1.3.3 Аудит организационной структуры управления

В теории управления персоналом организационная структура управления определяется, как совокупность взаимосвязанных подразделений системы.

Организационными связями выступают: иерархичные отношения и подчиненности объектов и субъектов, а также информация, которая необходима для достижения целей организации. Для того чтобы осуществлять управление организацией в нужном режиме организация должна быть достаточно эффективной, отвечать её цели и основным функциям. Таким образом, аудит организационной структуры в первую очередь необходим для оценки её эффективности.

Выделим несколько критериев и показателей аудита управления персоналом:

– определение типа кадровой службы на основе оценки её статуса и

места в организационной структуре;

– оценка уровня реализации функций планирования, организации,

координации и контроля работы по управлению персоналом;

– оценка уровня и качества проектирования и развития службы

управления персоналом;

– установление уровня профессионализма специалистов данной службы, который существенным образом влияет на качество выполнения работы.

Любое направление кадрового аудита основывается на сравнении имеющихся кадровых показателей организации с нормативными или эталонными. Поэтому, прежде чем приступить к диагностике организационной структуры управления, необходимо чётко представлять себе вопросы создания организаций.

Организационная структура должна соответствовать конкретному стилю управления руководителя, который возглавляет организацию в текущий момент. Главным принципом конструирования организационных структур является гарантии результата организации.

Принципы построения системы управления персоналом – правила, основные теоретические положения и нормы, которыми должны руководствоваться руководители и специалисты подразделений управления персоналом при формировании системы управления персоналом организации.

Аудит кадровый службы необходим и эффективен в нижеперечисленных случаях:

– при изменении состава руководства организации;

– при увольнении или перевода на другую работу сотрудника отдела

кадров;

– для подготовки к плановой проверке курирующих органов;

– во время оформления кадровых документов для передачи в

архивохранилище;

– при важных изменениях и поправках в нормативной базе РФ, которая актуальна для аудита кадрового делопроизводства.

Кадровый аудит организации должен обязательно включать в себя:

– проверка и контроль точности в оформлении кадровой документации;

– проверка трудовых договоров в соответствии с актуальной нормативной базой РФ;

– проверка правильности оформления личной кадровой документации;

– анализ документооборота и выявление ошибок;

– внесение предложения для устранения недочётов;

–объективная оценка о положении дел с кадровым документооборотом;

– привести в порядок кадровую документацию, по которой во время проверки были обнаружены недочёты.

Аудит ресурсного обеспечения управления персоналом включает следующие направления:

– аудит нормативно-правовой базы управления персоналом: деятельность предприятия на основе соответствующих законодательных, нормативно-правовых и научно-методических документов (правил, положений, норм, инструкций, рекомендаций, характеристик и т. д.);

– аудит информационной базы управления персоналом: анализ совокупности способов, приемов и методов поиска, сохранения, обработки, передачи и использования кадровой информации;

– аудит кадрового обеспечения управления персоналом: анализ деятельности линейных и функциональных руководителей всех уровней управления, службы персонала и работников других производственных и функциональных подразделений, которые обеспечивают руководителей необходимой для управления персоналом информацией и выполняют обслуживающие функции;

– аудит материально-технического обеспечения управления персоналом: контроль использования современных средств вычислительной техники, оргтехники и полиграфии;

– аудит финансового обеспечения управления персоналом: достаточность и соответствие денежных средств, которые направляются на финансирование деятельности в области менеджмента персонала.

Особое внимание должно уделяться аудиту кадрового делопроизводства. Документация необходима не только в работе отдела кадров, а также используется другими сотрудниками. Аудит кадрового делопроизводства необходим для проверки правильности работы организации в соответствии с нормативной базой РФ.

Под аудитом кадрового делопроизводства подразумевается – совокупный анализ кадровой документации и проверка её соответствия с российским законодательством и внутренними нормативными актами, которые устанавливают порядок ведения кадрового делопроизводства.

Аудит кадрового делопроизводства предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу всей кадровой документации. В процессе выполнения аудита кадровых документов производится тщательная проверка правильности оформления кадровой документации (примерный табель всех форм кадровых документов, подлежащих аудиторской проверке приведен в приложении Б), которая должна соответствовать актуальным требованиям нормативной базы РФ.

Кроме того, в рамках аудита организационной структуры, проводится аудит качества управленческого воздействия с целью оценки его эффективности, оперативности и гибкости. При этом оцениваются линейные управленческие воздействия, то есть обязательные для выполнения и функциональные (рекомендательные) управленческие воздействия. Таким образом, правильная организация деятельности отдела кадров является необходимым и важным делом, однако не все руководители уделяют этому особое внимание, что в будущем чревато потенциальным риском. Грамотный и мудрый руководитель стремятся к тому, чтобы организация была управляема. Для этого требуется выстроить внутренне организацию, таким образом, чтобы она реально стала управляема.

Итак, кадровый аудит – это анализ ведения кадрового учета в организации на соответствие действующему законодательству с элементами анализа системы управления персоналом, действующей на предприятии.

Специфика аудита персонала обусловлена разнообразием целей и задач аудита в сфере труда и социально-трудовых отношений. Многогранность и многоаспектность аудита являются отражением сложной взаимосвязи различных сторон и граней труда, системных отношений трудового процесса.

Во время аудита кадровой работы, организация получает обусловленную оценку о положении кадрового делопроизводства и позволяет выявить ошибки и риски ведения кадровой работы. Кадровый аудит в организации допускает заметно минимизировать отрицательные последствия нарушений, которые могут помешать развитию организации или отдельных должностных лиц.

Для реализации аудита важно разработать его технологию и применить в конкретных условиях деятельности компании. Использование методов, приёмов, отработанных и проверенных процедур кадрового аудита весьма существенно помогает в процессе управления персоналом эффективно реализовывать стратегию и миссию организации.

Грамотное распределение обязанностей сотрудникам, мотивирование, функционирование организации, во многом способствуют укреплению социально-психологического климата в организации, что способствует развитию и повышению рентабельности производства в организации.

Подытоживая итоги первой главы, необходимо зафиксировать следующие выводы.

Кадровый аудит – это оценка кадрового потенциала организации, которая выявляет:

– соответствие кадрового потенциала целям организации и стратегиям развития;

– соответствие деятельности персонала нормативно-правовой базе;

– эффективность кадровой работы;

– причины возникающих кадровых проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения негативного воздействия. Главной целью аудита персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала.

Аудит является способом наблюдения и инструментом управления, который позволяет решать проблемы в сфере трудовых отношений.

Объект аудита – трудовой коллектив организации, принципы и методы управления персоналом организации.

Кроме того, необходимо обозначить, что кадровый аудит дает возможность максимально широко, комплексно и объективно оценить состояние и эффективность управления персоналом предприятия, выявить несоответствия, сформировать рекомендации по их устранению, способствовать приведению управления персоналом в соответствие целям предприятия и требованиям законодательства, и повышению качества управления предприятия в целом, а в сочетании с проведением диагностики структуры персонала позволят системно и эффективно провести аудит персонала на предприятии.

Раскрытие теоретических основ исследования позволяет приступить к практическому анализу состояния кадрового аудита, чему и будет посвящена следующая глава дипломной работы.