Вопрос 23. Организационные формы ведения делопроизводства.

-- Централизованная

Применяется на предприятиях с большим документооборотом.

Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структурном подразделении (канцелярия, общий отдел).

Также типично с малым документооборотом, в котором все работы выполняются секретарем.

Достоинства централизованной формы организации делопроизводства: Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами. Высокий уровень качества обработки документов. Полная и равномерная загрузка работников.

--Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте. Делопроизводство ведёт каждое подразделение отдельно (самостоятельно).

--Смешанная – используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документов.при данной форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды работ выполняют структурные подразделения.

Достоинства смешанной формы организации делопроизводства: Полная механизация работы с документами. Рациональное использование технических средств..

При такой форме часть операций по работе с документами:

− прием;

− отправка;

− контроль исполнения

берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения.

Для деления предприятий по объему документооборота и последующего выбора той или иной формы работы с документами предполагается их градация (категории).

I категория – предприятия с объемом документооборота свыше 100000 документов в год.

II категория – от 65 тыс. до 100 тыс. док/год.

III категория – от 10 тыс. до 25 тыс. док/год.

IV категория – до 10 тыс. док/год.

Вопрос 24. Понятие документооборота организации. Объем. Характеристика документопотоков.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.*

Кроме того, учет документооборота позволяет:

• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

• установить оптимальное количество информации, необ­ходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

• рассчитать численность службы делопроизводства.

Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следую­щих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

--Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий.

--Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.* В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий.