3.5. Техническое обеспечение управления персоналом

Решение заданий управления персоналом с минимальными трудовыми и стоимостными расходами, с необходимой точностью и достоверностью и в установленные сроки невозможно без применения современных средств вычислительной техники, оргтехники и оперативной полиграфии.

Применение современных технических средств позволяет повысить производительность труда руководителей и сотрудников службы персонала, ускорить обработку кадровой информации, повысить качество и оперативность решений в отрасли управления персоналом, а также культуру управленческого труда.

К техническим средствам управления персоналом принадлежит вся совокупность машин, оборудования и пристроил, какие применяются в процессе управленческого труда с целью ее автоматизации и механизации.

Технические средства условно можно разделить на три группы:

• простые устройства и орудия труда;

• организационная техника;

• вычислительные машины.

К простым устройствам и орудиям труда принадлежат канцелярские приборы (ручки, карандаши, линейки, бумага разного формата, ножницы, кнопки, скрепки и тому подобное), средства счета (калькуляторы), разные устройства и приборы (дироколи, стипплеры), папки и скоросшиватели, которые применяют для облегчения управленческого труда. Полное и своевременное обеспечение работников, которые выполняют функции управления персоналом, данными устройствами и орудиями способствует более эффективному использованию их рабочего времени.

Средства оргтехники включают большой перечень разных устройств, которые разделяются на такие основные группы:

• средства составления документов;

• средства копирования и размножения документов;

• средства обработай документов;

• средства хранения, поиска и транспортировки документов;

• средства управленческой связи.

К средствам составления документов относятся:

• Печатные машины. В управлении используются все виды печатных машин, но преимущество следует отдавать электронным, которые облегчают труд благодаря механизации некоторых операций и снижению силы удара на клавише.

• Письменные автоматы – устройства, что по заданной программе могут обрабатывать тексты, изменяя их форму и содержание. Имеют переменное программное обеспечение, оперативную и внешнюю память.

• Диктофонная техника используется для записи распоряжений, приказов, писем, выступлений и следующего печатания текстовых документов. Диктофонная техника дает возможность избежать непродуктивных расходов времени субъектов управления персоналом на подготовку документов.

Средства копирования и размножения документов включают:

• Репрографические средства (фотографические, діазографічні средства, средства микрокопирования, электрографическое, термографическое копирование), с помощью которых отображают оригиналы на поверхности материала копии. На предприятиях широкое распространение получили высокоскоростные аппараты разных модификаций типа “Ксерокс”, “Канон”, на которых можно осуществлять прямое размножение документов без изготовления специальных форм.

• Оперативная полиграфия (офсетный, трафаретный, гектограф способы печати) - это средства и методы оперативного размножения документации по упрощенной полиграфической технологии.

Средства обработки документов предназначены для канцелярских работ и включают: фальцювальні, аркушепідбірні, сортировальные, резательные, штемпелевочные, адресовальные машины и устройства, ламінатори, зшивачі, перечислители, конвертовідкривачі, машины для уничтожения документов.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов призваны обеспечить быстрый поиск и надежность хранения документов. Служебные документы размещаются в столах, шкафах, стеллажах и сейфах. Для хранения документов применяются папки-регистраторы, архивные папки, лотки для бумаг. Для хранения личных и азбучных карточек сотрудники службы персонала применяют картотеки. Для транспортировки документов может использоваться воздушная (пневмо) почта. Пневмопошта назначения для оперативной внутренней транспортировки документов, вмещенных в специальный патрон.

Средства управленческой связи – это устройства для передачи и принятия информации, которые охватывают:

• Средства телефонной связи. Применение телефонных усилителей, пристроил автоматического набора телефонных номеров (автонаборы), автоматических телефонных ответчиков, секретарей-автоматов способствует повышению эффективности использования телефонной связи.

• Средства телеграфного, фототелеграфного и телеавтографного связку: телеграф, факсы, факс-модемы.

• Электронная почта.

Вычислительные машины применяются для механизации и автоматизации логических и технических операций, расчетов, решения учетных, аналитических и других заданий. Особенно перспективным для повышения эффективности управления персоналом является применение электронных вычислительных машин (ЭВМ).