62. Довідка, як довідково-інформаційний документ.

Довідка — це документ, який містить опис та підтвер­дження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми – укладаються для подання в інші ус­танови; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

2 Реквізити довідки:

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Місце укладання документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.

8. Печатка.

63. Етикет службового листування.

Письмовий діловий етикет (мовний етикет) - це сукупність усталених мовних фраз, які допомагають авторові листа в будь-якій ситуації лишатися ввічливим і доброзичливим. Використання етикетних фраз у службовому листуванні має регламентований характер.Службовий лист зазвичай розпочинають із загальноприйнятої форми звертання до адресата листа, а завершують - заключною формою вияву ввічливості.Звертання є формою вияву ввічливості, ставлення, що висловлює повагу до посадової особи - адресата листа. Проте основне завдання звертання - встановити контакт з адресатом, привернути його увагу до змісту листа. Проблема вибору звертання є досить делікатною. При звертанні до адресата враховують його службове становище, сферу діяльності, деякі інші аспекти.

Звертання до службової особи завжди завершують знаком оклику; перше слово пишуть з великої літери й абзацу.

Звертання доцільно використовувати у випадку, якщо лист адресується конкретній посадовій особі, компетентній у вирішенні викладеного в листі питання. Якщо посада особи, до якої лист потрапить на розгляд, невідома, застосовувати форму звертання недоречно, листа слід адресувати безпосередньо установі, наприклад:Міністерство фінансів України, Редакція газети "Факти", Товариство з обмеженою відповідальністю "Сокіл".

У документах суто інформаційного характеру, а також типових листах, які розсилають широкому колу установ, потреби у звертанні немає. Це ж стосується і супровідних листів, за винятком листів, адресованих посадовим особам вищого рівня, згідно з якими подають на затвердження або погодження проекти документів.

У більшості ситуацій питання про застосування звертання має вирішуватись індивідуально. Проте у листі-вітанні чи листі-запрошенні звертання до адресата є обов'язковим.

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінку. Найбільш офіційний характер має форма звертання за посадою; її використовують у разі звертання до керівників, які посідають високі державні посади, мають наукові звання тощо. Наприклад:

Шановний пане міністре! Шановний професоре!

Офіційний характер має і форма звертання на прізвище. Звертання на прізвище (без імені, по батькові чи ініціалів) можна використовувати в службовому листуванні (повідомленнях, повістках):

Шановний пане Грищенку! Шановна пані Ковальська!

Менш офіційний характер має звертання на ім'я по батькові. Це - найпоширеніша форма звертання:

Шановний Олексію Петровичу! Шановна Ганно Дмитрівно!

Ця форма звертання свідчить про тісні ділові контакти між автором і адресатом листа, тому її бажано застосовувати у листуванні між установами, що здійснюють постійні ділові контакти, а також у листах-запрошеннях, листах-вітаннях тощо.

При звертанні до групи працівників чи колективу установи використовують такі звертання:

Шановні добродії! Шановні колеги!

Шановні панове!

Не застосовують у службових листах звертання "Дорогий..." чи "Дорогі...".

Подібні звертання доцільно використовувати лише у приватному листуванні. В офіційних стосунках, якими б тісними вони не були, слід дотримуватися дистанції, тому слово "дорогий" тут є недоречним.

У практиці ведення листування більшості зарубіжних країн звертання є обов'язковим елементом службового листа. Про це слід пам'ятати, адресуючи листа закордонним кореспондентам.

Вибір завершальних речень також є важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна висловити подяку, сподівання на співпрацю, впевненість у розвиткові співробітництва тощо. Наприклад:

Дякуємо за допомогу...

Висловлюємо вдячність за...

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Маємо надію на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Заключною в листі є прощальна фраза:

З повагою...

Із щирою повагою...

Якщо службовий лист розпочинався зі слів звертання: "Шановний... !", то він має закінчуватися заключною формою чемності - словами "З повагою", які друкують під текстом, через 2-3 міжрядкових інтервали, без відступу. Кома після цих слів непотрібна.

З повагою

Генеральний директор

Звертання і заключна форма чемності складають так звану "етикетну рамку".

Отже, службовий лист має бути правильно оформленим, бездоганним з погляду структури, грамотно написаним, недвозначним за змістом, точним, лаконічним, послідовним, переконливим І коректним.