Подчиненная и связанная формы

Часто требуется визуально представить отношение 1 : М между элементами данных. Для этого используется режим подчиненной формы. Например, при представлении бланка заказа, мы хотим видеть список заказанных товаров, оформленных в одном заказе. Таблица с данными о заказах связана с таблицей «Заказано». Связь осуществляется посредством полей «Kod» (таблица «Заказы») и «Kod_z» (таблица «Заказано»).

Начните создание новой формы с помощью мастера. Выберите таблицу «Заказы» в качестве источника данных. Во втором окне мастера переместите из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» те поля, которые необходимо отобразить на форме. Не закрывая второго окна мастера, в поле «Таблицы/запросы» установите таблицу «Заказано», из которой также выберите поля.

Втретьем окне мастера определите тип представления данных. Это может быть подчиненная форма, которая расположена на основной (рисунок 3.9), или связанная форма, вызываемая нажатием кнопки главной формы (рисунок 3.10). Если вы используете подчиненную форму, то в следующем окне укажите ее внешний вид: ленточная или табличная. Далее выберите стиль оформления и задайте имена главной и подчиненной формам.

Откройте главную форму в режиме просмотра. В верхней части формы расположены поля таблицы «Заказы», ниже – таблица, образованная полями таблицы «Заказано». Особенность заключается в том, что в форме отображаются только те из записей таблицы «Заказано», которые связаны с текущей записью таблицы «Заказы». Аналогичным образом происходит отображение записей в связанной форме.

При редактировании данных MS Access автоматически поддерживает целостность данных. Поэтому запись о заказе можно удалить лишь после того, когда будут удалены все записи о соответствующих ему заказанных товарах.

При вводе информации о том, что было заказано, MS Access автоматически связывает записи с текущим заказом. Поэтому пользователю не нужно самому заполнять поле «Kod_z», а, следовательно, это поле можно удалить из подчиненной формы.

Составная форма может быть построена и иным путем. Для этого сначала разрабатывается подчиненная форма в виде ленточной формы. А потом разрабатывается основная форма, а подчиненная форма встраивается путем простого перетаскивания готовой подчиненной формы и размещения ее внутри основной.

Присоединенная рамка объекта

Если в вашей базе данных необходимо хранить фотографии, звуковое изображение и т. п., используется«Присоединенная рамка объекта», которая связана с полем таблицы, имеющим тип данных «Поле объекта OLE». Чтобы занести данные в соответствующее поле таблицы, откройте форму в режиме просмотра, находясь в области «Присоединенной рамки объекта», вызовите контекстное меню и выберите команду «Добавить объект».

В том случае, когда необходимая информация находится в уже ранее созданном файле, в окне «Вставка объекта» выберите переключатель «Создать из файла», нажмите на кнопку «Обзор…» и в появившемся диалоговом окне выберите необходимый файл (рисунок 3.11), нажмите на кнопку «Открыть».