Зміст звіту і демонстрація результатів
1. Приклад заповненої таблиці.
2. Результати введення обмежень у полях таблиці.
3. Результати пошуку і заміни даних у таблиці.
4. Результати сортування і фільтрації даних у БД.
Теоретичні відомості
Безпосереднє введення даних у таблицю
Визначивши структуру, можна приступити до другого етапу створення таблиці введенню даних в неї. Безпосереднє введення даних у таблицю здійснюється в режимі таблиці. Перехід у цей режим з вікна бази даних виконується натисканням кнопки Открыть при виділеній таблиці на робочому полі вікна бази даних.
Основне призначення кнопок панелі інструментів Таблица в режиме таблицы (рис.3.1):
Вид дозволяє вибрати режим відображення таблиці зі списку, що включає Конструктор, Режим таблицы.
Сохранить зберігає внесені зміни в активній таблиці.
Печать друкування вмісту активної таблиці, не відкриваючи вікна друку.
Предварительный просмотр відображає одну чи кілька сторінок таблиці в тому вигляді, який вони будуть мати при друкуванні.
Орфография підключає пошук орфографічних помилок по всіх текстових значеннях полів таблиці.
Вырезать видаляє виділені записи, значення окремого поля чи їхньої частини і копіює їх у буфер обміну.
Копировать копіює в буфер обміну виділену область таблиці: записи чи стовпці, одне чи кілька полів, їхніх частин.
Рис.3.1. Панель інструментів Таблиця в режимі таблиці
Вставить вставляє вміст буфера обміну у виділену область таблиці.
Отменить скасовує останню оборотну дію.
Гиперссылка вставляє чи змінює в поле з типом даних Гиперссылка адресу для переходу до об'єктів бази даних (тієї ж чи іншої), до документів Word, Ехсеl і інших додатків Windows, а також до документів глобальної мережі Internet чи корпоративної (локальної) мережі.
Сортировка по возрастанию сортування записів таблиці по зростанню значень у виділеному полі чи суміжних полях.
Сортировка по убыванию сортування записів таблиці по убуванню значень у виділеному полі чи суміжних полях.
Фильтр по выделенному відбирає записи на підставі поточного виділення даних в одному чи декількох полях, а також у частині поля.
Изменить фильтр відкриває вікно фільтра, у якому задаються умови добору записів в активній таблиці, створений фільтр стає поточним.
Расширенный фильтр відкриває вікно для побудови розширеного фільтра на основі бланка запиту ОLЕ.
Удалить фильтр скасовує дію фільтра, відкриваючи доступ до всіх записів таблиці.
Применить фильтр повторно застосовує поточний фільтр, створений раніше. Применить фильтр і Удалить фильтр це та сама кнопка, що працює з поточним фільтром, і, яка активізується тільки після першого накладення фільтра
Найти здійснює пошук за зразком значень у поточному чи всіх полях таблиці.
Зміна типу полів і реорганізація таблиць
Додаток Access дозволяє додавати нові поля, видаляти вже існуючі, змінювати порядок проходження полів у таблиці, а також модифікувати самі поля і їхні властивості.
Відкрити вже існуючу таблицю в режимі конструктора можна по-різному.
При активізованій кнопці Таблицы у вікні бази даних виберіть цікавлячу Вас таблицю, а потім натисніть на кнопці Конструктор на панелі інструментів цього вікна.
У вікні бази даних натисніть правою кнопкою на імені потрібної таблиці і виберіть команду Конструктор в контекстному меню.
Якщо в режим конструктора необхідно перейти з режиму таблиці, клацніть на кнопці Вид панелі інструментів Таблица в режимі таблиці.
Зміна імен полів
У режимі конструктора всі зміни, що стосуються структури об'єктів, необхідно зберігати. Щоб змінити ім'я поля таблиці, двічі клацніть на поточному імені поля і введіть нове ім'я.
Зміна типів і розмірів полів
Потреба змінити тип поля для збережених даних може виникнути, наприклад, у процесі тестування майбутньої бази даних на спробних наборах. Інший випадок коли при імпортуванні таблиць з'ясовується, що не встановлено потрібний тип даних. Найменш серйозної з погляду наслідків є ситуація, коли таке перетворення виконується на етапі проектування таблиці, ще до введення в неї даних; найбільш складної коли вже створені форми, звіти, запити, визначені вираження для обчислення деяких даних і в таблицю вже поміщені дані.
Якщо необхідно змінити тип даних для вже існуючого поля, у рядку, що відповідає даному полю, клацніть в осередку стовпця Тип данных, а потім, клацнувши на кнопці списку, що розкривається, виберіть новий тип даних.
Додавання записів
Щоб включити в таблицю новий запис, досить додати новий рядок у список рядків. Порядок дій повинний бути наступним.
Виділить запис, над яким необхідно помістити новий запис таблиці. Для цього натисніть на кнопці вибору запису (сірий квадратик ліворуч від імені поля; покажчик миші здобуває при цьому вид спрямованої вправо стрілки).
Виберіть у головному меню команду Вставка→ Строки чи клацніть на виділеному рядку правою кнопкою миші і виберіть з відкритого контекстного меню команду Добавить строки. Над виділеним рядком з'явиться порожній рядок.
Переміщення полів
Щоб реорганізувати поля в таблиці в режимі конструктора, виділить потрібне поле, натиснувши на кнопці вибору запису, а потім, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, перетягніть поле на нове місце в списку полів. Збережіть зроблені зміни.
Так як операцію переміщення полів можна віднести до цілком безпечних, опишемо, як можна виконати її в режимі таблиці.
1. Відкрийте таблицю в режимі таблиці.
2. Клацніть на області виділення того поля, яких необхідно перемістити. Областю виділення поля називається кнопка сірого кольору з іменем поля. Поле виявиться повністю виділеним.
3. Наведіть курсор на ім'я виділеного поля, натисніть на лівій кнопці миші. У лівого краю переміщуваного поля з'явиться біла вертикальна риса, а вид курсору зміниться.
Видалення полів
Щоб видалити поле з таблиці, необхфдно виконати наступне.
1. Виділити поле, яке хочете видалити, натиснувши на кнопці вибору запису.
2. Натисніть клавішу <Delete> на клавіатурі чи виберіть команду головного меню Правка→Удалить строки.
3. Якщо в таблицю уже внесені дані, Access попросить вас підтвердити свій намір видалити виділене поле. Для видалення поля клацніть на кнопці ДА.
Навігація по таблиці
Для зручності введення даних у таблицю при переміщенні між полями можна користуватися не тільки клавішею <Tab> (<Enter> чи <→>) чи мишею. У табл. 3.1 включені пропоновані програмою Access комбінації швидких клавіш, освоївши які можна спростити і прискорити перегляд і введення інформації в таблиці. Коли таблиця включає велике число полів і записів, ряд спеціальних клавіатурних комбінацій дозволяє переглядати таблицю повноекранно, використовуючи той же режим, що забезпечують смуги вертикального і горизонтального прокручування вікна таблиці.
Таблиця 3.1.
Комбінації швидких клавіш для навігації по таблиці
Комбінація клавіш |
Дія |
<Tab> (<Enter> чи <→>) |
Перехід у наступне поле |
<Shift+Tab> (<→>) |
Перехід у попереднє поле |
<End> |
Перехід в останнє поле поточного запису |
<Ноmе> |
Перехід у перше поле поточногої запису |
<Ctrl+Home> |
Перехід у перше поле першого запису |
<Ctrl+End> |
Перехід в останнє поле останнього запису таблиці |
<PgDn> |
Прокручування на один екран униз |
<PgUp> |
Прокручування на один екран нагору |
<Ctrl+PgDn> |
Прокручування на один екран вправо |
<Ctrl+PgUp> |
Прокручування на один екран вліво |
Пошук і заміна даних у таблицях
Серед основних задач, які виконують бази даних, пошук потрібної інформації займає одне з основних місць. Найважливіша вимога, що пред'являється до пошукових механізмів сучасних СУБД будь-якого рівня, не просто знайти потрібні дані, а зробити це як можна оперативніше.
Пошук даних за допомогою команди Найти
Для знаходження визначеного запису в таблиці можна звернутися до спрощеного засобу пошуку команді Найти. З її допомогою можна відшукати записи, значення полів яких цілком чи частково відповідають деякій умові пошуку. Крім того, команду Найти можна настроїти таким чином, що пошук даних буде відбуватися не тільки в межах конкретного поля, а по всій таблиці.
При пошуку потрібної інформації команда Найти може бути використана як для таблиці, відкритої в режимі таблиці, так і для роботи з формою, що створена для цієї таблиці. Існує, тим часом, одне "але": виконуючи пошук, команда відображає тільки перше значення, що відповідає умовам пошуку. При наявності в таблиці безлічі таких значень пошук потрібно буде робити кілька разів. Для знаходження і відображення групи записів, у яких містяться шукані дані, доцільніше використовувати, наприклад, фільтри.
Для пошуку визначеного запису дотримуйтесь таких інструкцій (рис.3.2).
1. Відкрийте таблицю, у якій необхідно виконати пошук, у режимі таблиці.
2. Клацніть на поле, у межах якого повинен проходити пошук. Далі таке поле будемо називати поточним.
3. Виберіть команду Найти одним з перерахованих нижче способів.
Звернетеся до головного меню (команда Правка→Найти).
Клацніть на кнопці Найти панелі інструментів.
Скористайтеся комбінацією клавіш <Ctrl+F>.
Відкриється діалогове вікно Поиск и замена з активною вкладкою Поиск. У списку, що розкривається, Поиску буде за замовчуванням встановлене ім'я поточного поля, обраного на кроці 2. Пошук діалогового вікна Поиск и замена дозволяє задати параметри для пошуку інформації в межах поточного поля чи всієї таблиці.
Рис. 3.2. Діалогове вікно Поиск и замена
4. Введіть у текстове поле Образец фрагмент даних, який необхідно знайти. Після введення зразка стає доступної кнопка Найти далее.
5. Якщо пошук потрібно вести не тільки по поточному полі, а по всіх полях усіх записів таблиці, натисніть на кнопці списку, що розкривається, Поиск в, а потім − на імені таблиці чи відкритої форми.
6. Список Совпадение, що розкривається, пропонує кілька варіантів збігів для зразка і значень поля. Виберіть одну з наступних опцій.
Поля целиком.. Будуть знайдені тільки ті значення полів, що ідентичні введеному в поле Образец фрагменту даних.
С начала поля. У результаті пошуку будуть виявлені ті записи, у яких значення поточного поля починаються з заданого фрагмента.
С любой частью поля. Будуть знайдені записи, що включають зазначений фрагмент даних у будь-якій частині поля.
Список опції, що розкривається, Просмотр дозволяє вказати напрямок пошуку: Вверх (від поточної запису до першого), Вниз (від поточної запису до останнього) чи Все (у всій таблиці; значення прийняте за замовчуванням).
7. Якщо необхідно звузити область пошуку і забезпечити відповідність даних, що містяться в таблиці, не тільки значенню зразка, але і регістру його символів, встановіть прапорець опції С учетом регистра. Якщо цей прапорець знятий, пошук буде виконуватися без обліку прописних і малих літер.
8. Для пошуку тільки тих полів, формат значень яких збігається з форматом відображення даних, заданим у поле Образец, встановіть прапорець опції С учетом формата полей. Якщо цей прапорець знятий, пошук буде виконуватися безпосередньо за значенням даних.
9. Установивши всі необхідні параметри, клацніть на кнопці Найти далее, щоб почати пошук.
10. Якщо пошук виявляється успішним, покажчик переміщається до знайденого запису, а в її полі виділяється шуканий текст.
11. Щоб знайти наступне значення, що задовольняє умовам пошуку, натисніть на кнопці Найти далее. Якщо необхідна інформація не буде знайдена, програма Access сповістить про це в невеликому вікні. Щоб закрити його, натисніть на кнопці ОК.
12. Закінчивши пошук даних, закрийте діалогове вікно Поиск и замена, клацнувши на службовій кнопці Закрыть, яка розташована в правому верхньому куті цього вікна.
Використання команди Заменить
Команда Заменить працює по тій же схемі, що і команда Найти, однак її можливості трохи ширше: установлюючи параметри пошуку, ви можете визначити не тільки шукані дані, але і нове значення, що буде внесено в поле замість зазначеного як зразок.
Як і команда Найти, команда Заменить одночасно працює тільки з одним записом. Як правило, вона використовується, коли необхідно автоматично виправити знайдені помилки в іменах власних. Інше корисне застосування функції заміни − розшифровка раніше введених у поля таблиці скорочень чи абревіатур.
Щоб знайти і замінити дані в таблиці, потрібно виконати наступне.
1. Клацніть на поле, у межах якого повинний відбуватися пошук і заміна значень.
2. Виберіть команду Правка→Заменить чи натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+H>. Відкриється діалогове вікно Поиск и замена з активною вкладкою Замена.
3. Введіть у текстове поле Образец фрагмент даних, який необхідно знайти.
4. Введіть у текстове поле Заменить на ті дані, що повинні бути поміщені в поля записів замість даних, зазначених на кроці 3.
5. Слідуючи тим же правилам, що були описані для команди Найти, виберіть необхідні опції для списків, що розкриваються, Поиск в, Совпадение та Просмотр, а також встановіть потрібні прапорці в нижній частині вікна.
6. Установивши всі необхідні параметри, клацніть на кнопці Найти далее, щоб запустити функцію пошуку. Програма Access знайде перше входження шуканих даних і виділить зазначений рядок у поле запису.
7. Щоб замінити знайдені дані в поточній записі, клацніть на кнопці Заменить. Програма Access зробить заміну і відразу після цього виконає пошук нового запису, що відповідає заданим умовам.
Якщо ви не сумніваєтеся в необхідності заміни відразу усіх входжень шуканого рядка, зазначеної в поле Образец, натисніть на кнопці Заменить все.
9. Закінчивши заміну даних, закрийте діалогове вікно Поиск и замена, клацнувши на службовій кнопці Закрыть, що розташована в правому верхньому куті цього вікна.
Сортування даних
Наступний спосіб організації даних у таблицях сортування записів. За замовчуванням порядок відображення записів на екрані визначається індексом, що автоматично створено програмою Access на основі первинного ключа таблиці. Якщо первинного ключа в таблиці немає, записи будуть відображатися в порядку їхнього введення в таблицю.
Сортування дозволяє змінити порядок проходження записів у таблиці і відображати їх з урахуванням значень деякого визначеного поля, тобто вибудувати всі записи таблиці в порядку проходження значень у цьому полі.
Подібно операціям пошуку, сортування записів таблиці можна виконати як в Режиме таблицы, так і в Режиме формы.
Найпростіший спосіб відсортувати записи таблиці (по одному полю чи суміжним полям) скористатися командою Сортировка. Доступ до неї можна одержати як через головне меню (Записи→Сортировка), так і скориставшись кнопками Сортировка по возрастанию та Сортировка по убыванию, що розташовані на панелі інструментів Таблица в режиме таблицы.
Щоб виконати сортування записів, необхідно скористатися такими інструкціями.
1. Виділить поле, по якому повинні бути відсортовані записи. Зробити це можна, або помістивши в це поле точку вставки, або натиснувши на заголовку потрібного стовпця.
2. Натисніть на кнопці Сортировка по возрастанию панелі інструментів, щоб виконати сортування записів таблиці по зазначеному полю в порядку зростання, чи на кнопці Сортировка по убыванию, щоб вибрати зворотний порядок сортування.
Фільтрація даних
Розглянута вище функція сортування дозволяє тільки впорядкувати записи таблиці, наприклад по даті реєстрації замовлень, при цьому у вікні таблиці як і раніше будуть відображені всі записи. Щоб переглянути замовлення за визначений день, необхідно буде скористатися смугою прокручування і працювати з цими записами поряд із всіма іншими. Така можливість програми Access, як фільтрація, дозволяє виділити групу записів (наприклад, за визначений день), завдяки чому можна зосередити увагу винятково на необхідних Вам даних.
Основна задача фільтрації виділити з таблиці піднабор записів, що відповідають деякому заданому критерію добору. Прикладами використання фільтрів можуть служити список фірм-постачальників з однієї країни, список відеофільмів по одній тематиці, список товарів визначених категорій і т.д.
Записи, що не відповідають критерію фільтра, тимчасово ховаються з поля зору користувача.
Існує кілька способів фільтрації при роботі з записами таблиці: поле Фильтр для, команда Фильтр по выделенному, так званий Фильтр по форме (команда Изменить фильтр) і використання Расширенного фильтра.
Поле Фильтр для, яке доступно в контекстному меню будь-якого стовпця таблиці, використовується, щоб швидко відфильтрувати записи за конкретним значенням чи виразом, що вводиться для поточного поля. Команда Фильтр по выделенному допомагає швидко вирішити задачу фільтрації, якщо в полі таблиці можна легко знайти і виділити те значення, що стане умовою добору. Фильтр по форме дозволяє в зручному діалоговому вікні вказати відразу кілька умов добору. Для створення складних фільтрів варто використовувати Расширенный фильтр.
Технологія заповнення таблиць на прикладі бази даних "Навчальний процес"
Введення записів у режимі таблиці
Введемо кілька записів у таблицю Викладачі, дані для якої представлені в табл. 3.2.
У вікні Навчальний процес: база даних установимо курсор на таблиці Викладачі і натиснемо кнопку Открыть. Таблиця відкриється в режимі таблиці. Заповнимо рядки (записи) таблиці, що відкрилася, відповідно до назв стовпців (полів).
Таблиця 3.2.