3.3.Структура деловых писем

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные перегово­ры, выясняются отношения между предприятиями, из­лагаются претензии. Письма сопровождают материаль­ные ценности в пути и т.д.

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма. Для мно­гоаспектных писем уже сложились определенные устой­чивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунк­тов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходи­мо начинать с абзаца.

Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимуще­ственно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма - это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргумен­ты), послужившие основанием для составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения. При состав­лении любого письма вначале нужно наметить логичес­кую схему его содержания. Приведем примеры структу­ры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлет­ворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудни­честву.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение пред­ложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

3.4. Стандартные фразы и выражения деловых писем:

Составитель деловых писем должен знать и использовать набор стандартных фраз.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

В связи с отсутствием финансовой помощи...;

В связи со сложной экономической ситуацией...;

В порядке проведения совместной работы...;

В соответствии с Вашим письмом...;

В соответствии с протоколом...;

В ответ на Ваше обращение...;

В подтверждение нашей договоренности...;

В целях усиления ответственности...;

На Ваше обращение...

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

Просим оказать содействие...;

Просим выслать в наш адрес...;

Просим принять участие...;

Прошу принять меры...;

Прошу принять к сведению...;

Прошу довести до сведения...;

Прошу ликвидировать задолженность...

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

Направляем информацию...;

Возвращаем справочные материалы...;

Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;

Посылаем справочную литературу...

Письма-подтверждения начинаются так:

Подтверждаем...;

С благодарностью подтверждаем...;

Фирма «Круиз» подтверждает...

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

Напоминаем, что...;

Напоминаем Вам, что ...

В письмах-извещениях - такие:

Сообщаем, что...;

Ставим Вас в известность, что...

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

Оплату гарантируем...;

Качество изделий гарантируем...;

Сроки выполнить гарантируем...

Письма-приглашения могут начинаться со слов:

Приглашаем принять участие...;

Просим направить представителя...

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

Ваше предложение отклоняется по следующим при­чинам...;

Направленный в наш адрес проект плана совмест­ных действий изучен. Считаем его неприемлемым в настоящее время по следующим причинам...;

На Ваше обращение о совместной работе считаем...

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

Убедительно просим Вас выделить 10 млн р. на проведение благотворительного марафона.

Убедительно просим направить в наш адрес инфор­мацию.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить за задержку с ответом.

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.