2.1 Создание запросов в режиме Конструктора.

Профессионалы, хорошо освоившие данную СУБД или пользующиеся непосредственным программированием на языке запросов (SQL), выбирают режим «Конструктор», в котором все операции производятся вручную. Это имеет как плюсы, так и минусы. Слишком много рутинных операций, зато можно сконструировать какой угодно запрос.

2.2 Создание простых запросов с помощью Мастера.

Наиболее часто используют«Простые запросы», которые в последствии модифицируют соответствующим образом в режиме Конструктора запросов. «Простой запрос» возвращает выборку значений соответствующих полей без изменения возвращаемых данных. Выбор этого варианта активизирует первую часть мастера построения запроса (рисунок 2.2). По умолчанию программа подразумевает, что все действия будут проделаны над таблицей, которая была активизирована последней и в данный момент развернута на экране. В противном случае следует выбрать нужное в поле с выпадающим списком «Таблицы/Запросы». Как только конкретная таблица или запрос выбраны, все их поля тут же отражаются в окне «Доступные поля» в левой нижней части окна мастера. Рядом с ним располагается окно «Выбранные поля», заполняемое теми наименованиями, которые пользователь выделяет в левом окне и при помощи кнопок со стрелками, что между указанными окнами, перебрасывает в правое. Смысл этой процедуры заключается в том, чтобы указать мастеру, какие поля следует в запросе просматривать.

Мастер задаст еще один уточняющий вопрос, какого рода ответ вы желаете (рисунок 2.3). Ответов предусмотрено два: подробный список, отсортированный согласно вашим пожеланиям, или итоговый подсчет в стиле – «Всего столько-то».

В следующем окне мастер поинтересуется, как вы желаете новый запрос назвать. Его имя следует набрать в строке «Задайте имя запроса». По умолчанию, MS Access сам генерирует имя.

Авторы СУБД MS Access предусмотрели также такой вариант, когда услуги мастера для построения запросов используются исключительно для выполнения большей части черновой работы. Если вы хотите добраться до внутренней механики полученного запроса - выберите вариант «изменение структуры запроса», иначе программа автоматически решит показать получившийся результат. Можно также «попросить» Access вывести подсказку по работе с запросами. Это делается путем выставления галочки против записи «Вывести справку по работе с запросом».

Далее можно нажать экранную кнопку «Готово» и посмотреть на результат. Для изменения существующего запроса используется режим «Конструктор», попасть в который можно выделив нужный запрос и нажав экранную кнопку «Конструктор».

2.3 Создание перекрестных запросов.

Вариант «Перекрестный запрос» применяется в тех случаях, когда требуется найти нечто общее в двух связанных таблицах. «Перекрестные запросы» - это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных. Результаты обработки выводятся в виде таблицы, которая очень похожа на сводную таблицу Excel.

Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:

1. возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;

2. простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации;

3. возможностью указать поле, которое является заголовком строки;

4. возможностью задать поле или несколько полей, которые являются заголовками столбцов, а также условия определяющее значения в столбцах.

Перекрестные запросы имеют один недостаток – нельзя сортировать таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, так как в подавляющем большинстве случаев одновременное упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно.

Пример. Рассмотрим таблицу товаров, которая содержит три поля данных: «Kod_t» (код типа товара), «Kod_p» (код поставщика), «Cena_pr» (цена продажи товара). Для каждой категории товаров требуется определить суммы цен товаров с указанием поставщика.

Поместите в окно Конструктора запроса таблицу «Товары». Затем включите строку «Групповая операция», выбрав команду «Вид»«Групповые операции». После этого отбуксируйте поле данных «Тип» в бланк запроса. Для этого поля выберите из списка значение «Группировка».

Во второй столбец бланка запроса отбуксируйте поле данных «Kod_p». Для этого столбца также выберите значение «Группировка».

Последним в бланк запроса отбуксируйте поле «Cena_pr». Для этого поля выберите значение «Sum».

При выполнении запроса его результат отображается в режиме таблицы, в первом столбце которой будут все типы товаров, во втором – для каждого типа будут приведены номера поставщиков, а в последнем столбце – суммы цен товара данного типа и данного поставщика.

Теперь необходимо итоговый запрос преобразовать в перекрестный запрос. Для этого выберите команду «Запрос»«Перекрестный».

Выбор данной команды приводит к замене в бланке запроса строки «Вывод на экран» на новую строку «Перекрестная таблица». Все остальные параметры остаются без изменения. Поле «Kod_t» исходной таблицы будет использовано в качестве заголовка строк. Поэтому из поля списка «Перекрестная таблица» выберите элемент «Заголовок строк». Для столбца «Kod_p» выберите из списка «Перекрестная таблица» элемент «Заголовок столбцов».

Сумму цен товаров необходимо поместить в ячейках перекрестной таблицы. Поэтому для этого поля из списка «Перекрестная таблица» следует выбрать элемент «Значение».

При выполнении запроса его результат отображается в режиме таблицы, в которой номера категорий служат в качестве заголовков строк. Кроме этого, для каждого поставщика сумма цен товаров в перекрестной таблице размещена в отдельном столбце.

Примечание: При создании перекрестной таблицы вы можете выбрать только одно поле в качестве содержимого таблицы и только одно поле в качестве заголовка столбцов. В качестве заголовков строк можно указать и несколько полей исходной таблицы