- •5.1. Загальні засади побудови документообігу
- •Документообіг та система управління
- •Документі потоки в установі
- •Організування раціональної побудови документообігу
- •Впровадження систем електронного документообігу
- •5.2. Долучення документів до документаційної системи
- •Організація долучення документів до документаційних систем
- •Технологічні аспекти долучення документів
- •Реєстрація документів з паперовими носіями.
- •Реєстрація (реєстрування) документів з електронним носієм.
- •Основи функціонування автоматизованих систем діловодства
- •Технології діловодства та програмні системи його автоматизації
- •Системи автоматизації діловодних процесів
- •5.3. Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції
- •Визначення обсягів документообігу
- •Організація передачі документів виконавцям
- •Особливості роботи з електронними документами
- •Опрацювання та відправлення кореспонденції
- •Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства
- •Підлягає поверненню
- •Застосування електронного підпису
- •Створення корпоративного центру сертифікації ключів
- •5.4. Організація контролю за ходом виконання документів
- •Основні засади контролю
- •Завдання і порядок контролю
- •Строки виконання документів
- •Здійснення контролю за виконанням документів
- •Інформаційно-довідкова робота з документами
- •Впровадження автоматизованої форми контролю
- •Контрольні запитання
Створення корпоративного центру сертифікації ключів
Якщо передбачається обмін підписаними документами між підрозділами всередині великої установи, корпорації, то можна створити корпоративний центр сертифікації ключів (КЦСК), діяльність якого б поширювалася тільки на власну організацію і підвідомчі їй дочірні підприємства (наприклад, філії банку).
Склад подібного КЦСК може бути мінімальний: окремий комп’ютер, що працює під керуванням ОС Windows Server, програмне забезпечення (ПО), що керує Microsoft Certificate Services і ПО криптопровайдера, що має відповідний сертифікат для формування ключів ЕЦП.
Секретні ключі, записані КЦСК на ключових носіях (можуть використовуватися дискети, інтелектуальні карти і т.і.) передаються користувачам, які будуть мати право підпису. Головний комп’ютер КЦСК і комп’ютери всіх користувачів, що одержали ключі, повинні бути обладнані пристроями для читання ключових носіїв.
Сертифікати ключів і списки відкликаних сертифікатів записуються в базу даних установи й можуть бути підписані КЦСК відкритим способом, й направлені підписувачам електронною поштою. Одержавши секретні ключі, користувачі, що мають право підпису, будуть в змозі підписувати файли документів безпосередньо на своїх робочих місцях.
Витрати на програмне забезпечення для роботи з ключами й апаратуру для читання ключів, хоча і незначні (порядку сотні доларів на одне місце), але пропорційно зростають зі збільшенням кількості робочих місць.
Крім того, запровадження в дію ЕЦП це не разовий захід, а досить тривалий процес. У цьому процесі потрібно і навчання користувачів, і видання відповідних інструкцій і нормативних документів. І уже в міру освоєння технології ЕЦП кількість користувачів із правом підпису зросте до оптимального для кожної конкретної організації значення.
Всі інші користувачі Системи можуть упевнитися в дійсності підписів одержуваних ними документів, використовуючи загальний сервер верифікації підпису. Сертифікати підписів, що зберігаються в базі даних Системи, використовуються для перевірки підписів. При поширенні сертифікатів по всіх установах корпоративної системи користувачі зможуть упевнитися в дійсності документа, незалежно від того, де він був підписаний.
Для забезпечення цілісності переданих електронною поштою електронних документів, також може використовуватися ЕЦП. У цьому випадку ЕЦП використовується вже для підпису всього електронного повідомлення, включаючи РКК документа і його файли.
Після одержання електронною поштою повідомлення одержувачу необхідно перевірити підпис, зареєструєвати отриманий документ, зберігати при цьому підпис у файлів документу. Таким чином, користувачі Системи можуть бути упевнені в дійсності документів, що надійшли до них.
Регламент одержання, використання і відкликання підписів, а також дозвіл можливих конфліктів застосування ЕЦП - внутрішня справа учасників корпоративної системи і може вирішуватися їх внутрішніми нормативними документами. До того ж приведена технологія застосування ЕЦП не припускає виникнення правових відносин, що виходять за рамки учасників установи.
