1.7. Организационные полномочия, делегирование полномочий,

координация, централизация и децентрализация в управлении

предприятиями туриндустрии.

Для того, чтобы организовать управление предприятием, необходимо распределить управленческие функции между различными уровнями управления и отдельными менеджерами и обеспечить эффективное взаимодействие между ними.

Уровни управления организацией.

В крупных организациях с множеством структурных подразделений и сложными взаимосвязями между ними существует определенная иерархия управления и управленцев.

Менеджеры высшего (или институционального) уровня (top manager) – выше в организации руководителей нет. Это президент компании, вице-президент, генеральный директор, директор (если нет генерального директора), члены правления предприятия. На высшем уровне принимаются наиболее важные стратегические решения.

Менеджеры низшего (или технического, операционного) уровня (entry manager)– ниже нет руководителей. Это руководители подотделов, бригад – старшие горничные, старшие в группе room service, которые руководят непосредственно исполнителями работ. Их обязанности и полномочия ограничены узкой сферой деятельности. Хотя менеджеры низшего уровня отвечают за относительно небольшие подразделения, их роль очень важна, так как именно они в конечном итоге реализуют цели организации, организуя выполнение конкретных производственных, экономических, маркетинговых и др. задач.

Менеджеры среднего (или управленческого) уровня (middle manager) – все остальные, те, кого нельзя отнести к руководителям высшего или низшего уровня. Это руководители подразделений – например, в гостинице – начальники службы размещения, отдела продаж, директора предприятий, входящих в более крупные организации. Они реализуют задачи, которые ставятся на высшем уровне управления, и руководят работой менеджеров низших уровней. В крупных организациях средний уровень иногда делится на высший средний и низший средний уровень. В этом случае в организации будет не три, а четыре уровня управления.

Поскольку масштабы организаций и их структурных подразделений существенно различаются, различна и значимость той или иной должности. Кроме того, в отличие от традиционных структур управления, в организациях нового типа нет четкой иерархии отношений.

Тем не менее, в любых структурах должно быть четкое разделение обязанностей, полномочий и ответственности.

Прежде, чем распределять полномочия, необходимо определить степень централизации управления для данной организации.

Понятие централизованного или децентрализованного управления всегда относительно, поскольку в чистом виде как полностью централизованное, так и полностью децентрализованное управление на практике не бывает. Под централизацией управления понимается такое распределение полномочий, при котором власть в основном удерживается на верхней ступени иерархии, верхних уровнях управления. При децентрализованном управлении власть распределена по всем уровням управления организацией.

Каждая организация находит свое соотношение централизации и децентрализации в управлении с учетом совокупности объективных и субъективных факторов: вид деятельности, размер фирмы, расположение ее подразделений и рынков, ситуация, принятая концепция управления, наличие квалифицированных кадров и т.д.

Распределение управленческих функций определяется организационными полномочиями.

Организационные полномочия – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее сотрудников (всех или определенной части) на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не человеку. Однако реальный объем и состав полномочий часто зависит от человека, занимающего должность.

Существует два подхода (концепции) к определению полномочий. При первом традиционном, классическом подходе руководитель определяет полномочия подчиненных - концепция делегирования полномочий. При втором подходе руководитель предлагает полномочия подчиненному, который может принять их или нет – концепция принятия полномочий.

Пределы полномочий определяются политикой организации, правилами, должностными инструкциями, которые доводятся до работника в письменной или устной форме. Работник не должен выходить за пределы своих полномочий. Кроме формальных ограничений всегда существуют и неформальные – культурные традиции и т.д.

В практике предприятий туриндустрии используются оба подхода к определению полномочий. В организациях разрабатываются должностные инструкции для каждой должности, однако бывают ситуации, когда необходимо перераспределить полномочия или добавить новые. При этом может использоваться и второй подход.

Делегирование полномочий

Процесс, при котором менеджер передает функции и полномочия подчиненным, которые принимают на себя обязанности, полномочия и ответственность за определенную деятельность называется делегированием полномочий.

Линейные полномочия передаются – делегируются – от начальника к подчиненному и т.д., образуя цепочку, которая называется цепью команд или скалярной цепью. Скалярный процесс – процесс создания иерархии в организации.

При делегировании необходимо:

1) предписать обязанности (задание, действия.;

2) предоставить полномочия, необходимые для их выполнения (право действовать, принимать решения, отдавать распоряжения, распоряжаться ресурсами и т.д.). При этом должен соблюдаться принцип паритета – полномочия должны соответствовать обязанностям.

3) установить ответственность за выполнение обязанностей. Подчиненный должен нести ответственность за выполнение принятых на себя обязанностей, но руководитель, который их делегирует, при этом не может снять с себя ответственность и переложить ее на подчиненного, он все равно отвечает за все.

Без делегирования нельзя обойтись, но и оно порождает проблемы – эффективной организации, коммуникаций, контроля и т. д. Многие руководители не любят или не умеют организовать свою работу и эффективное делегирование.

Причины нежелания руководителей делегировать полномочия:

мнение, что сам сделает лучше;

отсутствие способности к руководству – загружать себя рутинной работой, чтобы не заниматься более важными делами;

отсутствие доверия к подчиненным;

боязнь риска – поскольку руководитель несет ответственность за работу подчиненных;

отсутствие эффективной системы контроля за работой подчиненных и т.д.

Подчиненные тоже могут сопротивляться делегированию им полномочий. Причины: боязнь ответственности, критики, неуверенность в себе, загруженность другой работой (реальная или мнимая), отсутствие информации и ресурсов, необходимых для успешного выполнения работы, отсутствие стимулов, мотивации.

Все эти проблемы требуют внимания и эффективного решения.

Для успешной деятельности организации необходимо не только распределить обязанности и полномочия, но и обеспечить скоординированные действия отдельных работников и целых подразделений.

Координация – объединение отдельных людей и производственных единиц в одно согласованное усилие для достижения общей цели.

Координация предполагает необходимость: определения общей цели; определения группового усилия; обеспечения единства действий.

Единство действий обычно реализуется через принцип единоначалия, который означает, что работник может получать задания и полномочия только от одного начальника и отвечать только перед ним. Подчиненный не может обратиться к вышестоящему руководителю через голову своего непосредственного начальника, а вышестоящий руководитель не должен давать указания сотруднику, минуя его непосредственного начальника. Иногда это создает неудобства, но в большинстве случаев себя оправдывает.

При распределении обязанностей и делегировании полномочий учитываются так называемые нормы управляемости – количество работников (или подразделений), которые непосредственно подчиняются данному руководителю. Это называют интервалом управления или интервалом контроля. Единого правила в этом вопросе не существует. Конкретные нормы управляемости зависят от вида деятельности, условий работы и других объективных и субъективных причин. Тем не менее, считается, что число подчиненных не должно быть больше 5-10 чел.

Оптимальное решение всех этих вопросов и создает предпосылки для эффективного взаимодействие в процессе управления предприятием туриндустрии.