Етапи роботи з базою даних
Під час роботи з базою даних можна виділити низку основних етапів.
Побудова моделі даних предметної області, внаслідок чого на підставі основних документів предметної області розробляється інформаційно-логічна модель даних.
Визначення структури бази даних, коли на основі розробленої інформаційної моделі проводиться проектування структури таблиць відповідно до реквізитів різних документів, тобто визначається склад полів таблиць. Для кожної таблиці визначаються кількість полів, типи даних і зв’язку, а для кожного поля – унікальний ідентифікатор (ім’я поля), тип і формат даних.
Конструювання таблиць, внаслідок чого спроектовані таблиці реалізуються за допомогою різних засобів СУБД.
Створення схеми зв’язків між таблицями на основі розробленої на першому етапі інформаційно-логічної схеми бази даних.
Введення даних у таблиці, оскільки під час введення може виникнути необхідність модифікувати таблицю (змінити склад або тип полів, формат даних тощо).
Ведення бази даних, що передбачає проведення операцій для підтримки бази даних в актуальному стані, тобто виконання таких дій:
доповнення бази даних новими таблицями у зв’язку з появою нових документів предметної області;
вилучення таблиць у разі їх непотрібності (ця дія має проводитися з особливою обережністю через наявність зв’язків між документами);
зміну записів, тобто коректування даних у разі необхідності.
У процесі ведення бази даних можливим є сортування даних за заданим ключем (ключами) або фільтрація даних через наявність у СУБД спеціального засобу селекції за запитом. Критерій відбору задає користувач, а система перебирає всі записи і відбирає ті з них, які відповідають запиту.
Для надання початковою базою даних необхідної форми СУБД дають користувачеві можливість розробляти звіт, тобто йому надаються засоби для вирішення таких завдань:
розміщення та оформлення взятих із бази даних відомостей;
підрахунок сум, відсотків та ін.;
оформлення ділової графіки.
Загальна характеристика субд Microsoft Access
СУБД Microsoft Access 2003, що входить до складу Microsoft Office працює в середовищі Windows 98. У СУБД MS Access підтримується реля-ційна модель даних, орієнтована на роботу з таблицями баз даних, форматами, запитами, звітами, макросами, модулями.
Таблиці баз даних створюються користувачем для збереження даних, які стосуються об’єктів предметної області. Існують три способи створення таблиць (рис.6.1):
в режимі конструктора;
за допомогою майстра;
шляхом введення даних.
Рис.6.1
При активізації режиму «Создание таблицы в режиме конструктора» відкривається вікно «Конструктор», яке містить дві панелі (рис.6.2). Верхня панель забезпечує присвоєння імені кожному полю таблиці і визначення типу даних у кожному полі, нижня – встановлення властивостей кожного поля.
«Имя поля» може включати до 64 символів; воно повинно бути коротким и мати інформаційним характер. Тип кожного поля визначається типом даних, які в ньому розміщується.
«Тип данних» (текстовий, поля МЕМО, числовий, дата/час і т.д.) ви-бирається зі списку «Тип данных», що розкривається.
«Описание» – це пояснення до кожного поля таблиці, які формуються в разі необхідності.
Рис.6.2
Властивість полів відображаються в нижній панелі вікна «Конструктор». Елементи цієї панелі дають можливість користувачеві задавати розмір і формат поля, «маску» введення даних у полі, умови на значення і деякі інші властивості. Вміст вкладки «Общие» міняється залежно від типу поля.
Створення структури таблиці , як правило, завершується визначенням первинного ключа. Такий ключ однозначно ідентифікує кожний запис таблиці. Первинний ключ вводиться за командою Ключевое поле контекстного меню. Як первинний ключ можна вибрати також поле таблиці, що має унікальні значення. Таких полів може бути два і більше
Якщо користувачем не визначене ключове поле, то система автоматично як ключове поле використовує порядковий номер запису, вводячи додатково поле типу «лічильник».
Примітка. MS Access завжди пропонує користувачеві створити первинний ключ поля, хоча його наявність у таблиці не завжди є обов’язковою.
У режимі «Конструктор» можна створювати і змінювати тільки структуру таблиць. Заповнення ж таблиці даними виконується тільки в режимах «Режим таблицы».
Після формування структури таблиці її необхідно зберегти за командою «Файл-Сохранить». В діалоговому вікні «Сохранение объекта…», що відкрилося, в нижньому вікні вказується тип об’єкта - (таблиця, звіт, запит), а у верхньому вікні - і ім’я об’єкта, наприклад «Довідник вантажних вагонів» (рис.6.3):
Рис.6.3