2.2 Построение диаграмм потоков данных - dfd
Стандарт описания бизнес-процессов DFD - Data Flow Diagram переводится как диаграмма потоков данных и используется для описания процессов верхнего уровня. На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют из себя информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.
Входы и выходы, которые были показаны при описании окружения бизнес-процесса являются внешними. Внешние входы на DFD–схеме поступают из вне от поставщика процесса, а внешние выходы уходят наружу к клиенту процесса. При построении DFD-схемы бизнес-процесса их нужно перенести со схемы окружения процесса DFD-диаграмму. Для окончательного описания бизнес-процесса остается описать только внутренние информационные и материальные потоки. Каждый из них является выходом одной из работ и в то же является входом для другой (рис. 5.1).
Рис. 2.3. Диаграмм потоков данных - DFD
При построении DFD-схемы бизнес-процесса нужно помнить, что данная схема показывает потоки материальных и информационных потоков и ни в коем случае не говорит о временной последовательности работ. В большинстве случаев временная последовательность работ совпадает с направлением движения потоков в бизнес-процессе. В общем случае это не верно, так как могут быть случаи подобные примеру, приведенном на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Пример несовпадения временной последовательности работ и направления движения документа
В данном примере вторая работа по времени начала выполняться раньше первой работы, но документ движется от первой работы ко второй. Именно поэтому стандарт DFD удобен для описания бизнес-процессов верхнего уровня или макропроцессов, при описании которых в общем случае невозможно указать временную последовательность работ, так как все работы выполняются одновременное или существует несколько вариантов различных последовательностей, которые к тому же могут зависеть и от различных точек зрения. Давайте рассмотрим пример бизнес-процесса, приведенного на рис.2.5.
Рис. 2.5. Пример бизнес-процесс верхнего уровня
Если компания использует схему работы "на склад", то на вопрос что происходит раньше закупка продукции или ее продажа могут быть даны два различных ответа в зависимости от двух различных ситуаций. Если конкретный продукт имеется на складе, то его закупка по времени первичней, чем продажа. Если, при обращении клиента продукции на складе нет и клиент готов подождать пока будет произведена закупка, то процесс продажи начинается по времени раньше, чем закупка, а заканчивается позже. Поэтому при описании данного бизнес-процесса и подобных ему процессов целесообразно использовать DFD стандарт, который не делает акцент на временную последовательность работ.
При построении DFD-схемы бизнес-процесса также нужно показать подразделения и должности участвующие и отвечающие за выполнение работ, входящие в состав процесса. Рекомендуется каждой работе присвоить номер или идентификатор, а также использовать два правила при формулировке названия работ.
Правило 1. Названия работы нужно формулировать согласно следующее формуле.
Название работы = Действие + Объект, на которОм действие осуществляется |
Например, если эта работа связана с действием по продаже продукции, то ее нужно назвать "Продажа продукции", а еще лучше конкретизировать что это за продукция. В данном случае "Закупка" это действие, а "продукция" - объект над которым действие по продаже производится.
Правило 2. При формулировании названия работы нужно стараться использовать краткую и лаконичную формулировку, что повысит эффективность дальнейшей работы по оптимизации бизнес-процесса. Идеальным вариантом является случай когда название работы формулируется при помощи 2-3 слов. В крайнем случае нужно стремится использовать в названии не более 50 символов. В сложных случаях также рекомендуется для каждого краткого названия работы сделать ее подробное описание, которое поместить в глоссарий.
при формулировании названий материальных и информационных потоков также нужно использовать подобные правила. В данном случае второеП правило используется без изменений, а первое правил формулируется следующей формулой:
Название потока = Объект, представляющий поток + Статус объекта |
Например, если речь идет о продукции, которую отгрузили клиенту, то данный поток нужно сформулировать следующим образом – "Продукция, отгруженная" или "Продукция, отгруженная клиенту". В данном случае "Продукция" это объект, представляющий поток, а "отгруженная клиенту" - статус объекта.