Технології діловодства та програмні системи його автоматизації

 Практика застосування різноманітних систем автоматизації діловодних процесів свідчить, що переважно використовуються дві технології, які умовно називають «західна» і «вітчизняна» [76].

Західна технологія роботи з документами ґрунтується на високій виконавчій дисципліні працівників. Основними його особливостями є такі:

—  горизонтальний характер руху документів, що передбачає можливість надходження документа одразу ж до виконавця;

—  відсутність централізованого контролю в межах установи;

—  реєстрація документів безпосередніми виконавцями.

Зазначена технологія передбачає використання програмних систем, орієнтованих на максимально повне використання електронних документів та засобів колективної роботи користувачів з документами, відсутність проміжних ланок та оптимізацію існуючих ділових процесів в установі. Особливістю «західної технології» є моделювання конкретних процесів документообігу і спрямування на ці моделі відповідних програмних систем.

Програмні системи для цієї технології, як правило, постачаються не у вигляді автономного, відчуженого від розробок продукту, а як набір програмних засобів, з яких комплектується відповідна автоматизована система.

Адаптація цих засобів до конкретних умов роботи установи, встановлення необхідних функціональних компонентів дає змогу виконувати завдання відповідно до місця кожного працівника в документаційній системі. Функції визначення маршруту руху документів в установі покладаються на інформаційного аналітика — адміністратора системи, наявність якого обов’язкова.

До систем цього напрямку належать розробки фірм Compaq, IBM, Novell, Oracle, Symantec та ін.; русифіковані версії західних систем: «Docs Open», «Link Word», «Lotus-ІВМ», «Staffware»; програмні рішення, які створені на основі західних систем: «Office Media», «Docs Open», «Optimal Work-flow», «БОСС-Референт», а також власні розробки компаній «Lan Docs», «Effect Office», «Документ-2000», «Крон», «Євфрат», «Эскадо».

Вітчизняна технологія не має аналогів в інших країнах ні за детальністю опрацювання технології роботи з документами, ні за масштабами розповсюдження.

Якщо на Заході розвиток автоматизації стимулює розвиток технологій документообігу, то як у Росії, так і в Україні, як правило, мова йде про автоматизацію вже сформованої, й відпрацьованої в радянські часи, технології діловодства.

Вітчизняна технологія діловодства має такі особливості:

— чітке документальне підтвердження всіх кроків діяльності установи;

—  вертикальний характер руху документів (керівник-виконавець-керівник);

— централізоване відслідкування усього комплексу робіт з документами, починаючи з моменту їх створення чи надійдення в реєстраційних журналах або в картотеках;

—  наявність спеціалізованих діловодних служб (управління справами, секретаріатів і канцелярій);

—  фіксація технології діловодства у державних стандартах, інструкціях і правилах з діловодства, інших нормативних документах.

—  відносно невелика різноманітність процесів діловодства і документообігу та висока міра стандартизації.

Особливістю зазначеної технології є централізований контроль руху документів у реальному масштабі часу, необхідність отримання оперативної інформації і ведення великої кількості різних журналів і картотек. Усе це дозволяє гарантовано відстежити шлях руху будь-якого документа, що надійшов до установи, — адже жоден зареєстрований документ вже не може зникнути безвісти.

Максимальна централізація контролю за документообігом передбачає, що документ повинен бути спочатку переданий на розгляд керівництву, а лише потім, разом з резолюціями у відповідності із службовою ієрархією (через керівників структурних підрозділів) надійти до виконавців.

Діловодні операції при цьому фактично відокремлено від роботи з самими документами, безпосередньо з якими працюють керівники і виконавці, а діловодний персонал контролює їхні дії за допомогою різного роду реєстраційно-контрольних карток. Як наслідок, програмні засоби, що реалізують зазначену технологію, орієнтовані передусім на забезпечення супроводу паперового документообігу, зниження трудомісткості рутинних операцій з опрацювання документації, поступовому переходу до електронних облікових документів.