Особливості роботи з електронними документами

 

В установах, де налагоджений електронний документообіг, після реєстрації електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК) разом із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі — виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції.

При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної, за якої документи розкладаються по сформованих ним відповідно до класифікатору справах, і які або чекають початку виконання (у справі «Документи, що надійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у справі «Документи на виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у справі «На контролі»).

У ході роботи з електронними документами мусить бути забезпечено комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до ЕРКК. Вихідний документ, супроводжуваний відповідними реквізитами ЕРКК, може бути захищений електронним цифровим підписом, зашифрований і переданий адресатові.

Відмінність процесів опрацювання документів для автоматизованого документообігу, від цих же процесів в електронному документообігу, невелика.

Оскільки в автоматизованому документообігу використовуються сучасні рішення і критерієм відбору є лише їхня сполучуваність з паперовим документообігом, то нічого переважно нового в електронному його варіанті не міститься.

Дуже важливою перевагою технології підготовки документів, яка використовується в СЕДД, є можливість автоматизації всього процесу узгодження і затвердження документа, у тому числі і з використанням електронних аналогів власноручного підпису

Технологію електронного документообігу на цій стадії підтримують наступні функціональні можливості системи:

— прикріплення до реєстраційно-контрольної картки (ЕРКК) електронного образу документу у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;

—  розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документу;

—  надання кожній посадовій особі— учаснику діловодного процесу — свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи до документів, що відноситься до її компетенції;

—  розсилання електронних документів і доручень до них по мережі (по «кабінетах» виконавців);

—  забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

—  здійснення повнотекстового і атрибутивного пошуку електронних документів, включаючи віддалений повнотексто- вий пошук;

—  відправлення електронною поштою або публікація на Ін- тернет-порталі установи електронних вихідних документів (з використанням електронної пошти), захищених за допомогою сертифікованих засобів;

—  формування і оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури;

— архівне збереження електронних документів.

Основною одиницею обліку в системі залишається ЕРКК

документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, оперативність пошуку.