Вопрос 10. Характеристика реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа

Код формы документа указывает на правомочность использования данного бланка документа и должен соответствовать коду унифицированной формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в восемь унифицированных систем документации: Пенсионного фонда Российской Федерации; по труду; организационно – распорядительной; внешнеторговой; банковской; финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической; учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий.

Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и контрольного числа (КЧ).

12 - Регистрационный номер (индекс) документа

Регистрационный номер (индекс) документа проставляют одновременного с датой.

Регистрационный номер – это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа.

Реквизит состоит из трафаретной части «№», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в информационный массив организации и находится под её контролем и ответственностью.

16 - гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т.д.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

25 – оттиск печати

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждение их юридической силы, ставится печать организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специалистами нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

26 - отметка о заверении копии

Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

ВОПРОС №11

Реквизиты, отражающие обработку и движение документа.

17 – резолюция

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнение, подпись и дату.

19 - отметка о контроле

В управленческом процессе ряд документов подлежит контролю за их исполнением. На таких документах предусмотрено проставление делопроизводственной службой специальной отметки после того, как руководитель принимает решение о постановке документа на контроль. Отметка о контроле представляет собой прописную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем на левое поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного материала.

Отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

ВОПРОС №12

Характеристика специфических лингвистических черт официально-делового стиля языка. Унификация представления текста официального документа.

Характеристика:

Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нём многочисленных речевых стандартов — клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт. К ним относятся:

• 1) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств;

• 2) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;

• 3) широкое использование терминологии, наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

• 4) частое употребление отглагольных существительных, отымённых предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если …; на том основании, что …; по той причине, что …; с тем условием, что …; таким образом, что

• 5) повествовательный характер изложения, использование номинативных предложений с перечислением;

• 6) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;

• 7) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

• 8) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

• 9) слабая индивидуализация стиля.

ВОПРОС №13

Назначение, состав, функции и оформление организационно-нормативных документов.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документов (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых.

К организационным документам относят устав, положение, инструкции, штатное расписание, регламенты.

Оформление:

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

1. Общие положения;

Указывается полное и сокращенное название организации, ее статус, юридический адрес, основание, на котором она создана, наличие филиалов, дочерних фирм, предмет и цели деятельности, наличие зарегистрированных товарных знаков, фирменных бланков, печати.

2. Уставной капитал;

Определяет размер вкладов каждого учредителя, оговаривает условия увеличения уставного фонда, регламентирует права участников на отдельные объекты.

3. Порядок деятельности;

Устанавливает цели, виды деятельности, механизмы отношения организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности. Определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово, хозяйственной деятельности.

4. Финансово - материальная база;

5. Учет и отчетность;

Устанавливает порядок ведения бухгалтерской отчетности,

6. Порядок ликвидации и ответственность по делам организации

Определяет порядок ликвидации организации, ее реорганизации, а также рассмотрение споров с физическими и юридическими лицами.

Основные реквизиты, входящие в формуляр устава: наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

Положение - это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными.

• Положение должно содержать такие реквизиты:

- наименование вида документа,

- герб,

- название учреждения,

- дата, месяц, издание,

- заглавие,

- гриф утверждения,

- текст.

Текст, обычно, состоит из таких разделов:

§ общие положения;

§ имущество и деньги предприятия;

§ производственная и хозяйственная деятельности;

§ права и обязанности предприятия или его подразделения;

§ структура управления;

§ реорганизация и ликвидация учреждения, организации, предприятия.

Инструкция - это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно - технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения).

Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:

§ наименование ее вида;

§ короткое содержание (заглавие);

§ текст;

§ должность и фамилия особы, ответственной за ее составление;

§ подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам.

ВОПРОС №14

Инструкции по видам деятельности и должностные инструкции.

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

ВОПРОС №15

Назначение, состав, функции и оформление распорядительных документов.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

--Есть государственный стандарт, который устанавливает определённые правила, по которым должно идти оформление распорядительных документов. Все они должны оформляться по ГОСТ Р 6.30-2003. --Этот стандарт предполагает оформление по унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включённой в Общероссийский каталог управленческой документации (ОКУД).

--Распоряжение(приказ) — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

--

-- Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления

Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, ин­декса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей),

ВОПРОС №16

Правила составления и оформления приказов по основной деятельности и личному составу.

Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на общем бланке или бланке приказа, в котором указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Текс приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текс приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части приказа содержит формулировку конкретного действия и начинается с указания исполнителя. Срок исполнения либо приводится в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. При наличии промежуточных сроков исполнения или при разбивке поручения на отдельные задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. В отдельном пункте приказа называется лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на …». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.0000 №00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если новый приказ отменяется только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.

ВОПРОС №17

Назначение, состав, функции и оформление информационно - справочных документов.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.