Вопрос 22. Служба доу: понятие, структура, задачи, функции, должностной и численный состав.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче в архив, уничтожения).

Структура службы ДОУ

1. Управление делением – создается в министерствах и ведомствах, как орган контроля и координации ДП. В центральном аппарате и отрасли. Имеет следующий состав:

− Секретарей;

− Канцелярия;

− Инспекция и т.д.

2. Общий отдел.

Задачи службы ДОУ

1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

2. Обеспечение единого порядка документирования.

3. Контроль за исполнением документов.

4. Хранение документов.

5. Унификация форм документов.

6. Сокращение документооборота.

7. разработка нормативных и методических документов по совершенствованию документообеспечения в организации.

8. Внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной технологии.

Функции службы ДОУ

1. Разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов, организаций, внесение в них изменений.

2. Обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа.

3. Доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, предосталенных на подпись руководству.

4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки.

5. Подготовка и размножение документов.

7. Контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

8. Организация работы архива.

9. Повышение квалификации работников.

Должностной состав

Согласно этим нормативным документам, все работники СДОУ по характеру труда делятся на три категории:

I. Руководители:

− заведующий службой ДОУ;

− заведующий протокольным отделом;

− начальник секретариата;

− заведующий архивом;

− заведующий копировальным бюро и т.д.

II. Специалисты:

− документовед;

− помощник руководителя;

− референт;

− редактор;

− архивист;

− археограф;

− инспектор;

− секретарь коллегии;

− секретарь руководителя;

− корректор.

III. Технические исполнители:

− экспедитор;

− делопроизводитель;

− машинистка;

− стенографистка;

− технический секретарь;

− курьер;

− оператор орг. техники.

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов: