11. Улік і навуковае апісанне музейнага фонду.

Па меры выяўлення, збірання і паступлення ў музеі ўстаноў адукацыі ўсе экспанаты патрэбна ўлічваць, апісваць і арганізоўваць іх правільнае захаванне. Улікова-захавальная дзейнасць музея ставіць перад сабой дзве асноўныя мэты:

1. Забяспечьшь захаванасць кожнага прадмета ад раскрадання і пашкоджання.

2. Забяспечыць атрыманне і захаванасць найбольш поўных звестак аб прадметах, што паступаюць у музей.

Для вядзення ўліку і арганізацыі захавання фондаў савет музея выбірае захавальніка фондаў, для дапамогі якому выдзяляецца яшчэ некалькі членаў савета або актывістаў музея.

Захавальнік музея абавязаны арганізаваць правільны ўлік фондаў музея, забяспечыць захаванасць музейных калекцый у фондасховішчы і экспазіцыі ва ўмовах, якія перасцерагаюць іх ад пашкоджання, або раскрадання.

Асноўнымі дакументамі ўліку і захаванасці музейных прадметаў з’яўляюцца:

• Акты прыёму музейных прадметаў на пастаяннае/часовае захоўванне;

• Акты перадачы музейных прадметаў;

• Галоўная інвентарная кніга (КП);

• Кніга навукова-дапаможных матэрыялаў (НВ);

• Журнал уліку фондавых кніг;

У выпадку паступлення новага прадмета ў фонд музея ўстановы адукацыі складаецца акт прыёма дадзенага прадмета на пастаяннае ці часовае захоўванне - тым самым адбываецца першапачатковы ўлік прадметаў музейнага значэння. Захоўванне ў музеi прадметаў музейнага значэння, якiя не аформлены актамi прыёму прадметаў музейнага значэння на часовае захоўванне, забараняецца. У акце пазначаецца сведчанне аб асобе, якая перадае прадмет, дароўная аб перадачы на пастаяннае/часовае ўтрыманне, расшыфраваны подпіс. Акты прыёму музейных прадметаў на пастаяннае захоўванне з’яўляюцца падставай для ўнясення адпаведнага запiсу ў кнiгу паступленняў музейных прадметаў асноўнага фонду, кнігу ўліку фонду навукова-дапаможных матэрыялаў і іншыя ўліковыя дакументы.

Галоўная інвентарная кніга (КП), як дзяржаўны дакумент ахоўнага парадку, павінна да яе запаўнення быць пааркушна пранумаравана, прашнуравана і замацавана пячаткай аддзела адукацыі (дырэктара ўстановы адукацыі). Забараняецца вырываць аркушы з інвентарнай кнігі. Выпраўленні ў інвентарнай кнізе дапускаюцца ў рэдкіх выпадках і робяцца чырвоным чарнілам.

Інвентарная кніга ўтрымлівае наступныя графы:

1. Інвентарны нумар па парадку.

2. Дата запісу.

3. Час, крыніца і нумар акта паступлення.

4. Назва і кароткае апісанне прадметаў.

5. Колькасць.

6. Матэрыял і тэхніка.

7. Памеры.

8. Захванасць.

9. Да якога фонда адносіцца прадмет (асноўны, дапаможны).

10. Парадкавы нумар асноўнага фонда.

11. Заўвагі.

У першай графе – “Інвентарны номер” – пазначаецца парадкавы нумар прадмета. Адначасова гэты нумар ставіцца і на прадмеце.

У графе “Дата запісу” – запісваецца чысло, месяц і год рэгістрацыі прадмета ў інвентарнай кнізе.

У графе “Час, крыніца і нумар акта паступлення” запісваецца месца, дзе прадмет быў знойдзены. Калі матэрыял быў атрыманы ад прыватнай асобы, запісваеца яго прозвішча, імя, імя па бацьку, месца працы і адрас. Тут жа запісваецца нумар акта атрымання з пазначэннем даты складання акта. У гэтай жа графе пазначаецца прозвішча, імя, імя па бацьку таго, хто прыняў прадмет у музей.

У графе “Назва і кароткае апісанне прадметаў” запісваецца назва прадмета. Для кніг, брашур і сшыткаў пазначаецца колькасць аркушаў. Пры запісу фатаздымкаў апісваецца іх сюжэт. Калі на фота прысутнічаюць людзі, то трэба іх пералічыць злева направа.

У графе “Колькасць” пазначаецца колькасць аднолькавых прадметаў, якія паступаюць у музей.

У графе “Памеры” пазначаецца памер экспаната, пры неабходнасці вага экспаната.

У графе “Матэрыял і тэхніка” пазначаецца від матэрыялу, з якога выраблены прадмет: папера, дрэва, кераміка. Тэхніка выканання.

У графе “Захаванасць” падрабязна апісваецца матэрыяльны стан прадмета. Калі ніякіх дэфектаў і пашкоджанняў няма, то захаванасць пазначаецца словам “Поўная”. У выпадку няпоўнай захаванасці падрабязна апісваюцца ўсе дэфекты і пашкоджання прадмета (прыклад больш падрабязнага навуковага апісання прадмета прыведзены ў дадатках да рэкамендацый).

Прадметы навукова-дапаможнага фонду фіксуюцца ў кнізе навукова-дапаможнага фонда (НВ). Кніга павінны быць пааркушна пранумаравана, прашнуравана і замацавана пячаткай аддзела адукацыі (дырэктара ўстановы адукацыі).