного вида (приказа, делового письма и т.д.) потребуются не все реквизиты, перечисленные в таблице, а только некоторая часть из полного списка. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом.

ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Таким образом можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д.

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два основных формата бланков документов:

А4 (210*297 мм) - основной формат

А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений

Допускается использование бланков форматов:

А3 (420*297 мм) и А6

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки для писем

- общие бланки. бланки для всех остальных документов

- бланки конкретного вида документа

На бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации.

На бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации.

Расположение постоянных реквизитов на бланке может быть продольным и угловым (смотрите следующие рисунки):

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, как минимум, следующих размеров:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

15 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Их можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или Гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разд.5.

Бланки документов проектируются в соответствии с Приложением А. Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируются в случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

В зависимости от учредительных документов организации общий бланк включает реквизиты 01, 02, 03, 06. В зависимости от учредительных документов организации бланк письма включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. В зависимости от учредительных документов организации бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, можно писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и Гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые бланки изготавливаются по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

1) при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

2) при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Гербовые бланки уничтожаются по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел организации.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Расположение реквизитов документа на бланке также может представлять некоторые сложности. Приведенные ниже схемы расположения реквизитов и границ зон на бланках формата А4 в угловом (рис. 1) и продольном исполнении (рис. 2) составлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97