Тема 12. Упровадження систем електронного документообігу: робота з

електронними документами

Органи влади для виконання функцій та реалізації власних повноважень повинні забезпечувати інформаційну взаємодію. Основним видом інформаційної взаємодії є обмін службовими документами - документообіг.

Документообіг - це рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення. В умовах електронного урядування основним видом взаємодії є електронний документообіг, тобто, обмін документами у електронному вигляді.

Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Електронний документообіг (Electronic Document Management, EDM) - це процес створення, одержання, спільного використання та обробки, відслідковування, ревізії, розподілу та зберігання документів та інформації, яку вони містять у межах певної інформаційної системи, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Одними з ключових моментів є використання „обов’язкових елементів документів” та „перевірка цілісності документа”. Саме цю функцію і повинен виконувати електронно-цифровий підпис.

Орган виконавчої влади здійснює електронний документообіг через спеціальні телекомунікаційні мережі або телекомунікаційні мережі загального користування. При цьому відправлення органом виконавчої влади електронного документа через телекомунікаційні мережі загального користування здійснюється за рішенням керівника цього органу.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством. Система електронного документообігу (СЕД) - програмно-технічний комплекс, який забезпечує (підтримує) здійснення електронного обміну документами в організаційних структурах та міжвідомчу взаємодію.

Технологія електронного документообігу

АЦСК - акредитований центр сертифікації ключів.

1. Вихідний документ від виконавця через погодження поступає в канцелярію.

2. Канцелярія направляє документ до підпису керівнику через підсистему відправки вихідних/прийому вхідних документів.

3. Керівник накладає на документ свій електронний цифровий підпис.

4. Модуль зовнішнього обміну автоматично реєструє документ, фіксує час підпису та негайно відправляє документ адресату.

5. Вхідний документ поступає в канцелярію 2, через модуль зовнішнього обміну документів, де фіксує час отримання, перевіряє електронний цифровий підпис та автоматично реєструє документ.

6. Канцелярія направляє документ на розгляд керівнику.

7. Після накладання резолюції документ направляється виконавцю.

Класифікація систем електронного документообігу може

проводитись за принципами побудови, за призначенням, за технологічними рішеннями. В залежності від принципів створення СЕДрозподіляються на: універсальні СЕД; СЕД, що розроблені на замовлення «під клієнта»; комбіновані СЕД.

За призначенням системи електронного документообігу орієнтуються на: комплексне обслуговування процесів руху та обробки документів; реалізацію типових завдань діловодства.

Виділяють такі види документообігу:

• централізований документообіг (вся документація реєструється централізовано);

• децентралізований документообіг (допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та особливих умов роботи);

• змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів - у структурних підрозділах).

СЕД поділяються на відомчі та міжвідомчі. Відомчі системи забезпечують обробку (рух)документів в межах організаційної структури- міністерства, установи, підприємства. Міжвідомчі системи забезпечують взаємодію відомчих СЕД (інформаційних систем).

СЕД реалізується за допомогою певних програмно-технічних рішень. Серед найважливіших характеристик систем електронного документообігу виділяють:

• програмна платформа;

• типи документів, з якими працює система;

• можливості масштабування системи;

• максимальна кількість користувачів; загальна кількість та число рівнів структур, які відображають особливості внутрішньої організації підприємства;

• можливість роботи за «вільною» схемою, без жорсткої фіксації маршрутів);

• засоби для визначення маршрутних схем проходження документів;

• можливості контролю за проходженням документів; засоби повідомлення про порушення у регламенті проходження, спосіб повідомлення посадових осіб;

• підтримка роботи з кількома версіями документа, можливість інтеграції з іншими додатками; особливості настроювання програмного продукту на потреби конкретного замовника;

• засоби регламентації доступу та криптографічного захисту.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) призначений для забезпечення

діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Електронний цифровий підпис використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного

документообігу для ідентифікації підписувала та підтвердження цілісності даних в електронній формі. Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі.

Нотаріальні дії із засвідчення справжності електронного цифрового підпису на електронних документах вчиняються відповідно до порядку, встановленого законом.

Основними визначеннями є:

• електронний підпис-дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підпису на цих даних;

• електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача; електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа;

• засіб електронного цифрового підпису - програмний засіб, програмно-апаратний або апаратний пристрій, призначені для генерації ключів, накладення та/або перевірки електронного цифрового підпису;

• особистий ключ - параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу;

• відкритий ключ - параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису;

• засвідчення чинності відкритого ключа - процедура формування сертифіката відкритого ключа;

• сертифікат відкритого ключа (далі - сертифікат ключа) - документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу; сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувача;

• посилений сертифікат відкритого ключа (далі - посилений сертифікат ключа) - сертифікат ключа, який відповідає вимогам закону, виданий акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом;

• акредитація - процедура документального засвідчення компетентності центра сертифікації ключів здійснювати діяльність, пов'язану з обслуговуванням посилених сертифікатів ключів;

• компрометація особистого ключа - будь-яка подія та/або дія, що призвела або може призвести до несанкціонованого використання особистого ключа;

• блокування сертифіката ключа - тимчасове зупинення чинності сертифіката ключа;

• підписувач - особа, яка на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під час створення електронного документа;

• послуги електронного цифрового підпису - надання у користування засобів електронного цифрового підпису, допомога при генерації відкритих та особистих ключів, обслуговування сертифікатів ключів (формування, розповсюдження, скасування, зберігання, блокування та поновлення), надання інформації щодо чинних, скасованих і блокованих сертифікатів ключів, послуги фіксування часу, консультації та інші послуги, визначені законом;

• надійний засіб електронного цифрового підпису - засіб електронного цифрового підпису, що має сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації. Підтвердження відповідності та проведення державної експертизи засобів здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Основи формування та накладання електронного цифрового підпису (ЕЦП). Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності для засвідчення чинності відкритого ключа використовують лише посилений сертифікат ключа. Інші юридичні та фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката ключа.

Розподіл ризиків збитків, що можуть бути заподіяні підписувачам, користувачам та третім особам, які користуються електронними цифровими підписами без сертифіката ключа, визначається суб'єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису на договірних засадах.

У випадках, коли відповідно до законодавства необхідне засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам печаткою, на електронний документ накладається ще один електронний цифровий підпис юридичної особи, спеціально призначений для таких цілей.

Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності визначається Кабінетом Міністрів України. Порядок застосування цифрового підпису в банківській діяльності визначається Національним банком України.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Національну систему електронного цифрового підпису складають: центри сертифікації ключів; акредитовані центри сертифікації ключів; центральний засвідчувальний орган; засвідчувальний центр органу виконавчої влади або іншого державного органу; контролюючий орган.

Впровадження систем електронного документообігу, а також електронної звітності з використанням електронного цифрового підпису, насамперед, в органах державної влади та місцевого самоврядування, мають суттєві недоліки, а саме:

• існуючі системи електронного документообігу, розроблені та впроваджені різними розробниками, застосовують різні формати як електронного документообігу, так і цифрового підпису, внаслідок чого більшість з них є несумісними (проблема інтерперабельності) і унеможливлюють міжвідомчу електронну взаємодію органів державної влади та органів місцевого самоврядування;

• в більшості систем електронного документообігу, що впроваджені в органах державної влади та місцевого самоврядування не використовується електронний цифровий підпис;

• працівники органів державної влади та органів місцевого самоврядування недостатньо володіють технологіями електронного документообігу та цифрового підпису і недостатньо обізнані щодо переваг цих технологій;

• в діючому програмно-технічному комплексі центрального засвідчувального органу не в повному обсязі реалізовані функції, які повинні забезпечувати як його повсякденну діяльність, так і роботу в режимі нештатних ситуацій;

• система електронного цифрового підпису внаслідок відсутності резервного програмно-технічного комплексу центрального засвідчувального органу та резервного акредитованого центру сертифікації ключів є негнучкою, ненадійною та вразливою;

• невирішеною залишається проблема практичного впровадження мітки часу в національній системі електронного цифрового підпису, а також довгострокового зберігання електронних документів;

• суперечливість, неточність, неповнота існуючої нормативно-правової бази у цій сфері, насамперед відсутність технічних регламентів електронного документообігу та електронного цифрового підпису, побудованих на системі національних стандартів, гармонізованих з відповідними міжнародними стандартами.

З метою вирішення проблемних питань та широкого впровадження ЕЦП передбачається:

• модернізувати національну систему електронного цифрового підпису та здійснити практичні заходи з переходу органів виконавчої влади до використання електронного документообігу з електронним цифровим підписом;

• забезпечити інформаційну взаємодію та обмін електронними документами між системами електронного документообігу органів виконавчої влади через застосування єдиних уніфікованих форматів та протоколів електронного обміну та електронного цифрового підпису;

• забезпечити передачу електронних документів до архівів і архівних установ та зберігання електронних документів у відомчих архівах і архівних установах;

• розробити та впровадити програмно-апаратні засоби для забезпечення сумісності систем електронного документообігу органів державної влади;

• створити та забезпечити функціонування системи загальнодержавних класифікаторів і реєстрів, необхідних для формування електронних документів, шляхом інтеграції відповідних електронних інформаційних ресурсів;

• створити національну систему єдиного часу для синхронізації інформаційних систем з Всесвітнім координованим часом (ЦТС);

• стимулювати з боку держави підприємства, установи та організації, які впроваджують електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису.

Змістовий модуль 2. Електронні адміністративні послуги та інформаційна безпека в електронному урядуванні