Общая структура документа а) угловой бланк; б) продольный бланк

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов.

Реквизиты общего бланка документа: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; трафаретные части рек­визитов (дата и номер документа.

(Согласно ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный герб, его описание и порядок официального использования устанавливаются федеральным конституционным законом.

Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».)

Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту; отметка о контроле. Общий бланк используется для любых документов, кроме писем.

Реквизиты бланка письма: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); код организации по ОКПО; наименование вышестоящей организа­ции (если она имеется); наименование организации; справочные дан­ные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера факсов, адрес электронной почты, и т.д.); трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

На бланках письма рекомендуется проставлять ограничитель­ные уголки для следующих реквизитов: адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) со­ставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида доку­мента. Например: «ПРИКАЗ», РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д. При разработке бланков рекомендуется угловой или продольный варианты размещения реквизитов.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем правом углу листа. Продольное рас­положение реквизитов предполагает их размещение в середине в верхней части листа.

Дата документа - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой Документа является дата проставления последней подписи.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.

Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.

По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:

№ .

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом:

На № 02-13/36 от 04.03.2000.

Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа.

Заголовок к тексту

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:

приказ (о чем?) о приеме на работу;

протокол (чего?) собрания акционеров.

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28—30 знаков при количестве строк не более четырех. Строки заголовка печатают через один интервал.

Отметка о контроле

Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом — «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

Текст документа

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.