2. Оформлення документації з особового складу

Документи по кадрах є однією з груп організаційно-розпорядчої документації. Значення їх визначається, зокрема, тим, що в них фіксують відомості, необхідні для реалізації громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення та ін.

Документація з особового складу — це сукупність документів з обліку персона­лу підприємства.

У невеликих підприємствах, що не мають кадрових служб і працівників, доку­ментацію по кадрах нерідко веде керівник.

Основні документи, які складаються в процесі роботи з кадрами, такі: накази по особовому складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи громадян -— дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та ін. Документи керівників і спеціалістів формують у особові справи.

Для підприємств затверджено уніфіковану систему первинної облікової документації, до складу якої входять документи з обліку особового складу. До таких документів належать типові міжвідомчі форми: № Т-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»; форма № Т-4 «Облікова картка наукового працівника»; № Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу»; № Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»; № Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору» та деякі інші.

Записки про прийняття, переведення і звільнення, що діяли раніше і мали силу наказу, тепер не використовуються.

Наказ з особового складу є одним з найважливіших видів організаційно-розпорядчої документації. Ним оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та ін. Наказ видають на підставі заяв, доповідних записок, особистих рішень керівників та ін.

Складають накази з особового складу згідно із загальними вимогами до оформ­лення організаційно-розпорядчих документів.

Накази з особового складу оформлюють окремо від наказів із загальних питань. Вони мають окрему самостійну індексацію, яка починається з початку кожного кален­дарного року (дод. Д). До порядкового номеру наказу додають букви «о/с» (особовий склад), наприклад: «Наказ № 15 о/с». Якщо на підприємстві відрядження і відпустки оформлюють виданням наказів, то такі накази виділяють в окремі групи («Накази про відрядження», «Накази про надання відпусток»), кожна з яких має свою індексацію. Це зумовлено тим, що на відміну від інших наказів з персоналу ці накази мають інші строки зберігання.

У наказах з особового складу пункти розміщують, як правило, у такому поряд­ку: призначення на посаду, прийняття на роботу, переміщення, звільнення з робо­ти та ін. Пункти мають порядкову нумерацію і позначають їх арабськими цифрами, наприклад:

1. Призначити:

Петрова Олексія Васильовича старшим економістом... Сухова Петра Григоровича маркетологом...

2. Перевести:

Назаренка Андрія Івановича, старшого товарознавця комерційного відділу... Сухенка Сидора Михайловича...

3. Звільнити:

Іванова Василя Петровича, заступника головного бухгалтера...

З метою підвищення довідкової виразності наказу з особового складу рекомен­дується починати кожен пункт наказу із зазначення прізвища та ініціалів, а в разі потреби — імені і по батькові особи, на яку він поширюється. Потім вказують його посаду (ступінь, звання, спеціальність та ін.), назву відділу, де ця особа працює, дію, яку слід виконати згідно з наказом:

Сабурова Івана Тихоновича, старшого інженера відділу собівартості планово-економічного управління, призначити на посаду завідуючого статистичним секто­ром цього управління з 15.11.2007 р. з окладом згідно штатного розкладу.

Підстава: доповідна записка начальника управління.

Якщо є кілька осіб, на яких поширюється дія, відповідний пункт наказу можна починати Із зазначення цієї дії.

Прізвища осіб у межах одного параграфу (пункту) наказу розміщують в алфавіт­ному порядку і друкують великими літерами.

У кожному пункті наказу рекомендується вказувати, які документи були підста­вою для його видання.

Накази з особового складу візують, як правило, працівник кадрової служби і юрисконсульт, їх можуть також візувати і інші працівники.

При оформленні наказів необхідно додержувати вимог і правил, що забезпечу­ють їх юридичну силу. Обов'язковими в них мають бути такі реквізити: автор доку­мента, назва виду, дата, індекс, місце видання, заголовок, текст, підпис керівника підприємства.

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу підписує керівник підприємства або його заступник, який має на це право, потім ставлять номер і дату. Такий наказ видають і доводять до відома працівника до початку роботи. Підпис працівника на наказі свідчить про його згоду з усіма положеннями наказу.

Наказ набуває сили з моменту його підписання. Окремі параграфи наказу мо­жуть визначати свої строки набуття його сили.

На підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу заповнюють осо­бову картку працівника (форма № Т-2), роблять запис у його трудовій книжці, а бух­галтерія відкриває особовий рахунок або інший відповідний документ.

Переведення на іншу роботу оформлюють наказом (розпорядженням) адмініст­рації підприємства. Оскільки перевести на постійну роботу можна лише за згодою працівника, цю згоду оформлюють його підписом на наказі (розпорядженні).

У наказі про переведення на іншу роботу слід чітко формулювати мотиви і під­стави переведення.

Звільнення з роботи (припинення трудового договору) незалежно від підстави обов'язково оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації підприємства. На підставі цього наказу (розпорядження) роблять запис у трудовій книжці та особовій картці працівника, а бухгалтерія здійснює з ним розрахунок.

Формулювання у наказах і трудових книжках мають відповідати вимогам про працю і містити посилання на відповідні статті законодавства.

Дія трудового договору припиняється у день, зазначений у наказі (розпорядженні). Проте на практиці у двох випадках (в разі звільнення за прогул без поважних при­чин і за вчинення злочину) допускаються відхилення від цього загального правила.

Надання відпустки здійснюється згідно із графіком відпусток, який адміністрація підприємства зобов'язана складати перед початком кожного календарного року. Складання графіку відпусток передбачено законодавством. Його проект готують за попереднім погодженням з керівниками структурних підрозділів. Графік відпусток затверджує керівник підприємства після погодження з профспілковим комітетом.

Особову картку заводять на кожного працівника при прийнятті його на роботу, її використовують для аналізу складу і обліку кадрів. Картку оформлюють на основі представлених працівником документів (паспорта, диплома, військового квитка, тру­дової книжки та їн.).

В особовій картці систематично відображують усі подальші зміни даних про працівника (освіту, місце проживання та ін.). Особа, яку приймають на роботу, ставить свій підпис у картці і зазначає дату її заповнення. Розділ особової картки «Додаткові відомості» призначений для запису даних, не відображених в інших розділах (про навчання у цей момент, наявність другої професії, роботу за сумісництвом тощо).

Трудова книжка належить до основних документів, що підтверджують загальний, безперервний і спеціальний стаж роботи.

Трудові книжки на працівників ведуться на підприємствах незалежно від форми власності. У них наводяться такі дані про працівника:

• прізвище, ім'я, по батькові — цілком, без скорочень;

• дата народження (число, місяць, рік);

• освіта (вказується на підставі дипломів, довідок, сертифікатів);

• професія, спеціальність;

• дані про роботу: прийом, переведення, звільнення;

• дані про нагородження і заохочення;

• дані про відкриття і винаходи, на які видані авторські посвідчення.

Стягнення в трудову книжку не вносяться. На титульному аркуші обов'язково ставиться підпис особи, що видала трудову книжку, і печатка підприємства, де вона вперше була заповнена. Запис на наступних сторінках трудової книжки починаєть­ся з проставлення штампу підприємства або написання від руки його найменування. Усі записи робляться в точній відповідності з наказами про прийом, переведення або звільнення. Якщо виникає необхідність внести виправлення, то вони обмовляються і завіряються підписом посадової особи і печаткою.

Формування особових справ здійснюється протягом усього періоду роботи пев­ної особи на підприємстві. В разі повторного прийняття працівника на підприємство на нього заводять нову особову справу.

Документи в особових справах розміщують у такій послідовності:

• внутрішній опис усіх документів, що є в особовій справі;

• заява про прийняття на роботу, направлення або подання; анкета, листок з обліку кадрів;

• автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення;

• доповнення до особової картки з обліку кадрів і заохочень;

• довідки та інші документи, що стосуються цієї особи (крім довідок з місця про­живання, про стан здоров'я та інших документів другорядного значення, які гру­пують окремо від особових справ).

У межах зазначених груп документи розміщують за хронологією. Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища та ін. у зв'язку із вне­сенням цих даних як доповнення до особового листка з обліку кадрів в особову спра­ву не вміщують.