Состав кадровой документации предприятия

Наименование документа

Статус документа при документиро­вании

Код формы документа (ОКУД)

Срок хранения и номер статьи

Каким нормативным документом введен

1

2

3

4

5

1. Документирование трудовых отношений

1.1. Основания к приказам по личному составу

1. Трудовой договор

обязательный

не унифицирована

75 л. ЭПК; статья 657

Трудовой кодекс РФ, ст. 57

2. Договор о материальной ответственности материально-ответственного лица

обязательный

не унифицирована

5 л. после увольнения материально ответственного лица – статья 457

Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85

3. Договор о полной коллектив­ной (бригадной) материальной ответственности

обязательный

не унифицирована

5 л. после увольнения материально ответственного лица – статья 457

Постановление Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85

4. Заявление о приеме на работу

не обязательный

ОКУД 02810714

Документ в перечне не значится.

Отменено Трудовым кодексом РФ, так как не входит в перечень обя­зательных документов, сопровож­дающих процесс приема на работу.

5. Заявление о переводе

не обязательный

ОКУД 02820718

Документ в перечне не значится.

Трудовой кодекс РФ, ст. 72.1

6. Заявление о согласии на обработку персональных данных

обязательный

не унифицирована

75 л., ЭПК; статья 666

Трудовой кодекс РФ, ст. 86; Федеральный закон «О защите персональных данных, ст. 9.

7. Докладная записка о переводе

не обязательный

Оформление по ГОСТ Р 6.30-2003. Составление - произ­вольная форма

1 г. – статья 20

Трудовой кодекс РФ, ст. 72.1

8. Представление о переводе

обязательный

ОКУД 02821416

1 г.– статья 20

Трудовой кодекс РФ, ст. 72.1

9. Представление о поощрении, премировании

обязательный

ОКУД 02851417

1 г. – статья 20

Трудовой кодекс РФ, ст. 191

10. Заявление об увольнении

по инициативе работника

обязательный

ОКУД 02830711

1 г. – статья 20

Трудовой кодекс РФ, ст. 80

1. 2. Приказы по личному составу

*Примечание: Приказ, как распорядительный документ, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению УСОРД изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

11. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

обязательный

УФ Т-1 ОКУД 0301001

75 л. – статья 19

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

12. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу

обязательный

УФ Т-1а ОКУД 0301015

75 л. – статья 19

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

13. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

обязательный

УФ Т-5 ОКУД 0301004

75 л.– статья 19

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

14. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

обязательный

УФ Т -5 а ОКУД 0301018

75 л. – статья 19

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

15. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

обязательный

УФ Т- 6 ОКУД 0301005

5 л. – статья 19; ЭПК

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

16. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

обязательный

УФ Т- 6 а ОКУД 0301019

5 л. – статья 19; ЭПК

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

17. Приказ (распоряжение) о прекращении трудо­вого договора с работникам

обязательный

УФ Т- 8 ОКУД 0301006

75 л. – статья 19

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

18. Приказ (распоряжение) о прекращении трудо­вого договора с работниками

обязательный

УФ Т- 8 а ОКУД 0301021

75 л. – статья 19

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

19. Приказ о направлении работника в командировку

обязательный

УФ Т- 9 ОКУД 0301022

5 л. – статья 19; ЭПК

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

20. Приказ о направлении работников в командировку

обязательный

УФ Т- 9 а ОКУД 0301023

5 л.– статья 19; ЭПК

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

21. Приказ о привлечении к сверхурочным работам

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

В перечне не значится.

Трудовой кодекс РФ, ст. 99

22. Приказ об изменении режима работы

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6..30-2003

5 л. – статья 19

Трудовой кодекс РФ, ст. 74, 93, 94, 96, 97

23. Приказ (распоряжение) о поощрении работника

обязательный

УФ Т-11

ОКУД 0301026

75 л. – статья 19

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

24. Приказ (распоряжение) о поощрении работников

обязательный

УФ Т-11 а

ОКУД 0301027

75 л.– статья 19

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

25. Приказ о наложении дисциплинарных взысканий

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

5 л. – статья 19; ЭПК

Трудовой кодекс РФ, ст. ст. 192, 193

26. Приказ об установлении профессии

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

75 л. - статья 19

Основание для внесения записи в трудовую книжку - Постановление Правительства РФ от16.04.2003 г.

№ 225

27. Приказ об изменении анкетно - биографических данных

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

75 л. - статья 19

Основание для внесения записи в трудовую книжку- постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225

28. Приказ о присвоении разряда

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

75 л. - статья 19

Основание для внесения записи в трудовую книжку - Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225

29. Приказ о совмещении профессий (должностей)

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

75 л. – статья 19

Трудовой кодекс РФ, ст. 60.2, 151

30. Приказ об установлении надбавки

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

75 л. – статья 19

Трудовой кодекс РФ, ст. 57, 135

1.3. Первичные учетные документы

31. Личная карточка работника (в т.ч. временных работников

обязательный

УФ Т- 2 0КУД 0301002

75 л., ЭПК – статья 658

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

32. Личная карточка государственного (муниципального) служащего

обязательный

УФ Т- 2ГС 0КУД 0301011

75 л., ЭПК – статья 658

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

33. Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы

обязательный

УФ Т- 12 0КУД 0301007

5 л. – статья 586

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

34. Табель учета рабочего времени

обязательный

УФ Т- 13 0КУД 0301008

5 л. – 586

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

35. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника

обязательный

УФ Т- 4 ОКУД 0301003

75 л. - в перечне не значится.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

36. Личный листок по учету кадров

рекомендат.

Форма не унифицирована, тем не менее, применяется

типовая форма.

75 л. – статья 656

Законодательно не утверждался.

1.4. Личные документы

37. Трудовая книжка

обязательный

унифицирована

До востребования, невостребованная 75 л. - ст. 664

Трудовой кодекс РФ, ст. 66 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225

38. Копии личных документов

обязательный

обязательно заверяется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

75 л. – статьи 656, 697

Трудовой кодекс РФ, ст. 65

39. Резюме

не обязательный

не унифицирована

Не принятых на работу – 3 г. – статья 663

Трудовой кодекс РФ, ст. 65

40. Автобиография

обязательный

не унифицирована

В награждаемых организациях – постоянно; в представляемых организациях – 75 л. – статья 735

Трудовой кодекс РФ, ст. 65

41. Характеристика

не обязательный

не унифицирована

75 л. – статьи 735, 746

Трудовой кодекс РФ, ст. 65

42. Рекомендательные письма, не принятых на работу и др. документы претендентов на работу

не обязательный

не унифицирована

3 г. – статьи 663, 672

Трудовой кодекс РФ, ст. 65

43. Личные дела работников

не обязательный

порядок ведения Л.Д. устанавливается Положением о порядке ведения личных дел

Для руководителей – постоянно;

остальных работников – 75 л., ЭПК, статья 656

Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего и ведении его личного дела».

1.5. Иные документы

44. Командировочное удостоверение работника

обязательный

УФ Т- 10 ОКУД 0301024

5 л.; для направленных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – 75 л. – статья 668

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

45. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

обязательный

УФ Т- 10 а ОКУД 0301025

5 л., ЭПК; для долгосрочных зарубежных – 10 л. (статья 669).

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

46. Уведомление об увольнении с указанием причин

обязательный

не унифицирована

75 л. – статья 654

Трудовой кодекс РФ, ст. 71, 79, 81

47. Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочным работам

обязательный

не унифицирована

5 л. – статья 597

Трудовой кодекс РФ, ст. 99

48. Уведомление о необходимости получения трудовой книжки или даче согласия на отправку почтой

обязательный

не унифицирована

3 г. – статья 686

Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1

49. Справка с места работы (о заработной плате, месте работы, стаже)

по желанию работника

не унифицирована

5 л. – статья 695

Трудовой кодекс РФ, ст. 62

2. Документы по управлению персоналом

50. Положение о персонале

рекомендуемый

Оформление – ГОСТ Р 6.30-2003

Пост. - статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)

По желанию предприятия

51. Положение о подборе и отборе персонала

рекомендуемый

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

Пост. – статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)

По желанию предприятия

52. Положение об адаптации персонала

рекомендуемый

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

Пост. – статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)

По желанию предприятия

53. Положение об управлении карьерой

рекомендуемый

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

Пост. – статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)

По желанию предприятия

54. Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

Пост. – статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)

Трудовой кодекс РФ, ст. 196

55. Положение о комиссии по трудовым спорам

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

Пост. – статьи 55, 57, 58 (до замены новыми)

Трудовой кодекс РФ, ст. 384

56. Положение об оплате труда

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

Пост.- статья 411

Трудовой кодекс РФ, гл. 6, в частности, ст. 135

57. Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

Пост. – статья 411

Трудовой кодекс РФ, ст. 135, 191

58. Положение о защите пер­сональных данных работников

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

Пост.- статья 655

Трудовой кодекс РФ, ст. 85

59. Положение о нормировании труда

обязательный

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003

Постоянно, до замены новыми (статьи 588, 589)

Трудовой кодекс РФ, ст. 159

60. Положение о структурном подразделении

рекомендуемый

Оформление – ГОСТ Р 6.30-2003, структура текста представлена в УСОРД

Постоянно, до замены новыми;

статья 55

Трудовой кодекс РФ, часть 3 ст. 68

61. Правила внутреннего трудового распорядка

обязательный

ОКУД 02521312

1 г. – после замены новыми – ст. 773

Трудовой кодекс РФ, ст. 189

62. Штатное расписание

обязательный

УФ Т-3 ОКУД 0301017

Пост. – ст. 71

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

63. График отпусков

обязательный

УФ Г-7 ОКУД 0301020

1г. – ст. 693

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1

64. График сменности

обязательный

не унифицирована

5 л. – 586; при введении вредных и (или) опасных работ – 75 л.

Трудовой кодекс РФ, ст. 103

65. График дежурств

рекомендуемый

не унифицирована

1 г. - статья 881

66. Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем

обязательный

не унифицирована

Пост. – до замены новыми (если является приложением к Коллективному договору) – статья 576

Трудовой кодекс РФ, ст. 101

67. Перечень профессий с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда

обязательный

не унифицирована

Постоянно – статья 612

Трудовой кодекс РФ, ст. 212, 213

68. Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

обязательный

не унифицирована

75 л. – статья 613

Трудовой кодекс РФ, ст. 212, 213

69. График проведения аттестации

рекомендуемый

не унифицирована

1 г. - ст. 707

Унификация документа проводит­ся в пределах отрасли или органи­зации

70. Представление на аттестацию

рекомендуемый

не унифицирована

Постоянно для руководителей; остальных работников – 75 л. (статья 656)

Унификация документов проводит­ся в пределах отрасли или органи­зации

71. Аттестационный лист

рекомендуемый

не унифицирована

Постоянно для руководителей; 75 л., ЭПК; статья 656

Унификация документа проводит­ся в пределах отрасли или органи­зации

72. Должностная инструкция

рекомендуемый

Оформление - ГОСТ Р 6.30-2003, структура текста представлена в УСОРД

Постоянно, до замены новыми;

75 л. – статья 657; ЭПК

Трудовой кодекс РФ, часть 3 ст. 68, ст. 192; Приказ ФСИН России от 05.06.2008 № 379

73. План работы кадровой службы

рекомендуемый

не унифицирована

5 л. – статья 719

По желанию предприятия

74. План (прогноз) потребности в кадрах

рекомендуемый

не унифицирована

Пост. - до минования надобности; ст. 267

По желанию предприятия

75. Программа развития персонала

рекомендуемый

не унифицирована

10 л. – статья 269

По желанию предприятия

3. Документы по ведению кадрового делопроизводства

76. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

рекомендуемый

не унифицирована

Постоянно - ст. 27

По желанию предприятия

77. Книга регистрации приказов

по личному составу

рекомендуемый

не унифицирована

75 л. – статья 695

По желанию предприятия

78. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

обязательный

унифицирована

75 л. – статья 695

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69

79. Книга регистрации личных дел

рекомендуемый

не унифицирована

75 л. - статья 695

По желанию предприятия

80. Книга регистрации личных карточек (Т-2)

рекомендуемый

не унифицирована

75 л. - статья 695

По желанию предприятия

81. Книга регистрации трудовых договоров

рекомендуемый

не унифицирована

75 л. – статья 695

По желанию предприятия

82. Акт приема – передачи

обязательный

не унифицирована

После смены руководителя не менее 5 л. – статья 79

Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

83. Журнал учета работников, совмещающих должности (профессии)

рекомендуемый

не унифицирована

До минования надобности; для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л., статья 574

Трудовой кодекс РФ, статья 60.2

84. Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

рекомендуемый

не унифицирована

5 л. – статья 695

Трудовой кодекс РФ, статьи 62, 84.1

Структурное подразделение наименование

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

К-во шт. ед.

Руководство

Директор

1

Заместитель директора

1

Финансовый директор

1

Итого

3

Штат при руководстве

Секретарь руководителя

1

Итого

1

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

1

Бухгалтер

2

Итого

3

Отдел кадров

Начальник отдела

1

ОУП

4

Итого

4

Отдел запасных частей

Начальник отдела

1

Главный специалист

2

Заведующий складом запасных частей

1

Специалист по снабжению

2

Кладовщик

1

Итого

7

Отдел продаж

Начальник отдела

1

Менеджер по продажам автомобилей

2

Итого

3

Производственный отдел

Начальник отдела

1

Заместитель начальника отдела

1

Специалист

10

Водитель автомобиля

1

Итого

13

Отдел гарантии

Начальник отдела

1

Инженер по гарантии

6

Итого

7

Технический отдел

Начальник отдела

1

Специалист

10

Итого

11

Административно-хозяйственный отдел

Начальник отдела

1

Специалист

5

Водитель автомобиля

3

Итого

9

Транспортный отдел

Водитель автомобиля

1

Итого

1

Станция технического обслуживания

Директор

1

Мастер

2

Сервисный консультант

8

Менеджер по работе с клиентами

1

Специалист

25

Итого

37

Всего:

63

Филиал «Фрунзенский»

Директор

1

Итого

1

Отдел продаж

Начальник отдела

1

Менеджер по продажам автомобилей

3

Кассир

1

Итого

5

Отдел гарантии

Начальник отдела

1

Инженер по гарантии

2

Итого

3

Отдел запасных частей

Начальник отдела

1

Заведующий складом запасных частей

1

Кладовщик

1

Итого

3

Технический отдел

Начальник отдела

1

Специалист

10

Водитель автомобиля

1

Уборщик производственных помещений

1

Итого

13

Станция технического обслуживания

Руководитель

1

Мастер

2

Сервисный консультант

2

Специалист

12

Итого

17

Всего по филиалу:

42

Всего по обществу:

110

Процедуры

Исполнители

Инспектор ОК

Зам начальника отдела кадров

Отдел кадров

Началь-ник отдела кадров

Линейный руководи-

тель

Поиск источников покрытия потребности в персонале

Анализ источников и выбор оптимальных

Ведение базы данных по кандидатам и вакансиям

Отсутствует

Выбор критерием отбора

Отсутствует

Проведение собеседо-вания

Проведение проверочных испытаний

отсутствует

Направление наиболее подходящих кандидатов в подразделение (магазин)

Решение о приеме кандидата на работу

Заключение договора с новым сотрудником

Процедуры

Исполнители

Начальник отдела кадров

Специалист отдела кадров

Директор

Администратор

Поиск источников покрытия потребности в персонале

Анализ источников и выбор оптимальных

Ведение базы данных по кандидатам и вакансиям

Выбор критериев отбора

Проведение собеседо-вания

Проведение проверочных испытаний

Направление наиболее подходящих кандидатов в подразделение (магазин)

Решение о приеме кандидата на работу

Заключение договора с новым сотрудником