3.2 Инвентаризация материально-производственных запасов как средство внутреннего контроля

Эффективность использования материально-производственных запасов определяется наличием технически оснащенных складских помещений современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими автоматизировать складские операции и учет.

Необходимо отметить ряд причин повышенного риска фактов хозяйственной жизни по учету материально-производственных запасов в ООО «Офис»:

- умышленное списание материально-производственных запасов под несуществующие заказы и объемы расходования материалов с целью увеличения себестоимости выполненных работ и снижения налоговой базы по налогу на прибыль;

- риск хищения материально-производственных запасов;

- при осуществлении хозяйственных операций присутствует их сопровождение первичной учетной документацией, в связи с этим возникает возможность утери документов, что приводит к несанкционированному списанию материально-производственных запасов;

- представление недостоверных сведений при отпуске или продаже материально-производственных запасов по причине технических ошибок при измерении совершаемых фактов хозяйственной жизни при регистрации информации.

Важным условием рационального использования материально-производственных запасов является усиление индивидуальной и коллективной ответственности и материальная заинтересованность работников. В связи с этим, любой экономический субъект должен для обеспечения контроля за сохранностью материально-производственных запасов заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками, проводить инвентаризации и проверки.

В ООО «Офис» отсутствуют договоры материальной ответственности с работниками, как индивидуальные, так и коллективные.

В Трудовом кодексе РФ (часть 3, раздел ХI «Материальная ответственность сторон трудового договора») глава 39 «Материальная ответственность работников раскрывает основные положения, связанные с ответственностью работников.

В статье 242 «Полная материальная ответственность работника» сказано: «Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере».

В статье 244 «Письменные договоры о полной материальной ответственности работников» раскрывается понятие таковых: «Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество».

Законодательно предусмотрена ответственность работников, которую необходимо отражать посредством договоров о материальной ответственности, ООО «Офис» необходимо разработать и подписать с работниками договоры о материальной ответственности.

Прием контроля за сохранностью материально-производственных запасов – инвентаризация, которая позволяет контролировать правильность ведения бухгалтерского учета, его достоверность и сохранность запасов.

Инвентаризация материально-производственных запасов должна проводиться не реже одного раза в год и не ранее 1 октября. Сроки проведения инвентаризации должен определять руководитель организации.

В ООО «Офис» сроки проведения инвентаризации не определены, каких-либо распорядительных документов по данному факту нет.

В статье 11 «Инвентаризация активов и обязательств» Федерального закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ (в ред. от 04.11.2014г.) «О бухгалтерском учете» раскрываются основные положения об инвентаризации, а именно:

1. Активы и обязательства подлежат инвентаризации.

2. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

3. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Согласно положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998г. №34н инвентаризации материально-производственных запасов обязательны:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;

- при смене материально ответственного лица;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае чрезвычайных ситуаций;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- при бригадной материальной ответственности при смене бригадира, выбытии из бригады более 50% ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады.

Инвентаризация должна проводиться комиссией, назначаемой приказом руководителя экономического субъекта, в присутствии материально ответственного лица, от которого получена расписка в том, что к началу инвентаризации все ценности им оприходованы, все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия в ООО «Офис» не назначена, приказа руководителя нет.

Необходимо создать приказ, определить членов и председателя комиссии, в целях недопущения нарушения законодательства.

При проведении инвентаризации материально-производственных запасов нужно проверять наличие материалов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления фактических данных с данными бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации проверяются все первичные бухгалтерские документы.

В ООО «Офис» все имеющиеся ценности, выявленные при инвентаризации, заносят в инвентаризационную опись, по данным которой составляют сличительную ведомость.

По результатам инвентаризации в ООО «Офис» выявляются следующие результаты:

- соответствие фактического наличия материально-производственных запасов данным учета;

- излишки ценностей, которые подлежат оприходованию и включению в состав дохода;

- недостача материально-производственных запасов;

- пересортица.

Недостача и потери от порчи материально-производственных запасов в ООО «Офис» учитываются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае выявления при инвентаризации расхождений между фактическим наличием материально-производственных запасов и данными бухгалтерского учета составляются следующие бухгалтерские записи:

Дебет 10.01 «Сырье и материалы» Кредит 91.01 «Прочие доходы» - оприходованы излишки материально-производственных запасов в состав доходов в сумме выявленных излишков;

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10.01 «Сырье и материалы» - отражена недостача материально-производственных запасов по итогам инвентаризации.

В случае недостачи, порчи или хищения материально-производственных запасов до момента их отпуска в производство и момента оплаты сумма указанного в первичных учетных документах при их приобретении налога на добавленную стоимость, не подлежащего в соответствии с Налоговым кодексом РФ возмещению, записывается следующей бухгалтерской записью:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 19.03 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» - списана сумма НДС по недостающим материально-производственным запасам.

В случае обнаружения недостачи, порчи или хищения материально-производственных запасов до момента отпуска их в производство, но после их оплаты сумма налога на добавленную стоимость, не подлежащая в соответствии с Налоговым кодексом РФ зачету, но ранее уже возмещенная из бюджета, подлежит восстановлению. При этом составляется следующая бухгалтерская запись:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 68.02 «Налог на добавленную стоимость» - восстановлена сумма НДС по недостающим материально-производственным запасам на расчеты с бюджетом.

Заключение

В ходе проведенного исследования в ООО «Офис» были выявлены следующие замечания:

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности объект исследования применяет унифицированные формы первичных учетных документов (Доверенность – форма М-2, приходный ордер – форма М-4, требование-накладная М-11, накладная – форма М-15, накладная – форма ТОРГ-12), которые утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 30.10.1997г. №71а, от 25.12.1998г. №132. На сегодняшний день, согласно пункту 4 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011г. формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. В ООО «Офис» руководителем принято решение отражать хозяйственные операции по учету материально-производственных запасов данными документами, что не противоречит действующему законодательству, так как данные документы содержат обязательные реквизиты.

В ООО «Офис» отсутствует список лиц, которым предоставлено право получения материально-производственных запасов со склада.

Данный факт противоречит методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 28.12.2001г. №119н.

В пункте 96 данных указаний сказано: «Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующим лицам, осуществляющим указанный отпуск материалов со складов (кладовых).

Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации.

В необходимых случаях составляется также список лиц, которым предоставлено право выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из организации материальных ценностей.

Порядок отпуска материалов со склада (кладовой) цеха подразделения организации участкам, бригадам, на рабочие мета устанавливается руководителем подразделения организации по согласованию с главным бухгалтером организации».

В связи с этим предлагаю составить список лиц, которым предоставлено право получать материально-производственные запасы со склада ООО «Офис».

В качестве формы списка можно применить представленный в таблице номер таблицы.

В процессе исследования и изучения первичных учетных документов в ООО «Офис» был выявлен факт незначительного количества актов сверки с контрагентами, которые подписаны с двух сторон. Данный вид документального контроля также является важным и необходимым. Он представляет собой встречную проверку документальных данных и взаимный контроль. Что позволяет сопоставить данные разных документов, относящихся к одним и тем же или различным, но взаимосвязанным фактам хозяйственной жизни.

В связи с этим необходимо регулярно проводить сверку с контрагентами для наличия достоверных данных о состоянии расчетов за поставленные и отпущенные материально-производственные запасы.

Необходимо отметить, что статья «Запасы» в бухгалтерском балансе ООО «Офис» является значительной, ее удельный вес в активе баланса не снижается в течение 3х лет меньше 69%.

Стоимость материально-производственных запасов – это существенная часть в себестоимости оказываемых услуг. Финансовый результат финансово-хозяйственной деятельности завит от решения вопросов по покупке и доставке материально-производственных запасов.

Ошибки, допускаемые в организации учета материально-производственных запасов, приводят к недостоверному формированию себестоимости, искажению финансового результата и неправильному формированию налоговой базы по налогу на прибыль.

В связи с этим необходимо отметить, что в ООО «Офис» хозяйственные операции с материально-производственными запасами относятся к операциям с высоким уровнем риска.

В ООО «Офис» отсутствуют договоры материальной ответственности с работниками, как индивидуальные, так и коллективные.

В Трудовом кодексе РФ (часть 3, раздел ХI «Материальная ответственность сторон трудового договора») глава 39 «Материальная ответственность работников раскрывает основные положения, связанные с ответственностью работников.

В статье 242 «Полная материальная ответственность работника» сказано: «Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере».

В статье 244 «Письменные договоры о полной материальной ответственности работников» раскрывается понятие таковых: «Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество».

Законодательно предусмотрена ответственность работников, которую необходимо отражать посредством договоров о материальной ответственности, ООО «Офис» необходимо разработать и подписать с работниками договоры о материальной ответственности.

В ООО «Офис» сроки проведения инвентаризации не определены, каких-либо распорядительных документов по данному факту нет.

В статье 11 «Инвентаризация активов и обязательств» Федерального закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ (в ред. от 04.11.2014г.) «О бухгалтерском учете» раскрываются основные положения об инвентаризации, а именно:

1. Активы и обязательства подлежат инвентаризации.

2. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

3. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Инвентаризационная комиссия в ООО «Офис» не назначена, приказа руководителя нет.

Необходимо создать приказ, определить членов и председателя комиссии, в целях недопущения нарушения законодательства.

Введение

Учет и контроль материально-производственных запасов

1 Теоретические основы учета и контроля материально-производственных запасов

1.1 Понятие, классификация и оценка материально-производственных запасов

1.2 Основные подходы к учету материально-производственных запасов в российской и международной практике

1.3 Теоретические основы внутреннего контроля материально-производственных запасов

2 Бухгалтерский учет материально-производственных запасов

2.1 Документальное оформление операций по движению материально-производственных запасов

2.2 Синтетический и аналитический учет движения материально-производственных запасов

2.3 Автоматизация бухгалтерского учета материально-производственных запасов

3 Внутренний контроль материально-производственных запасов

3.1 Документальный контроль материально-производственных запасов