5.4. Організація контролю за ходом виконання документів

Коло питань: основні засади контролю, завдання і порядок контролю; строки виконання документів; здійснення контролю за виконанням документів; інформаційно-довідкова робота з документами, впровадження автоматизованої форми контролю.

 

Основні засади контролю

 

Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, за переліком документів, затвердженим керівником установи.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб здійснює

перший заступник або заступник керівника установи відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу контролю — спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

 

Завдання і порядок контролю

 

Контроль виконання документів не є функцією, що виконується самостійно. Це одна з складових управлінської діяльності, а його реалізація — невід’ємний елемент менеджменту.

Чим вище рівень звітності, тим більшою є потреба точного та швидкого визначення місцезнаходження окремих службових документів. Чим більше ризиків у діловій діяльності, наприклад, безпека суспільства від впливу небезпечних хімічних речовин, тим більшою є необхідність точності та контролю у разі пошуку.

Для підвищення рівня виконавської дисципліни керівники зобов’язані:

-       поліпшувати якість підготовки управлінських рішень;

-       відмовитись від практики повторного видання наказів, постанов чи інших актів;

-       підвищити вимоги до якості підготовки та оформлення службових документів незалежно від форм носія;

-       аналізувати практику направлення на місця розпорядчих документів, завдань, доручень та їх ефективність з обговоренням результатів на оперативних нарадах;

-       впроваджувати автоматизовані форми контролю.

 

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, закладів, здійснюється безпосередніми виконавцями відповідальними за підготовку відповідей на ці запити.

Працівник, якому доручено здійснювати контроль і перевірку виконання доручень, зобов’язаний:

-       встановити контакт із керівниками секретаріату і конкретним виконавцем;

-       мати оперативну інформацію про хід виконання доручень, вживати, в разі необхідності, відповідні заходи щодо забезпечення своєчасного подання підрозділами та відповідальними особами матеріалів для доповіді керівництву;

-       за неможливості виконання доручення до встановленого терміну затребувати подання від підрозділу-виконавця мотивованого рапорту про продовження строку не пізніше як за три дні до закінчення терміну його виконання.

Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника установи або його заступника.