7.3. Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами (project management information system, PMIS) — это важный компонент КСУП, существенным образом повышающий эффективность проектного менеджмента в организации. Она может включать в себя различные модули в зависимости от задач, решаемых в рамках КСУП.

Информационная система управления проектом (ИСУП) — комплекс технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами в организации, настроенный с учетом корпоративных стандартов УП и потребностей участников проектов.

Основная цель автоматизации процессов УП — это повышение эффективности управления посредством:

♦ разработки и оптимизации моделей проектов, программ и портфелей проектов;

♦ обеспечения единого информационного пространства для коммуникаций, сбора, обработки и анализа данных о ходе выполнения работ по проекту;

♦ аналитических и прогнозных расчетов, а также моделирования ситуаций в ходе реализации проектов для обеспечения принятия управленческих решений.

Программное обеспечение (ПО) для управления проектами — класс компьютерных программ, разработанных специально для поддержки основных процессов УП, включая планирование и контроль сроков, затрат, коммуникации и другие процессы.

Виды современного ПО для управления проектами: Microsoft Office Project (MS Project 2010); Spider Project Professional; Oracle Primavera; SAP; HP; Welcom (Open Plan, Cobra, WelcomHome); Artemis; CA Clarity PPM; 1C:PM Управление проектами; ELMA Проекты.

Наиболее распространенные виды программных продуктов описаны ниже:

• Microsoft Office Project (MS Project 2010) – широко распространенный в мире программный продукт, который имеет интуитивно-понятный интерфейс, позволяет управлять различными проектами, полностью интегрирован с MS Office; версии - MS Project Standard, MS Project Professional, MS Project Server.

• Spider Project Professional - российский программный продукт, в котором учтена специфика УП в России, позволяет планировать физические объемы работ и рассчитывать длительность на основе ресурсов, имеет широкий функционал для управления инвестиционно-строительными проектами.

• Oracle Primavera – программный продукт, который позволяет управлять как простыми, так и сложными проектами, предоставляет возможность одновременной работы над проектом многим участникам; архитектура разработана для поддержания и хранения больших объемов стандартной и дополнительной информации по проектам и ресурсам - используется набор специализированных структур (структура проектов предприятия (EPS), организационная структура (OBS), структура декомпозиции работ (WBS), портфели проектов, иерархическая структура кодирования, иерархическая структура ресурсов (RBS), структура ролей ресурсов и квалификаций.

Информационная система УП может быть структурирована по:

♦ этапам проектного цикла;

♦ функциональным областям (областям знаний);

♦ уровням управления.

Для поддержки различных управленческих функций на различных этапах жизненного цикла проекта используется разное информационное и программное обеспечение.

Для укрупненного описания и анализа проекта на предынвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное программное обеспечение (ПО) бизнес-планирования, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность инвестиций (например, Project Expert, Альт Инвест).

Для детального планирования и контроля графика работ проекта необходимо использовать ПО календарного планирования и управления проектами, ПО бюджетирования, ПО управления рисками (например, Microsoft Project, Primavera, Open Plan, Cobra CM Pro, Risk Analysis System).

На стадии выполнения проекта особую важность приобретает обеспечение эффективного обмена информацией и оперативного взаимодействия между участниками проекта и соответственно ПО поддержки коммуникаций, документооборота и формирования отчетов (например, MS Project Server, MS SharePoint, WelcomeHome).

ПО управления проектами может классифицироваться по основным функциональным областям УП:

♦ ПО управления временными параметрами проекта;

♦ ПО управления стоимостными параметрами проекта;

♦ ПО управления ресурсами проекта;

♦ ПО управления коммуникациями проекта;

♦ ПО управления рисками проекта.

Создание информационной системы УП предполагает настройку функциональности ПО с учетом потребностей основных участников проектов и руководителей, участвующих в принятии решений по проектам в компании. Различные виды ИСУП, ориентированные на разные уровни управления и разных участников проекта, различаются как по функциональным возможностям, так и по уровню обобщения и представления информации о проектах (табл. 7.1).

Таблица 7.1. Информационная система по уровням управления в организации

Уровень управления	Требования к информационному обеспечению
Стратегический уровень управления программами/ портфелем проектов (высшее звено руководства организации)	• Простота использования • Средства сбора и обобщения данных • Средства наглядного представления информации • Возможности укрупненного планирования, определения ограничений • Средства постановки задач и контроля исполнения распоряжений
Уровень управления проектом (менеджер проекта)	• Мощные и гибкие средства временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля • Мощные аналитические возможности • Средства создания и распределения отчетов • Средства сбора и передачи данных
Уровень исполнения проекта (ответственные исполнители)	• Простота использования • Удобные средства доступа к информации и ввода данных

Стратегический уровень руководства (высшее руководство, управление комплексом проектов, программами) отвечает за принятие решений, связанных с утверждением целей, приоритетов и финансирования программ/проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта. ИС на данном уровне управления должна обеспечивать сбор данных из различных источников (преимущественно из информационных подсистем нижних уровней управления), обобщение и представление данных в форме, удобной для интуитивного восприятия.

На уровне управления проектом (менеджер проекта, руководитель функционального подразделения, участвующего в проекте) выполняется детальное планирование комплекса работ, оперативное управление ресурсами и контроль проекта по времени и стоимости. Данный уровень руководства в первую очередь заинтересован в мощных средствах, позволяющих создать адекватную информационную модель комплексов работ и ресурсов, поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах, обеспечивающих обмен данными с другими уровнями управления и получение отчетов для целей анализа и управления.

На уровне исполнения задач проекта необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая их выполнение. Эта информация поступает с уровня управления проектом и из функциональных подразделений. В то же время на указанном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о выполнении работ и использовании ресурсов.