4. Формирование и использование ксба

4.1. КСБА представляет собой специализированную часть СБА ЦБС, нацеленную на максимально полное раскрытие состава и содержания краеведческих документов в различных аспектах.

4.2. КСБА включает сведения обо всех опубликованных краеведческих документах, независимо от физической формы, языка, места и времени издания, идейной направленности, наличия в библиотеке; а также обо всех неопубликованных краеведческих документах, хранящихся в ЦБС.

В ЦБС территорий с традиционно развитой издательской деятельностью в КСБА могут отражаться сведения обо всех местных изданиях (независимо от физической формы, содержания, времени издания, наличия в данной библиотеке).

4.3. КСБА создается на двух уровнях. Центральная часть, формируемая в ЦБ, включает:

• систему баз данных (БД);

• систему карточных каталогов и картотек;

• фонд краеведческих справочных и библиографических пособий;

• тематические подборки вырезок и копий документов.

КСБА филиала включает:

• краеведческую систематическую картотеку;

• фактографические картотеки;

• фонд краеведческих справочных и библиографических пособий;

• тематические подборки вырезок и копий документов.

В филиалах, обслуживающих детей, выделяются элементы КСБА, предназначенные для детей (по возрастным группам) и для руководителей детского чтения.

КСБА филиала отражает краеведческие документы обо всей территории, обслуживаемой ЦБС, и документы о регионе, имеющиеся в фонде филиала.

4.4. Краеведческие каталоги (электронные и карточные) являются сводными: они отражают состав фондов краеведческих документов и местных изданий всех библиотек системы, а также других библиотек своей территории.

4.5. Система БД представляет собой относительно самостоятельную часть электронного СБА ЦБ и связана с другими его элементами в локальной сети. Этим обеспечивается технологическая возможность одноразовой обработки краеведческих документов, оперативного и комфортного библиотечно-библиографического обслуживания читателей библиотеки и удаленных пользователей.

Состав БД, их распределение по структурным подразделениям, соотношение между собой и с общим СБА в каждой ЦБС определяется самостоятельно. По возможности исключаются: многократная обработка одних и тех же документов, дублирование или рассредоточение информации по нескольким однотипным БД.

Для ЦБ представляется рациональным следующий набор элементов:

• электронный краеведческий каталог (ЭКК), включающий библиографические записи (БЗ) на все виды краеведческих документов;

• БД «Календарь знаменательных дат» и другие фактографические БД (адресные, персональные и др.) по своей территории;

• полнотекстовые БД на местные нормативно-правовые акты, а также на наиболее информационно насыщенные или редкие краеведческие документы о территории;

• электронный каталог местных изданий.

В филиалах по возможности создаются электронный краеведческий каталог (формируемый преимущественно путем импорта БЗ) и фактографические БД (хроникальные, адресные, персональные и пр.).

В состав КСБА входят, наряду с создаваемыми в самой библиотеке, БД других учреждений, приобретенные или используемые на договорной основе.

4.6. Состав системы карточных каталогов и картотек определяется традициями и условиями данной ЦБС. Карточные каталоги сохраняют свое значение в качестве средства доступа к краеведческим ресурсам и страховой копии электронных каталогов.

В ЦБ ведутся:

обязательно при отсутствии соответствующей БД:

• систематический краеведческий каталог (включающий библиографические записи на все виды краеведческих документов);

• сводный алфавитный каталог краеведческих книг;

• картотека знаменательных и памятных дат;

• картотека нормативно-правовых актов местных органов власти и управления (или соответствующий раздел систематического краеведческого каталога);

факультативно:

• фактографические картотеки (адресные, персональные и др.);

• каталог местных изданий.

4.7. Фонд справочных и библиографических пособий включает опубликованные и неопубликованные документы (библиографические указатели, списки, справочники) в печатной и электронной форме, в том числе электронные версии и оригинал-макеты печатных изданий.

4.8. КСБА является открытым и общедоступным, в том числе для удаленных пользователей. ЦБС обеспечивает доступ в Интернет к элементам КСБА, существующим в электронном виде, и поэтапный перевод в электронную форму остальных элементов.

4.9. БЗ, составляющие содержание краеведческих БД, создаются в расчете на использование в региональном, национальном и международном информационном обмене. Этим определяются общие требования к их доступности, полноте и качеству:

• для всех краеведческих документов и местных изданий с известным местом хранения — описание de visu;

• использование национальных коммуникативных (RUSMARC) или одного из международных форматов, обеспечивающее доступность информации для других библиотек и пользователей;

• полнота библиографического описания (использование всех обязательных и факультативных элементов) в соответствии с требованиями действующих стандартов и правил каталогизации (при описании de visu);

• индексирование содержания документов, обеспечивающее тематический и предметный доступ (при описании de visu). В качестве обязательного инструмента индексирования содержания краеведческих документов применяется предметизация; дополнительно могут использоваться другие информационно-поисковые языки;

• авторитетный контроль всех нормируемых элементов БЗ (обязательных элементов библиографического описания; элементов предметных рубрик) в соответствии с действующими требованиями (при описании de visu).

• обязательность указания места хранения (названия учреждения-владельца), если оно известно;

• наличие аннотации (для краеведческих документов при описании de visu).

4.10. КСБА включает, наряду с полными, неполные, предварительные записи, сделанные на основании печатных источников, не рекаталогизированных каталогов и картотек, по сведениям, полученным из других учреждений и пр. Для таких записей обязательны:

• ссылка на источник (краткое библиографическое описание опубликованного источника со ссылкой на страницу; название учреждения, сообщившего сведения; каталога или картотеки, откуда взято описание);

• указание предварительного статуса БЗ.

4.11. В ЦБС ведется внутренний обмен библиографическими записями: ЦБ регулярно (не реже раза в месяц) передает БЗ на вновь поступающие краеведческие документы в филиалы (в любой форме: комплектами карточек, списками, на электронных носителях, по сети).

4.12. ЦБС осуществляет обмен библиографическими и авторитетными записями с другими библиотеками и небиблиотечными учреждениями (с ЦБР и муниципальными библиотеками своего региона на бесплатной основе, с остальными - на основе договоров о взаимном обмене информацией или за плату).

ЦБС участвует в корпоративных проектах различного уровня и масштаба, предусматривающих распределенную библиографическую обработку текущих потоков или ретроспективных массивов краеведческих документов и местных изданий, ведение сводных ЭКК, подготовку текущих библиографических изданий.

ЦБС регулярно передает библиографические и авторитетные записи на вновь обработанные краеведческие документы и местные издания в ЦБР для включения в краеведческие каталоги и БД.

Частота и форма передачи записей (комплектами карточек, списками, на электронных носителях, по сети) устанавливаются по согласованию с ЦБР.

4.13. Краеведческие каталоги (электронные и карточные) ЦБ являются сводными по своей территории. В них указываются:

• в отношении краеведческих документов о своей территории все известные места хранения (в том числе за пределами территории и региона);

• в отношении краеведческих документов о регионе все известные места хранения на своей территории.

4.14. Электронные и карточные краеведческие каталоги и картотеки рассматриваются как уникальные и особо ценные неопубликованные документы. Поэтому ЦБС принимает меры для обеспечения их гарантированной сохранности. К ним относятся:

• ретроконверсия карточных элементов КСБА в электронную форму;

• регулярное копирование электронных каталогов и других краеведческих БД на электронных носителях;

• дублирование вновь создаваемых БЗ в карточной форме;

• защита БД от несанкционированного доступа (программными средствами).

4.15. Краеведческие каталоги и БД, создаваемые библиотекой, являются ее интеллектуальной собственностью. Библиотека вправе контролировать копирование значительных по объему массивов БЗ из карточных и электронных каталогов и ограничивать его программными или иными средствами. Предоставление больших массивов записей может осуществляться на основе договоров или за плату.