6.2 Факсимильные сообщения

Под факсимильным сообщением следует понимать деловое письмо или иной аналогичный по назначению документ, переданный (полученный) по каналам электросвязи посредством подсоединенного к телефонной линии факсимильного аппарата (телефакса или факса).

В общем случае передача (прием) факсимильных сообщений - это пере­дача (прием) документов и иной графической информации телефаксами, под­ключенными к телефонной сети (Постановление Правительства РФ от 26.09.1997 № 1235 "Об утверждении Правил оказания услуг телефонной связи").

Особым преимуществом факсимильной связи является возможность оперативной (в режиме реального времени), адресной ("привязанной" к кон­кретному телефонному номеру) и неискаженной (т. е. достоверной, посколь­ку полученное адресатом сообщение внешне практически идентично ориги­налу, оставшемуся у отправителя) передачи, помимо текстовой, графической информации, в т. ч. фотоизображений, чертежей, рисунков и т. п. Не менее важно и то, что факсимильное сообщение в точности воспроизводит подпись отправителя (при условии, что она имеется на оригинале).

Основные правила подготовки факсимильных сообщений изложены в Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с Инструкцией для отправки факсимильного сообщения исполнителем (работником пред­приятия, которому поручена отправка сообщения) оформляется соответст­вующая заявка (форма заявки устанавливается предприятием).

Заявка рассматривается непосредственным руководителем исполните­ля. Подписанная непосредственным руководителем заявка является основанием для отправки факсимильного сообщения (факсограммы).

Подлежащее отправке факсимильное сообщение регистрируется в журнале (форма журнала устанавливается предприятием). Подлинники до­кументов, подлежащих отправке, непосредственно после нее возвращаются исполнителем соответствующим должностным лицам (в места хранения) с отметкой о дате и времени отправки. Не допускается передавать по каналам факсимильной связи документы: - объем которых превышает пять листов формата А4 (за исключением чрезвычайных случаев);

- не отвечающие техническим требованиям, обеспечивающим их каче­ственный прием адресатом (в частности, по контрастности и четкости изображения текста, схемы, графики и т. п.);

- иную информацию, содержащую сведения, составляющие охраняе­мую законом тайну.

Отправка факсограмм на иностранных языках допускается при нали­чии перевода, заверенного должностным лицом, санкционирующим передачу данной факсограммы (т. е. подписавшим соответствующую заявку). Ответст­венность за содержание передаваемого факсимильного сообщения возлагает­ся на исполнителя и его непосредственного руководителя, а контроль за надлежащим использованием факсимильной техники, установленной на предприятии, - на соответствующих должностных лиц (полномочия которых, как кит), подтверждены приказом по предприятию).

Поступившая в адрес предприятия факсограмма учитывается в журнале -форма журнала устанавливается предприятием) без проставления регистрационного штампа, после чего передается адресату под расписку в день ее приёма (в первый рабочий день после дня приема, если последний был нерабочим). Если факсограмма содержит особо срочную или особо важную информацию, она передается, как правило, безотлагательно. На такие факсограммы непосредственно после ознакомления с ними соответствующих должностных лиц принято запрашивать подтверждение.

Содержание факсограмм, включающих в себя только подлежащие передаче документы, определяется содержанием указанных документов (которое может состоять из текста, таблицы, графического изображения и т. п.). Содержание факсограммы, подготовленной к передаче непосредственно исполнителем, определяется содержанием полученного им поручения от своего непосредственного руководителя (например, в форме резолюции). В общем случае содержание такой факсограммы, а также ее структура и стиль изло­жения должны отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре и стилю изложения простых писем.

Состав реквизитов факсимильного сообщения (на первой странице) и их оформление определяются функциональным назначением данного вида документов с учетом положений ГОСТ Р 6.30-2003. К основным реквизитам исходящей факсограммы относятся:

- наименование предприятия;

- справочные данные о предприятии;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- сведения об адресате;

- заголовок к тексту документа;

- текст документа;

- подпись (лица-отправителя или лица-разработчика);

- указание на гриф согласования документа;

- отметка об исполнителе документа;

- идентификатор электронной копии документа.

К основным реквизитам входящей факсограммы, помимо перечислен­ных выше, относятся:

- резолюция;

- отметка о постановке документа на контроль;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа на предприятие.

Дополнительные реквизиты оформляются на входящей факсограмме соответственно при поступлении документа на предприятие, его рассмотре­нии руководителем предприятия (иным должностным лицом, которому адресован документ), постановке документа на контроль и по исполнении доку­мента и направлении его в дело.

Пример факсимильного сообщения представлен на рисунке 6.1.