Задания

1. Создайте отчет, содержащий сведения о поставщиках. Для этого в окне базы данных выберите объект «Отчеты» и нажмите на кнопку «Создать». Откроется окно с перечнем всех возможных вариантов создания отчета, но вы выберите «Мастер отчетов». В поле со списком выберите таблицу «Поставщики», нажмите «ОК». На следующем шаге из таблицы «Поставщики» нужно выбрать поля, которые будет содержать отчет. Мы выберем все и нажмем «Далее» (Рисунок 4.1)

Рисунок 4.1

На следующем шаге можно добавить уровни группировки, но мы пока пропустим этот этап – «Далее». Следующий этап тоже пропустим и нажмем «Далее». Вид макета задайте на свое усмотрение и нажмите «Далее». Стиль также можно задать любой. Имя отчета задайте «Поставщики». На этом создание простого отчета закончено.

2. Создайте отчет «Месяц расчет» на основе данных таблицы «Месяц расчет».

3. Создайте отчет на основе данных таблицы «Начисления».

4. На основе таблицы «Заказы» создайте отчет с подчиненным отчетом внутри.

На первом шаге создайте стандартный отчет для подчиненной таблицы. Сохраните отчет под именем "Заказано". На втором шаге создайте отчет для главной таблицы. Сохраните данный отчет под именем "Заказы".

Откройте отчет «Заказы» в режиме Конструктора и буксируйте подчиненный отчет из окна базы данных в область данных главного отчета. В результате MS Access автоматически размещает управляющий элемент для подчиненного отчета.

При просмотре отчета становятся видны некоторые недостатки размещения управляющих элементов в отчете, которые можно легко устранить. Откройте подчиненный отчет в режиме Конструктора. Удалите заголовок, нумерацию страниц и все другие управляющие элементы, которые больше не понадобятся. Затем переместите заголовки полей таблицы из области верхнего колонтитула страницы в область заголовка отчета. Затем выберите Формат/Колонтитулы, чтобы выключить соответствующие области. Сохраните изменения.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены отчеты?

2. Что представляют собой одноколонные отчеты?

3. Что представляют собой отчеты с группировкой данных?

4. Какие возможности предоставляет Конструктор отчетов?

5. Как создаются главные и подчиненные отчеты?

Лабораторная работа №5 Работа с макросами в среде ms Access

Цель: изучить принципы использования макрокоманд в MS Access.

Макросы

Макросы великолепно подходят для автоматизации повторяющихся действий. С помощью макросов Вы можете решить большинство своих проблем. Если макросов станет недостаточно, нужно обратиться к интегрированному в MS Access языку программирования Visual Basic. Данный язык является наиболее доступным языком программирования в мире, с другой стороны, Visual Basic обеспечивает очень высокую производительность.

Макросы встречаются гораздо реже, чем программы. Как правило, они очень тесно связаны с объектами среды MS Access. Практически каждый управляющий элемент располагает множеством так называемых «реакций на события». События определяют, что должно произойти при выполнении нажатия кнопки, перехода в поле и выходе из него.

Если в окне свойств активизировать одно из событий, MS Access выведет на экран список всех сохраненных в базе данных макросов. Пользователю остается только выбрать один из элементов списка, чтобы связать свойство элемента управления с макросом.

Построитель макросов

Прежде всего, следует открыть в режиме«Конструктора» форму, в которой находится соответствующий объект (например, кнопка). Поместите указатель мыши на объект (в данном случае на кнопку) и нажмите правую кнопку мыши. Объект будет выбран, и откроется контекстное меню, из которого следует выбрать элемент «Свойства». В окне свойств щелкните по вкладке «События». Выберите то событие, в результате которого будет вызываться макрокоманда. В той же строке выполните щелчок мышью на кнопке вызова построителя, которая расположена рядом со строкой ввода значения свойства.

Появляется диалоговое окно «Построитель» (рисунок 5.1), в котором для запуска построителя макросов необходимо выбрать «Макросы» и нажать «ОК». MS Access создает новый макрос и предлагает пользователю ввести его имя. После этого указанное имя макроса будет автоматически внесено в строку ввода свойства события. Одновременно макрос открывается в режиме «Конструктора», после чего можно непосредственно приступать к его созданию. Каждый макрос может содержать одну или несколько команд. Макрокоманды могут запускаться с использованием условий или строго последовательно. После завершения работы над макросом его следует сохранить и закрыть окно макроса. Теперь можно снова нажать кнопку вызова построителя. Однако MS Access не создает нового макроса, а открывает заданный, непосредственно готовый к редактированию в режиме «Конструктора».

Автоматический запуск макроса

Как правило, при открытии базы данных постоянно выполняются одни и те же действия. Типичным примером этого является открытие формы, содержащая панель управления прикладной программой. Было бы удобно, если бы MS Access выполнял это действие автоматически. Все, что для этого нужно – это автоматически выполняемый макрос, который называется «AutoExec».

Вокне базы данных выберите вкладку«Макросы». Затем нажмите кнопку «Создать», в результате чего MS Access откроет пустое окно макроса в режиме «Конструктора». Нажмите мышью самую верхнюю строку столбца «Макрокоманда». MS Access отображает на экране список макрокоманд. Осуществите прокрутку списка и выберите элемент «Свернуть», чтобы при запуске макроса окно базы данных автоматически было свернуто и помещено в левый нижний угол экрана.

Далее выберите команду «Открыть Форму». Теперь необходимо определить аргументы макрокоманды. Нажмите мышью строку «Имя форм» в нижней части окна. Здесь MS Access отображает список всех форм базы данных. Выберите ту форму, которая должна открываться автоматически (например, «Кнопочная форма»). Для всех других аргументов можно оставить стандартные установки без изменений (рисунок 5.2).

Сохраните новый макрос под именем «AutoExec». При следующем открытии базы данных автоматически будет открываться форма «Кнопочная форма».

Если в исключительном случае потребуется подавить выполнение «AutoExec»-макроса, при открытии базы данных следует удержать нажатой клавишу SHIFT.

В более серьезных случаях в макрос «AutoExec» помещают команды подготовки приложения к работе, например, сюда можно поместить команды подсоединения таблиц из другой БД.

Макросы в качестве заменителей команд меню

Взаимодействие с формой можно упростить, разместив наиболее часто используемые команды меню в виде кнопок. Нажатие кнопки выполняется, как правило, гораздо быстрее, чем выбор команды меню. Это оправдывает себя в том случае, если часто приходится возвращаться в окно базы данных.

MS Access позволяет создавать макрос, в котором можно объединить несколько макрокоманд. Создание такой группы рекомендуется в тех случаях, когда для формы нужно несколько макрокоманд.

При использовании группы макрокоманд можно избежать того, что в окне базы данных появляется каждая отдельная макрокоманда. Это значительно улучшает наглядность.

Определение группы макрокоманд выполняется точно так же, как определение отдельной макрокоманды.

Условие выполнения макроса

Не всегда макрос должен выполняться сразу же, как только вы нажали определенную кнопку. Так, например, можно создать макрос, который последовательно распечатывает несколько отчетов. Прежде чем начнется печать, на экране должно появиться сообщение о том, что печать займет продолжительное время. Процесс печати должен начаться лишь после того, как пользователь согласится с этим.

Создайте новый макрос. Выберите команду «Вид»«Условия», в результате чего на экране появится столбец «Условия». Прежде всего, следует указать макрокоманды в той последовательности, в которой они должны выполняться. Например, если требуется отпечатать несколько отчетов, следует выбрать макрокоманду «Открыть Отчет» несколько раз.

Затем с помощью аргумента макрокоманды «Режим» можно определить, будет MS Access сначала открывать отчеты в режиме предварительного просмотра или сразу выводить их на печать.

Перейдите в столбец условий, введите там следующее выражение: МsgВох («Печать требует продолжительного времени. Приступить к печати?»; 4+32)=6.

Сначала вызывается встроенная функция MsgBox (Сообщение). Данная функция отображает на экране диалоговое окно с указанным текстом сообщения и двумя кнопками «Да» и «Нет». Функция возвращает значение 6 лишь тогда, когда вы нажмете кнопку «Да».

MS Access выполняет указанную после условия макрокоманду только тогда, когда условие выполнено, а именно, когда пользователь нажимает кнопку «Да».

Теперь, если выбрать пиктограмму «Выполнить» для запуска макроса, MS Access сначала отображает на экране окно диалога. Если нажать кнопку «Нет», то не будет выполнена только первая макрокоманда. Однако второй отчет MS Access распечатает.

Причина этого заключается в том, что по умолчанию условие влияет только на ту макрокоманду, которая расположена в одной строке с условием. Можно повторить условие во всех последующих строках. Однако это приведет к тому, что на экране многократно будет появляться окно диалога.

Решение проблемы заключается во вводе в столбец условий многоточия (...) для всех макрокоманд, которые должны выполняться только при удовлетворении условия. В результате MS Access оценивает условие только один раз, следовательно, и окно диалога появляется только однажды. Если теперь нажать кнопку "Нет", то MS Access не выполняет макрокоманду из первой строки. Кроме этого, он пропускает и все последующие строки, столбец условий которых содержит многоточие.

Следующие друг за другом строки макрокоманд одного условия выполняются только тогда, когда условие удовлетворено.

Если необходимо воспрепятствовать тому, чтобы макрокоманды следующего макроса выполнялись даже тогда, когда условие удовлетворено, в качестве последней макрокоманды макроса следует выбрать «Остановить Макрос». Данная макрокоманда останавливает выполнение макроса.