3.2. Рекомендации к написанию деловых писем

а) Информативность и убедительность делового пись­ма

Текст делового письма должен быть кратким и содер­жать только основные сведения. Дополнительные сведе­ния могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедитель­ности письма является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо ра­зобраться в трудном вопросе. Убедительность письма за­висит от умения составителя выразить интересы той орга­низации, куда он обращается, ссылкой на действующее законодательство.

б) Основные требования к тексту деловой переписки

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение дол­жно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не до­пускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность - использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

в) Рекомендации по использованию цифр и слов, обо­значающих количество или порядок

Особенностью офи­циально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Аналогично обозначаются временные границы или периоды.

Если однозначное число сопровождается обозначени­ем массы, размера и т.д., оно записывается цифрами. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы.

Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается араб­скими цифрами, то используется наращение, соответству­ющее падежному окончанию. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз. Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без нара­щения. Римскими цифрами принято записывать поряд­ковые номера месяцев, кварталов. С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения.

г) Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторе­ния длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические и графические сокращения. Графические сокращения - это условные, только пись­менные сокращения, не являющиеся словами-аббревиа­турами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандар­тизированы некоторые виды сокращений:

• почтовые сокращения слов, обозначающих населен­ные пункты;

• названия месяцев;

• условные обозначения физических величин и еди­ниц измерения;

• сокращения, принятые в учетно-отчетной докумен­тации;

• названия документов (ГОСТ);

• наименования должностей, ученых званий и степе­ней.

Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их напи­сать, следует воспользоваться «Словарем сокращений рус­ского языка».

д)Этикет в деловой переписке

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила по­ведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, из­ложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Вводные конструкции в письме смягчают категорич­ность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. В современной деловой переписке не принято употреб­лять местоимение «я».