1.2 Носії облікової інформації

1.2.1. Первинного обліку

Первинний облік – початкова стадія господарського обліку, на якій відбувається фіксування господарської операції в первинному документі, її зміна і реєстрація. Первинні документи відображають процеси придбання запасів і засобів праці, процеси виробництва і реалізації, рух ресурсів підприємства, його доходи і витрати .

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій у РМ ПДМ є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Тобто, без наявності первинного документу бухгалтер не має права відображати господарську операцію в бухгалтерському обліку.

Для оформлення операцій по надходженню і вибуттю запасів призначено ряд типових форм документів, затверджених Інструкцією № 130 та наказом Міністерства статистики № 193.

Матеріали надходять в установу РМ ПДМ безпосередньо від постачальників та різних організацій, від підрозділів установи, в порядку гуманітарної допомоги, централізованого постачання, від підзвітних осіб.

Матеріальні цінності, що отримуються в склад установи від постачальників оприбутковуються на основі належне оформлених документів постачальників: накладних, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур. Попередньо документи постачальника реєструються в Журналі обліку вантажів, що надійшли і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає на склад для контролю при прийнятті вантажу.

Приймання матеріалів у склад здійснюється завскладом. При цьому він перевіряє дані, що вказані в супроводжуючих документах та фактичною наявністю матеріалів, відповідність їх назвам, сортам, розмірам чи інших показників, що вказані в документах.

При виявленні розбіжностей оформляється Акт про приймання матеріалів (форма З-1 бюджет), що складається приймальною комісією з обов'язковою участю представника постачальника, завідуючого складом. У випадку неявки представника постачальника в склад комісії включається представник незацікавленої сторони.

В акті послідовно зазначається: найменування, одиниця виміру, номер субрахунку, на яких обліковуються запаси, номенклатурні номери, кількість, ціна, вартість матеріалів. Акт складається тільки на фактично прийняті запаси. Акт підписується комісією.

Акт складається в двох примірниках: один з них передається в бухгалтерію для оформлення претензії, а другий залишається в складі для оприбуткування отриманих матеріалів.

Якщо ж розходжень не встановлено, то завскладом оприбутковує матеріали, при цьому розписується в отриманні на супроводжуючих документах. При оприбуткуванні запасів на підставі супроводжуючих документів постачальника завскладом оформляє Прибутковий ордер ф. М-4 в одному примірнику на кожний документ.

Безоплатне отримання запасів (гуманітарна допомога, благодійні надходження) оформляється комісією призначеною наказом керівника установи з включенням до її складу представника бухгалтерії та представника вищого органу. Комісія в присутності матеріально-відповідальної особи перелічує, переважує отримані матеріали та складає Акт приймання запасів, в яком вказує назву, кількість і вартість отриманих матеріалів по ринкових цінах на аналогічні матеріали, тобто, їх справедлива вартість. За цим Актом матеріали передаються матеріально-відповідальній особі на відповідальне зберігання чи використання, про що вона розписується в Акті.

Отриманні запасів, що придбані за готівку (підзвітними особами) оформляється на основі Звіту про використання коштів наданих на відрядження та під звіт та прикладених до нього документів: чеків, накладних тощо.

Відпуск запасів з місць відповідального зберігання проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи.

РМ ПДМ при відпуску запасів використовуються форми документів встановлені наказом Міністерства статистики № 193: М-3 "Журнал реєстрації довіреностей"; М-4 "Прибутковий ордер"; М-7 "Акт про приймання матеріалів"; М-10 "Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів"; М-11 "Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів"; М-12 "Картка №__ складського обліку матеріалів"; М-13 "Реєстр № __приймання - здачі документів"; М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі".

Крім того використовуються наступні форми документів.

Акт списання ф. № 3-2. Використовується для списання запасів, що встановлені як непридатні для подальшого використання. Складається комісією, призначеною керівником установи в двох примірниках. Перший здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. В ньому послідовно вказують по кожному найменуванню запасів: номенклатурний номер, назву матеріалів, що списуються, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, вартість, термін перебування в експлуатації та підстава непридатності. Вказується причина списання та спосіб знищення. Акти затверджуються керівником у встановленому порядку.

Накладна (вимога) ф. № З-3. Використовується для видачі запасів стороннім організаціям та внутрішнього переміщення. Складається в бухгалтерії у двох примірниках, підписується керівником та головним бухгалтером і дає право на отримання матеріалів зі складу чи інших місць.

По закінченні місяця завскладом підводить підсумки, записує в книгу складського обліку кількість відпущених матеріалів, а забірну картку разом з іншими первинними документами передає в бухгалтерію.

Таблиця 1.2.

Перелік форм носіїв первинного обліку запасів РМ ПДМ

№ з/п	Назва документу	Код форми	Призначення (облік надходження, вибуття тощо)
1	Доручення	М-2	Надходження запасів
2	Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів"	М-11	Вибуття (внутрішнє переміщення) матеріалів
3	Накладна (вимога)	З-3	Вибуття, надходження та внутрішнє переміщення запасів
4	Книга складського обліку запасів	З-9	Облік руху запасів на складі
5	Акт списання	3-2	Вибуття запасів

В РМ ПДМ дотримуються чинних вимог до оформлення первинних документів.