3.2. Принципи формування інформації та підготовки управлінської звітності

Управлінська звітність - це внутрішня звітність, основна мета якої полягає у наданні оперативної, релевантної інформації у відповідності до вимог управлінського персоналу.

Зарубіжні вчені, розкриваючи сутність управлінського обліку підкреслюють принципи формування звітності для прийняття рішень як внутрішніх звітів, до яких відносять: аналіз собівартості послуг, аналіз витрат та капітальних інвестицій, поточні оперативні звіти центрів відповідальності, звіти про понесені витрати, окремі кошториси за бюджетними центрами тощо

Система управлінської звітності повинна будуватися таким чином, щоб дані, які в ній містяться дозволяли отримати відповідь на всі питання управлінців.

Управлінська звітність відповідно до закону України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні відповідає принципам відповідно як і фінансова звітність. Розвиток структурних складових бухгалтерського обліку на певних етапах стикається з необхідністю перегляду первісно прийнятих принципів, з метою їх більш глибокого розуміння (уточнення), або доповнення іншими (новими) принципами.

Одним із принципів формування обліково-аналітичної інформації управлінської звітності є принцип оперативності, а не достовірності який передбачає, як корисність, так і адресність представлення звітності в максимально стислі терміни після закінчення відповідного звітного періоду.

Інформація управлінської звітності може носити вибірковий характер, що у деяких випадках дозволяє спростити порядок складання такої звітності.

Крім того, враховуючи мету складання управлінської звітності, пропонується доповнити основні принципи її формування наступними – адресність, факультативність, проблемність та мотивація.

Дані принципи конкретизують користувача інформації за запитом якого складений звіт (адресність), передбачають підготовку інформації для прийняття рішення лише у випадку наявності вигод у більшому розмірі ніж витрат на її подання (факультативність), сприяють підготовки не лише звітних даних, а й розробці проектів управлінських рішень (проблемність) та спонукає до активного складання управлінської звітності (мотивація) .

Розкриття принципів управлінського обліку та звітності дозволяють тлумачити управлінську звітність у широкому змісті як економічну модель управління, що є інструментом контролю в загальній системі управління бюджетною установою, а у вузькому як сукупність впорядкованих показників про об’єкт управління, сформованих за підсумками обліково-аналітичної інформації за вимогами (форматом, обсягом, змістом, терміном), що визначені суб’єктом управління.

Внутрішньогосподарська (управлінська) звітність має формується за фактичними (історичними) даними бухгалтерського обліку (облікові дані), що послідовно трансформуються засобами економічного аналізу в оціночні (розрахункові, аналітичні) показники та порівнюватися з нормативно-довідковими (кошторисними, плановими) показниками для встановлення рівня їх досягнення.

Таким чином, вітчизняний бухгалтерський облік для внутрішніх потреб управління або внутрішньогосподарський облік необхідно розглядати як одну з інформаційних економічних основ для формування внутрішньогосподарської (управлінської) звітності поряд з іншими базовими елементами – економічним (управлінським) аналізом, плануванням (бюджетуванням) та іншим економічним довідково-інформаційним забезпеченням, що дозволяє формувати вітчизняну внутрішньогосподарську (управлінську) звітність за існуючими концепціями зарубіжного управлінського обліку, який активно застосовує ефективні інструменти та методи сучасного менеджменту.

Саме концепція управлінського обліку кожної бюджетної установи, що характеризує внутрішнє та зовнішнє середовище в цілому і (або) її структурних підрозділів – є джерелом обліково-аналітичної та нормативно-довідкової (кошторисної, планової) інформації, що агрегована в управлінській звітності для задоволення потреб управління в такій інформації.

Крім того порядок складання управлінської звітності має бути розроблений за внутрішнім регламентом (положення) бюджетної установи за строками, періодичністю та систематизованою інформацією про економічні показники (елементи звітності) з використанням сукупності форматів, що є об’єктами управлінського обліку, об’єднаними єдиним економічним змістом .

Управлінські звіти – це письмові або усні повідомлення відповідальних осіб о власних діях або виконаних дорученнях, тобто пояснення відповідальної особи щодо результатів у зоні його відповідальності. Представлення такої інформації здійснюється залежною від її змісту (відповідальною за результати здійснених господарських операцій) особи  на підставі власної або облікової інформації та надається у разі здійснення відповідних господарських операцій або за потребою та поза їх системним зв’язком з результатами інших господарських операцій.

Управлінський облік використовує для характеристики облікових об’єктів, що трансформуються в елементи управлінської звітності усі види вимірників: вартісні, натуральні, трудові, тобто фінансового і не фінансового характеру. Крім того, в управлінському обліку кінцевий «продукт» - це прийняття управлінського рішення, а управлінська звітність виступає як достатнє для прийняття такого рішення інформаційним середовищем, що є більш повним ніж середовище, яке відображає бухгалтерський облік.

Типовою помилкою  є – ведення управлінського обліку та складання управлінської звітності лише працівниками бухгалтерії, які, у свою чергу, не завжди мають уявлення про технологічний чи інший господарський процес (надання певних платних послуг з використанням матеріалів, формуванням їх вартості та калькулювання). А тому до організації управлінського обліку мають залучатися і інші спеціалісти бюджетної установи, що мають надавати потрібну для прийняття управлінських рішень обліково-аналітичну та нормативно-довідкову (кошторисну, планову, при розробці проектів кошторисів) інформацію.

Створити систему управлінської звітності можна лише за наявності:

масиву основних даних;

узгодженості змісту та форми звітів;

функціонального підходу до накопичення та підсумовування інформації.

Основними даними для складання управлінської звітності є планова, нормативно-довідкова та фактична інформація аналітичного обліку.

Форма управлінської звітності повинна максимально розкривати зміст її показників та бути зрозумілою для конкретного користувача інформації для якого складений звіт. Зміст кожного звіту також розглядається в деякій мінімальній формі з врахуванням того, що дана звітність підлягає адаптації до конкретного виду економічної діяльності та конкретної бюджетної установи, враховуючи, зокрема, її можливості по збору тієї чи іншої інформації.

Управлінська звітність повинна охоплювати дані за період, який дозволить найбільш повно провести аналіз діяльності бюджетної установи та спланувати її фінансування за рахунок загального та спеціального фондів та видатки для здійснення майбутньої роботи. Вона повинна задовольняти потреби управлінського персоналу в інформації, чітко розмежованій за видами діяльності та сферою компетенції та відповідальності кожного менеджера.

Структура управлінської звітності повинна відповідати трьом рівням управління (операційному, тактичному, стратегічному).

На першому операційному рівні на підставі первинних облікових даних формується інформація, яка може цікавити менеджера при здійсненні оперативного планування та поточного контролю.

На другому тактичному рівні відбувається узагальнення інформації у звіти за видами та напрямками діяльності.

На найвищому стратегічному рівні відбувається аналіз внутрішньої та зовнішньої звітності з метою розробки стратегії його діяльності та фінансування видатків.

Рис.3.1. Структура управлінської звітності