1.3. Організація технології облікового процесу (документообіг)

Документообіг - рух документів на підприємстві (в установі) від моменту їх складання чи отримання до передачі їх до архіву [9, с.289 ].

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу в РМ ПДМ здійснюється головним бухгалтером.

Для належної організації обліку запасів на підприємстві необхідно забезпечити:

- ефективну організацію документообігу, на всіх стадіях обліку запасів (встановлення максимально коротких термінів часу на передачу і обробку документів з використанням індивідуальних схем руху документів);

- правильне ведення бухгалтерського обліку, яке передбачає модифіковане використання загальної схеми обліку підприємства.

Графік документообігу з обліку запасів в РМ ПДМ наведений в таблиці 1.4.

Таблиця 1.4

Графік документообігу з обліку запасів в РМ ПДМ

Назва документу

Створення

Перевірка

Обробка

Передача до архіву

Дата

Відпов. особа

Дата

Відпов. особа

Дата

Відпов. особа

Термін зберігання

Відпо. особа

Договір

В момент здійснення події

Юрист

Під час уклдання

Гол. бухгалтер

Після укладння

Бухгалтер

5 роки

Бухгалтер

Накладна на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів)

В момент здійснення операції

Заступник директора з АГЧ

Надходження у бухгалтерію

Бухгалтер

Надходження у бухгалтерію

Бухгалтер

5 років

Бухгалтер

Накладна (вимога)

В момент здійснення операції

Заступник директора з АГЧ

Надходження у бухгалтерію

Бухгалтер

Надходження у бухгалтерію

Бухгалтер

5 років

Бухгалтер

Книга складського обліку

Прихід запасів на склад

Завскладом

Надходження у бухгалтерію

Бухгалтер

Надходження у бухгалтерію

Бухгалтер

5 років

Бухгалтер

Доручення

В момент виникненя події

Бухгалтер

Надходження у бухгалтерію

Бухгалтер

Надходження у бухгалтерію

Бухгалтер

5 років

Бухгалтер

Акт списання

В кінці кожного місяця

Завскладом

Надходження у бухгалтерію

Бухгалтер

Надходження у бухгалтерію

Бухгалтер

5 років

Бухгалтер

1.4. Облікова політика рм Палацу дітей та молоді

Документом, в якому фіксуються положення облікової політики, є наказ про облікову політику установи, який складається на кожний наступний звітний рік. Наказ про облікову політику – це документ внутрішнього користування, який підписують особи, що мають право першого та другого підпису ( керівник та головний бухгалтер).

Наказ про облікову політику Рівненського міського Палацу дітей та молоді в частині запасів регламентує, що бухгалтерському обліку формування інформації про запаси та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності здійснюються відповідно до НП(С)БО «Запаси 123», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 12.10.2010 № 1202, який зареєстрований в Міністерстві юстиції України 01.11.2010 за № 1017/18312 та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів суб'єктів державного сектору, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 23.01.2015 № 11.

В якості визначення одиниці обліку запасів використовується їх найменування.

Аналітичний облік запасів ведеться у розрізі матеріально відповідальних осіб, видів запасів, окремо за коштами державного та місцевого бюджетів, загального та спеціального фондів. Синтетичний облік запасів ведеться у грошовій одиниці України. Оборотні відомості з метою перевірки правильності записів у регістрах аналітичного обліку матеріальних цінностей та даних синтетичного обліку складаються за всіма субрахунками.

Оприбуткування запасів здійснюється через матеріально – відповідальних осіб.

Оцінка запасів при їх вибутті (внаслідок їх використання або при іншому вибутті) здійснюється методом середньозваженої собівартості шляхом ділення сумарної вартості залишку таких запасів на початок звітного місяця і вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного місяця і одержаних у звітному місяці запасів за матеріально відповідальною особою, за якою обліковуються такі запаси, та рівнями аналітичного обліку.

Вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку за місцем експлуатації відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання.

Операції з надходження, видачі та списання запасів оформлюються первинними документами, які затверджені наказом Держказначейства України «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 № 130, який зареєстрований в Міністерстві юстиції України 28.12.2000 за №962/5183.

Для обліку операцій з витрачання матеріалів використовується меморіальний ордер № 13, а для вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів - меморіальний ордер № 10.

Для цілей бухгалтерського обліку в РМ ПДМ запаси включають:

- сировину, матеріали, паливо, тару і тарні матеріали, будівельні матеріали, запасні частини, що призначені для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, обслуговування виробництва та адміністративних потреб;

- малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він не більше одного року.

Первісною вартістю запасів, що придбані за плату, є собівартість запасів.

Первісною вартістю запасів, що виготовляються власними силами підприємства, визнається їхня виробнича собівартість.

Первісна вартість одиниці запасів, придбаних у результаті обміну на подібні запаси, дорівнює балансовій вартості переданих запасів. Якщо балансова вартість переданих запасів перевищує їх справедливу вартість, то первісною вартістю отриманих запасів є їх справедлива вартість. Різниця між балансовою і справедливою вартістю переданих запасів включається до складу витрат звітного періоду.

Первісною вартістю запасів, що придбані в обмін на неподібні запаси, визнається справедлива вартість отриманих запасів.

Обліковою одиницею бухгалтерського обліку запасів на підприємстві вважається найменування запасів (альтернативний варіант – однорідна група). Застосовується періодична система оцінки запасів (альтернативний варіант – постійна система оцінки).

Оцінка запасів при відпуску у виробництво чи іншому вибутті здійснюється за методом середньозваженої собівартості. При складанні балансу здійснюється оцінка запасів та відображається у бухгалтерському обліку і звітності за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації.

Запаси відображаються в бухгалтерському обліку і звітності за чистою вартістю реалізації.