4. Объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного доку­мента (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

К ней относятся документы по поводу каких-либо про­исшествий, сложившихся ситуаций, фактов, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Они оформ­ляются на чистых листах бумаги с воспроизведением реквизитов и подписываются составителем.

Объяснительные за­писки не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются докумен­ты, составляемые работниками организации по указанию пря­мых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от ру­ки, адресуется руководителю, который ее потребовал, в течении 2 дней после полученного указания и должна иметь дату.

Объяснительная записка имеет следующие элементы:

• название вида документа " Объяснительная записка ";

• дата;

• адресат (кому направлена);

• от кого направлена;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки

		Адресат (должность, название
		организации , И.О. Фамилия
		в дательном падеже ) кого (должность, Ф.И.О)
Объяснительная записка
Текст (дата события и причина написания объяснительной записки.
Указываются последствия нештатной ситуации).
00.00.0000		Подпись И.О. Фамилия

Формуляр-образец объяснительной за­писки

3. Правила и формы деловой (служебной) переписки

1. Исходные положения о документах служебной переписки

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть водящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, инициативные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, с указанием всех необходимых реквизитов. Если текст не превы­шает семи строк, то допустимо использовать формат А5, при условии, что это оговорено в Инструкции по делопроизводству организации.

Текст письма строят по схеме:

• введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

• доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме);

• заключение (излагаются выводы, предлагаются решения).

В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не долж­но превышать две страницы.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам или отчетам о деятельности.

Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу.

В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуме­стные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, ос­новного смысла письма.

Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко вы­раженный, эмоциональный тон, придавать им личностный ха­рактер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения.

Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обяза­тельно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или кате­горическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

Самые общие рекомендации по составление текста служебных писем - избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»), уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить дее­причастными оборотами: «рассмотрев Ваше предложение», «детально ознакомившись с Вашим проектом», «внима­тельно изучив Ваши замечания».

Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая принципиальным положение...», «рассмотрев предложенный ассортимент...».

Убедительность служебных писем достигается использованием при их составлении сложившихся языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплата гарантируется...», «В порядке обмена...», «В соответствии с предварительной договоренностью...», «В связи с проведением совместных работ...» и т.д.

Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.

Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только приведением значительного количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.

В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «завод не предполагает», «издательство не планирует», «институт не счи­тает возможным», «фирма не может обеспечить», «организации не требуется» и т.д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т.п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.

Если письмо содержит формулы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович!.. С уважением, начальник управле­ния...» Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.

Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной свя­зи, электронной почты.