4.3. Коммуникации в управление персоналом

Эффективное управление персоналом непосредственно связано с совершенствованием коммуникативных процессов на всех уровнях. Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает необходимую информацию для принятия эффективных решений и доводит их до работников. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности, потому коммуникации названы соединяющим процессом.

Менеджеры, реалізуючи свои функции, от 50до 90 % рабочего времени тратят на коммуникации.

В социальной психологии коммуникацией называется передача информации, сообщение. Она может иметь как двусторонний, так и односторонний характер. Коммуникации в системе управления персоналом являются двусторонним процессом, поскольку имеет место взаимный обмен информацией между субъектом и объектом управления, то есть между руководителями и подчиненными. Такие коммуникации реализуются как процессы общения людей в организации.

Общение – это межличный или межгрупповой процесс, в основе которого лежит обмен между людьми результатами их психологической деятельности: усвоенной информацией, мыслями, оценками, чувствами, установками и тому подобное.Общение как межличное взаимодействие представляет собой совокупность связей и взаимодействий, которые возникают и закріпляються между людьми в процессе их совместной деятельности.

Компонентами структуры общения является: содержание, цель, средства, участники, тип связи, форма, результат.

На интегральном уровне общение обеспечивает функционирование организации, выполняя такие функции:

• регуляция. В процессе общения осуществляется прямое и опосредствованное влияние на персонал – организуются общие действия, соглашаются цели и методы их достижения;

• социального контроля – поддержания соответствия методов, форм, принципов работы нормативным требованиям, зафиксированным в распоряжениях, приказах, групповых и социальных нормах;

• социализации – усвоение персоналом, особенно молодыми работниками, социальных норм, коммуникативных навыков и умений, прогрессивных стандартов поведения, зорієнтованості на интересы организации и тому подобное.

• социально педагогическую – влияние на воспитание и развитие личности работников.

На локальном уровне (общение между руководителем и подчиненным) управленческое общение выполняет такие функции:

• контактную, целью которой является установление контакта и поддержание взаимосвязи в форме постоянного взаимного ориентирования;

• информационного обмена сообщениями, мыслями, замыслами, решениями;

• побудительную – стимуляция активности работника с целью направления его на выполнение тех или других действий;

• координационную – взаимное ориентирование и согласование действий для организации деятельности;

• понимание – адекватное восприятие содержания сообщения и понимания намерений, переживаний, состояний собеседника;

• амотивну – пробуждение у собеседника нужных эмоциональных переживаний, а также их изменение;

• налаживание отношений - осознание своего места в системе статусных ролей, деловых, межличных связей в группе;

• влиянию - изменение состояний, поведения, ценностно-мотивационной сферы (намерений, установок, мыслей, решений, представлений, потребностей, стандартов поведения).

В управлении персоналом общения является самостоятельным компонентом управленческой деятельности, осуществляется с помощью специфических средств - языковых и неязыковых и характеризуется субъективной зорієнтованістю (на другого человека).

Выделяют три стороны в спілкуванні:комунікативну;інтерактивну;перцептивну.

Интерактивная сторона управленческого общения связана с организацией труда – ее делением, кооперацией, синхронизацией в соответствии с технологическим процессом.

Перцептивная сторона управленческого общения определяется как процесс восприятия и взаимного понимания между участниками управленческих отношений.

На характер общения важное влияние исправляет статус участников общения. За этим показателем выделяют:

• горизонтальное общение, когда общаются лица, уровни за статусом;

• вертикальное общение, то есть общение руководителя и подчиненного.

За направленностью управленческое общение может быть:

• личностно ориентированным(обращение адресовано конкретному лицу);

• социально ориентированным, когда обращение адресовано группе.

За функциональным назначением выделяются такие виды, или жанры, управленческого общения:

• приказ. С помощью приказов приходятся управленческие решения к исполнителям;

• беседа – используется для психологического влияния на работника, получение дополнительной информации о ситуациях в организации;

• совещания – проводятся для обсуждения разных вариантов решения проблем и принятия решений;

• отчеты – используются для осуществления контроля за выполнением управленческих решений;

• переговоры между разными субъектами, которые позволяют принять общее решение.

Управление персоналом может быть эффективным тогда, когда в коммуникативном процессе особенное внимание уделяется обратной связи. Различают такие формы социальной обратной связи:

• сознательно или бессознательно дозированный. Часто руководители не предоставляют полную или предоставляют неточную информацию с целью скрыть некоторые обстоятельства или предотвратить негативные реакции персонала;

• прямой и опосредствованный. Прямой обратной связь характеризуется откровенной и однозначной формой сообщения. Опосредствованный обратной связь – это обмен завуалированными реакциями с целью ввести в заблуждение или откорректировать поведение партнера. Он может быть также предопределен невозможностью из морально-этических норм высказываться прямо и откровенно. Такой обратной связь негативно отражается на процессе управления.

Причинами опосредствованной обратной связи является:

• отсутствие взаимного доверия между руководителем и подчиненным;

• неправильно выбран стиль руководства;

• отдельные личностные качества участников общения – неправдивость, избыточная скромность;

• наличие у партнеров психологических комплексов, например “защитного”;

• отсутствие достаточной мотивации к деятельности;

• позитивный или негативный обратной связь. Особенное значение таких зворотніх связей между руководителем и подчиненным предопределено процессом восприятия информации. Ограничениями для негативной зворотнього связи со стороны подчиненного является: опасение возможных неприятных последствий для себя; социально-культурный фактор (нормы, традиции, которые ограничивают критические высказывания); психологическое напряжение. Относительно руководителей, то негативная обратная информация по отношению к подчиненным часто рассматривается ими как эффективная форма управленческого общения. Высказывания могут унижать человеческое достоинство подчиненного. В результате возникают коммуникативные барьеры в общении, конфликты. Вместе с тем негативный обратной связь в управленческом общении имеет объективную основу, поскольку не все работники одинаково относятся к своим функциональным обязанностям. Задание заключается в том, чтобы руководитель находил наиболее эффективные формы негативной зворотнього связи.

Процесс общения в управлении персоналом состоит из отдельных этапов, последовательное осуществление которых имеет важное практическое значение. Основными этапами є:встановлення контакта;попереднє информирование;основний этап (обсуждение предмета общения, обмен мнениями, достижение цели);формулювання выводов относительно результатов общения;заключний этап.

Регулятором отношений между людьми в организациях являются этические нормы, в которых выражены представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности и неправильности поступков, решений.Внешними проявлениями эффективного общения является такт и толерантность. Такт – практический ум, чувства меры и приличия, которые выражаются по отношению к другим людям и диктуют наиболее деликатную линию поведения.

Коммуникации в организации имеют сложную структуру. Различают формальные и неформальные, вертикальные и горизонтальные коммуникации.

В межличных контактах на пути обмена информацией существуют препятствия, которые приводят к ее искривлению. Основными причинами являются трудности в межличных контактах; сознательное искривление содержания информации; фильтрация информации по мере ее движения из уровня на уровень; информационные перегрузки; несовершенная структура управления.

Руководителям любого уровня необходимо помнить, что эффективность работы персонала в большой мере зависит не только от профессиональных способностей, системы мотивации, но и от эмоциональных состояний работников. В целом эмоциональное состояние человека зависит от характера и интенсивности актуальной потребности, с одной стороны, и оценки возможностей ее удовольствия – из второго.