Тема3. Організація проведення нарад і зборів

1. Види ділових нарад

Наради, засідання, збори являють собою різні форми участі персоналу підпри­ємства у розгляданні, обговоренні, вирішенні будь-яких питань.

Дослідження свідчать, що керівники різних рангів використовують від 10 до 50 % свого робочого часу на проведення нарад і засідань, багато часу витрачається і на їх підготовку. Іноді керівник протягом робочого дня буває на трьох-чотирьох за­сіданнях і нарадах.

На нарадах керівник роз'яснює свою позицію, переконує присутніх, готує до правильного сприйняття свого рішення. Коли з'являється наказ, розпорядження або вказівка, працівники, що були присутніми на нараді, сприймають його як результат рішення, у підготовці якого вони брали участь.

Наради і засідання — найбільш поширені методи керівництва, способи підготовка і прийняття управлінських рішень, вивчення і формування думки колективу, оцінки здібностей підлеглих. Уміле проведення наради, щира зацікавленість присутніх в її рішення: дають змогу залучити до активної дискусії навіть інертних людей, що рідко виступають.

Оволодіння знаннями і навичками, необхідними для організації і проведення на­рад, зборів і засідань, а також ефективної участі в них — один з найважливіших елементів підготовки керівника, удосконалення організації його роботи. Слід зазначите що практика проведення численних і багатолюдних нарад, яка набула значного поши­рення на деяких підприємствах, призводить до того, що керівники підрозділів і голе в-ні спеціалісти нераціонально використовують свій робочий час, позбавлені можливості планувати робочий день, відволікаються від виконання своїх прямих обов'язки, не можуть кваліфіковано та оперативно впливати на організацію роботи.

Порядок, коли усі або більшість питань, з яких рішення мають бути прийняті тільки конкретними керівниками, розглядають на нарадах, знижує відповідальність керівного складу, знижує ініціативу, бажання самостійно приймати рішення.

Існує певна відмінність між такими формами колективної роботи, як нарада, за­сідання і збори.

Нарада — це форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота пев­ної кількості учасників управлінського процесу.

Нарада — одна із самих дієвих форм залучення членів трудового колектив} щ розв'язання встановлених перед ним завдань, управління підприємством. Вона дає; змогу керівнику впливати через її учасників на весь колектив підприємства.

Засідання — це форма організації роботи постійно діючого органу (комітету. колегії, ради, комісії, групи).

У більшості випадків проведення засідання передбачається статутом, хоча іноді засідання може проводитися за ініціативою керівника.

Збори — це спільна присутність у певному місці людей, які об'єднані конкрет­ною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).

Слід відзначити, що у практиці управлінської діяльності переважають наради.

Наради мають як позитивні, так і негативні сторони.

До позитивних сторін ділової наради належать:

• можливість оперативно та у короткий термін одержати потрібну інформацію, ознайомитися з різними точками зору на проблему і шляхи її вирішення;

• прийняття колегіальних рішень.

При цьому нарада є ефективною та економічно доцільною, якщо вона виступі-засобом одержання, перевірки, аналізу, а не видання інформації.

До негативних сторін ділової наради належать:

• їх висока вартість;

• невизначеність колективної відповідальності.

Класифікацію ділових нарад наведено на рисунку 1.

Рис. 1. Класифікація ділових нарад

І. За цілями:

• навчальні (мета наради — передати учасникам певні знання, і тим самим підви­щити їх кваліфікацію);

• роз'яснювальні (керівник намагається переконати учасників наради у необхід­ності, вірності та своєчасності його стратегії і дій);

• проблемні (мета наради — розробка шляхів і методів рішення проблем);

• координаційні (мета наради — координація роботи підрозділів);

• інформаційні (мета наради — здійснення збору, обміну і узагальнення даних з будь-якої проблеми і визначення поглядів учасників наради).

2. За способом проведення:

• диктаторські

Диктаторська нарада характеризується такими ознаками: право голосу має тільки керівник; він сам викладає свої погляди, видає наказ або вказівку; кількість учасників не регламентують. Особливості таких нарад — збереження ієрархії працівників, од­нозначність у постановці завдань, швидке здійснення рішень;

• автократичні

Автократична нарада є різновидом диктаторської. її хід передбачає запитання керівника і відповіді учасників наради. На вимогу або за дозволом керівника допус­каються виступи. Кількість учасників подібної наради обмежена. Такі наради, як пра­вило, являють собою своєрідний звіт учасників перед керівником, під час якого кожен має можливість більшою або меншою мірою викласти свій погляд;

• сегрегативні

Сегрегативна нарада передбачає порядок, при якому керівник сам визначає тих, хто має виступити, тобто тих, кого він бажає вислухати;

• дискусійні

Дискусійні наради являють собою найбільш демократичний спосіб вирішен­ня проблем, що виносять на нараду. Такі наради організовують у разі потреби коор­динації дій співробітників або підрозділів, їх може проводити як керівник, так і об­раний учасниками голова. Кількість учасників обмежена, звичайно не більше 15 чол. Кожен учасник дискусійної наради має можливість вільно викласти свою думку, що сприяє підвищенню відповідальності за виконання прийнятих рішень, дає змогу від­крито обговорювати будь-які погляди, у тому числі керівника, сприяє згуртованості членів колективу;

• довільні

Довільна нарада, як правило, має місце тоді, коли обмінюються думками пра­цівники, професійні обов'язки яких тісно взаємопов'язані. Вона відбувається без порядку денного, без голови, на ній не приймають ніяких рішень. Прикладом такої наради є обговорення керівником, його заступниками, помічниками, провідними спе­ціалістами загального стану справ або важливої проблеми.

3. За ступенем підготовленості:

а) заплановані

До запланованих нарад належать:

• наради, які регулярно проводять керівники, — щотижневі наради, наприклад, з якості, та ін. їх проводять, як правило, з встановленою періодичністю, у той са­мий час, з відносно стабільним складом учасників, часто з практично постійним порядком денним, наприклад, підведення підсумків тижня (місяця), визначення завдання на наступний тиждень, розподіл робіт і ресурсів (робочої сили, часу), узгодження взаємодії та ін.;

• наради з найважливіших проблем діяльності підприємства, що потребують, як правило, спеціальної підготовки, присутності представників інших установ тощо;

б) позапланові: проводять у разі виникнення непередбачених, надзвичайних си­туацій (наприклад, при надходженні нормативного документа, що змінює порядок роботи та ін.)

4. За періодичністю:

• разові;

• регулярні;

• періодичні.

5. За кількістю учасників:

• наради з вузьким складом учасників (до 5 чоловік);

• розширені наради (до 20 чоловік);

• представницькі наради (понад 20 чоловік).

6. За складом учасників:

• наради з постійним складом учасників;

• наради з непостійним складом учасників;

• наради зі змішаним складом учасників;

• наради зі складом, що регламентований нормативним актом.