I.Обговорення теоретичних питань.

Текст для читання

Наради стали невід'ємною частиною нашого життя, їх проводять для вирішення виробничих питань на підприємствах, в установах, управліннях, організаціях.

У розмовній мові слово «нарада» є синонімом слова «збори». Термін «нарада» доцільно вживати линіе тоді, коли учасники справді радяться, обмінюються поглядами і спільно доходять певних вис­новків. Не можна назвати нарадою збори, які скликає директор підприємства, щоб поінформувати підлеглих і дати розпорядження про виконання певних завдань і наказів.

Наради є одним із найефективніших способів обговорення акту­альних питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського та політичного життя. Залежно від мети і завдань, які потрібно вирі­шити, ділові наради поділяються на проблемні, інструктивні (інфор­маційні або директивні) та оперативні (диспетчерські).

Проблемні наради проводять у невеликому колі фахівців або ком­петентних осіб із тією метою, щоб знайти оптимальне управлінське вирішення проблемних питань, які обговорюються. Схема вирішен­ня таких питань містить доповідь (може бути і співдоповідь), запи­тання до доповідача, обговорення доповіді і вироблення загального Рішення.

Інструктивні наради організовують безпосередньо управлінці (кон­кретні виконавці) з метою доведення до працівників загального зав­дання, передачі розпоряджень, необхідної інформації по управлінській

вертикалі чи горизонталі, залежно від фахового рівня виконавців. їх проводять за схемою доповіді (інформації про щось) з уточненням поставлених завдань, термінів їх виконання для конкретних виконавців.

Оперативні (диспетчерські) наради скликають для отримання інформації про поточний стан справ за схемою вертикального розпо­ділу повідомлення. Особливістю оперативних (диспетчерських) на­рад є їх проведення у точно визначені дні і години, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність. Позапланові оперативні нара­ди спричиняють неритмічність виконання їх учасниками прямих обов'язків і тому проводяться в надзвичайних ситуаціях.

Найбільш складними за схемою побудови, за особливостями взає­модії об'єктивних та суб'єктивних факторів є проблемні наради.

Нараду проводить голова — керівник установи, підрозділу або відповідальна за певний напрям роботи особа. Його завдання під час підготовки наради такі:

• спланувати коло обговорюваних питань;

• визначити час, необхідний для обговорення кожного питання (при цьому врахувати можливість виникнення дискусії, обміну думками);

• продумати послідовність обговорення питань (переважно на­раду починають із кардинальних виробничих проблем, які по­требують інтенсивної розумової діяльності під час обговорен­ня та вирішення; наприкінці наради вирішуються конкретні питання, які голова може подати у вигляді оголошень і макси­мально скоротити час на дискусію) та їх взаємозв'язок (наприк­лад, кадрове питання, яке обговорюється після виробничого, учасники можуть поставити в причшшо-наслідкову залежність від першого, і голова наради має звести до мінімуму такий асоціативний зв'язок, якщо він небажаний);

• передбачити загальну мету, якої слід досягти під час розгляду кожного питання (довести до відома, скоординувати роботу різних ланок виробництва, вирішити питання, спланувати діяльність, ознайомити з проблемою для її подальшого обду­мування та вирішення тощо);

• визначити коло учасників наради, врахувати при цьому їх осо­бисту компетентність, посадові обов'язки, а також комуніка­бельність, уміння вести дискусію, приймати рішення, конст­руктивно співпрацювати;

• продумати механізми проведення дискусії з поставленою ме­тою, оптимальної за часом та кількістю учасників: обговорен­ня у послідовності, яку визначає голова; спонтанне обговорен­ня, поділ на групи, мозковий штурм (спільне розв'язання творчої проблеми, яке забезпечується особливими прийомами, де, наприклад, кожний учасник вільно висуває свої пропозиції, ідеї щодо поставленої проблеми і серед них вибираються най­кращі) та ін.;

• передбачати (і заздалегідь відвести на це певний час) звертан­ня до кожного з учасників, творчі завдання, ліричні відступи тощо, які створять невимушену ділову атмосферу, нейтралізу­ють особисті недоліки та взаємні претензії учасників;

• перед засіданням підготувати вступ, який, залежно від харак­теру проблеми та обставин, може бути коротшим або довшим (2-3 хвилини, іноді — 5 хв.).

Підготовка наради полягає не тільки в обміркуванні проблеми і формулюванні запитань, а й у забезпеченні організованості заходу. Запрошення на нараду має містити: тему наради; день проведення наради; місце проведення наради — точна адреса, поверх, а в разі по­треби — номер кімнати, кабінету (якщо місце проведення наради для більшості учасників незнайоме, то треба вказати номери трамваїв, тролейбусів чи автобусів, якими можна приїхати).

Найкраще надсилати запрошення на нараду приблизно за 10-14 днів до початку наради, а незадовго перед її проведенням доручи­ти секретареві зателефонувати і нагадати учасникам, принаймні най­відповідальнішим з них.