5. Систематизация документов. Организация хранения документов

5.1 Составление номенклатуры дел

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименова­ний) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных доку­ментов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии ар­хивиста предприятия.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования струк­турных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры явля­ется "секретариат" или "дирекция", ему присваивается индекс "1". Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отде­лы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).

При отсутствии структурных подразделений в небольших организаци­ях в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора;

3 - коммерческий директор.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с при­своением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1- соот­ветствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секре­тариате).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятель­ности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разде­лов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому " содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в сле­дующей последовательности:

- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

- краткое содержание ("Переписка с ОАО "Эра" по строительству авто­стоянки"),

- дата (период), к которому относятся документы дела ("Приказы по основной деятельности за 2005 г.");

- слова "копии", если дело сформировано из копий документов (напри­мер, "Решения Совета директоров за 2005 г. Копии"). В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например: "Переписка с ЗАО "Элит", о поставке товаров за 2005 г.". Составление заголовков типа "Разная переписка", "Мате­риалы по общим вопросам" не допускается. Для каждого дела в графе «Срок хранения» по "Перечню документов с указанием сроков хранения" определя­ется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.

В графе "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, об от­ветственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год (например, "Пе­реходящее дело с 2004 г.") и т. п.

При большом объеме хранящихся документов можно с помощью но­менклатуры закрепить места хранения дел по схеме: шкаф => полка => дело. В этом случае в графе "Примечание" указываются против каждого дела № шкафа и № полки, где оно хранится.

Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утвер­ждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.