4. Культура деловых совещаний

• Общая характеристика совещаний и собраний

• Виды и типы совещаний

• Подготовка и ведение совещаний

Служебные отношения в рамках делового общения включают различные формы обсуждения производственных, экономических, научно-технических проблем. Наиболее распространенными являются совещания, заседания и собрания – формы группового обсуждения деловых ситуаций, отличающиеся составом и количеством участников. Несмотря на некоторые различия, организация и проведение собраний и совещаний сходны между собой. Поэтому достаточно рассмотреть одну из форм – совещание.

Основное назначение совещаний (заседаний) – помочь в подготовке и реализации управленческих решений. Но они имеют как положительные, так и отрицательные стороны.

Совещания, несомненно, полезны, поскольку позволяют:

• использовать коллективный разум («одна голова хорошо, а несколько - лучше»);

• разносторонне рассмотреть проблему при привлечении специалистов различных сфер деятельности;

• более оперативно подготовить решение при непосредственном контакте управляющих и управляемых, представителей различных служб, сэкономив время «на согласованиях»;

• лучше изучить личностные и деловые качества подчиненных, ознакомиться с деятельностью различных служб.

Однако эти достоинства работают в том случае, когда 1) совещаниями не злоупотребляют, напрасно отвлекая работников от выполнения их непосредственных служебных функций, и 2) тщательно готовят. Они не должны организовываться «для галочки», для перестраховки или просто как очередные.

Если руководитель может собрать необходимую информацию, не созывая к себе работников, самостоятельно принять решение и довести его до исполнителей, то совещаний следует избегать. Особенно – непредвиденных, «авральных», так как они нарушают трудовой ритм, вносят элементы дезорганизации в деятельность подчиненных, целых служб и подразделений, а значит – работу с деловыми партнерами и клиентами.

Американские исследователи проблем организации и проведения совещаний делят их на диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные.

Диктаторское совещание. Обычно говорит только руководитель. Он сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией (распоряжением) вышестоящей инстанции. Дискуссий нет принимая информацию к сведению, участники только задают вопросы.

Автократическое совещание. Является разновидностью диктаторского. Его особенность в том, что руководитель поочередно задает вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения по поводу позиций других участников, а также лишаются поддержки других участников.

Сегрегативное совещание (сегрегация – от латинского «разделение»). Начинается докладом руководителя или назначенного им лица, затем в прениях выступают только те, кого выбирает председательствующий.

В первых двух случаях руководитель может вызвать неприязнь к себе со стороны лишенных слова, а в третьем – кроме того, и недоброжелательное отношение к участникам, которым было предоставлено слово.

Дискуссионное совещание. Отличается демократическим характером, поскольку происходит свободный обмен мнениями, решение принимается голосованием с последующим утверждением руководителем. Решение может приниматься и руководителем без голосования, но с учетом высказанных мнений и предложений участников совещания.

Свободное совещание. Проводится без четко сформулированной повестки дня.

Существуют и другие классификации совещаний. Так, по основной задаче их подразделяют на

- проблемные;

- инструктивные;

- оперативные (диспетчерские) и др.

Проблемные совещания. Их задача – найти оптимальное решение посредством дискуссии. Структурно совещание обычно состоит из доклада, вопросов к докладчику, прений и выработки решений. Если текст доклада разослан участникам заранее, то докладчик может не выступать с сообщением, а сразу отвечать на вопросы. Такое совещание дает возможность руководителю вырабатывать свое мнение на основе коллективного обсуждения проблемы, определить оптимальность одного из вариантов решения, выработанного до и во время совещания; убедить подчиненных, сомневающихся в оптимальности избранного решения. На таком совещании решение принимается голосованием, но не носит обязательного характера для руководителя, так как последнее слово остается за ним и именно он несет ответственность за решение проблемы.

Инструктивные совещания. Предполагают передачу распоряжений сверху вниз для их быстрейшего исполнения. Руководители доводят до своих подчиненных принятое вышестоящей организацией решение с конкретизацией тех или иных положений, разъясняя возникающие вопросы и назначая сроки выполнения. На таком совещании могут обсуждаться пути и средства реализации решения. Инструктивное совещание может быть заменено доведением до исполнителей решения в письменной форме.

Оперативные (диспетчерские) совещания. Проводятся с целью получения информации о текущем состоянии дел на предприятии, в учреждении. В отличие от инструктивного совещания получение информации идет снизу вверх. Участники совещания докладывают о состоянии дел на местах, а руководители, в свою очередь, стремятся на основе полученной информации разрешить возникшие проблемы. Многие руководители справедливо считают такой вид совещаний устаревшим и предпочитают вместо «планерок», «пятиминуток», «летучек», «оперативок», которые нередко длятся долго и превращаются в «копание в мелочах», в «разносы» подчиненных, собирать информацию и давать поручения, не вызывая к себе подчиненных.

Подготовка любого совещания предполагает, прежде всего, четкое определение его цели, основной проблемы и задач. На совещание следует приглашать тех участников, от которых зависит решение проблемы, кто правомочен и компетентен. В совещании могут участвовать 7 – 9, максимум 12 человек. Большее количество участников снижает эффективность работы.

До начала совещания они должны ознакомиться не только с тематикой совещания, но и с материалами по его проблеме. Дату и время проведения совещания сообщают заранее. Непредвиденные совещания, проводимые в непривычное время, возможны как исключение, ибо они приводят не только к производственным, но и к психологическим издержкам. Об отмене или переносе совещания также желательно сообщать заранее.

Уважение к аудитории проявляется в обеспечении хотя бы минимума комфорта во время совещания (достаточное освещение, оптимальная температура, проветренное помещение, возможность записать информацию или набросать план своего выступления, наличие, при необходимости, микрофона, а также аудиовизуальных средств).

Важным элементом организации и проведения совещания является установление регламента, согласно которому для выступления отводится определенное количество времени и устанавливается продолжительность обсуждения вопросов повестки дня и самого совещания.

Ведущий совещания следит за регламентом, «удерживая» выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекает в разговор «малоактивных» и останавливает «словоохотливых», определяет порядок предоставления слова, задает необходимые вопросы, осуществляет парафраз, подводит промежуточные итоги и дает заключительный комментарий проведенного совещания.

В целях снятия пассивности участников совещания можно использовать высказывания по кругу или метод мозгового штурма. В целях ослабления враждебности при противоборстве мнений можно создавать согласительные комиссии и группы, включающие участников с противоположными взглядами, для выработки оптимального решения проблемы, учитывающего различные мнения.

И, наконец, не должна вызывать сомнения компетентность председательствующего. Участники обсуждения положительно воспринимают информированность ведущего, выражающуюся в нейтральной подаче фактов, однако противятся навязыванию преждевременных выводов. С другой стороны, нет ничего плохого в том, что по ходу совещания руководитель выдвигает свой вариант решения как дополнительную информацию для дискуссии.

Ход деловых совещаний, как правило, протоколируется (исключение составляют оперативные совещания).

Протокол состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части отмечается:

- номер протокола;

- дата проведения совещания;

- вид коллегиальной работы (совещание, заседание, собрание, семинар и т.п.);

- наименование коллегиального органа (совет, кафедра, комиссия и др.);

- количество присутствующих;

- фамилия председателя, секретаря и членов коллегиального органа;

- повестка дня совещания (заседания);

- наименование должностей и фамилий докладчиков.

Основная часть протокола строится по схеме:

- слушали…

- выступили…

- постановили…

При этом в формулировке постановления указываются не только предписываемые действия, но и их исполнители, а также сроки исполнения. Доклад и выступления либо стенографируются секретарем, либо их тексты передаются секретарю и затем прилагаются к протоколу.

Очень важно уметь вовремя и тактично завершить совещание: кратко подвести итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные замечания, поставить задачи по реализации принятых решений.