12.2. Планирование работы над проектом

Для того чтобы спланировать всю работу по реализации проекта, необходимо четко определить список мероприятий и определить сроки исполнения их и самого проекта. Для разработки плана реализации проекта следует воспользоваться такими известными методами, как построение логической и стрелочной диаграмм.

Построение логической диаграммы

Логическая диаграмма строится по принципам древовидной диаграммы (детализация планируемых мероприятий по уровням) и диаграммы связей (установление связей между уровнями и отдельными мероприятиями).

Построение логической диаграммы состоит из следующих шагов.

^{Шаг 1} Группе необходимо определить список мероприятий по реализации проекта. Для этого следует провести мозговой штурм и ответить на вопросы:

1. Какая работа уже проделана?

2. Что необходимо сделать сейчас?

3. Чего НЕ нужно делать?

Лучше всего найти ответы на эти вопросы, организовав "мозговой штурм". Формулировки вопросов следует разместить на больших листах бумаги, обсудить их поочередно и зафиксировать все поступающие идеи под соответствующими заголовками.

После того как группа закончила обсуждение всех мероприятий по реализации проекта, необходимо каждую формулировку выдвинутых идей переписать на отдельные (небольшие) листки бумаги.

^{Шаг 2} Сначала необходимо сгруппировать задания и предложения, разбив их по секторам.

Каждый из этих секторов - основные мероприятия проекта (или ключевые этапы), они составляют основной план. Осуществить это можно при помощи диаграммы сродства (глава 5).

Шаг 3 После этого необходимо определить внутреннюю взаимосвязь и взаимозависимость основных мероприятий проекта. Этот процесс называется определением заданий. Запишите каждое предполагаемое мероприятие на клеящейся отрывной бумаге или на небольшом блокнотном листе, а затем согласуйте со всеми участниками проекта логическую последовательность и связь между заданиями. Чтобы выявить зависимость между заданиями, задавайте вопросы типа:

1. Что необходимо сделать потом?

2. Что должно быть уже сделано до того, как исполнители приступят к следующему мероприятию?

Распределите все эти записи на большом листе или на плакате в оговоренном порядке, начало проекта — слева, конец — справа. Стрелками покажите связи между мероприятиями. Таким образом, у вас получится логическая диаграмма. Пример такой диаграммы показан на рис. 37.

Далее следует определиться со сроками выполнения всех мероприятий, это легче всего осуществить при помощи построения стрелочной диаграммы.

Построение стрелочной диаграммы

Стрелочная диаграмма - инструмент, позволяющий спланировать оптимальные сроки выполнения всех необходимых работ для скорейшей и успешной реализации цели.

Стрелочная диаграмма представляет собой диаграмму хода проведения работ, из которой должны быть наглядно видны порядок и сроки проведения различных этапов изо дня в день. Этот инструмент используется для обеспечения уверенности, что планируемое время выполнения всей работы и отдельных этапов по достижению конечных целей является оптимальным. Построение диаграммы состоит из нескольких шагов.

^{Шаг 1} Необходимо определить, сколько времени уйдет на осуществление каждого мероприятия. Для этого сначала нужно определить исполнителей каждого из заданий. Если некоторые задания поручаются сотрудникам, не являющимися участниками группы, то их необходимо пригласить на данное собрание.

Каждому исполнителю следует подготовиться к собранию и определить, сколько времени ему потребуется на осуществление каждого задания. При этом им следует воспользоваться следующими рекомендациями:

1. Необходимо определить, сколько времени уйдет на выполнение задания по проекту, если у исполнителя нет никакой другой работы.

2. Составить список всех других заданий, которые являются частью повседневной работы исполнителя, включая посещение совещаний, затем определить время, затрачиваемое на выполнение каждого задания в списке, и суммировать полученные результаты в часах за неделю.

3. Из всего рабочего времени следует вычесть 20% времени на перерывы, получение инструкций и информации, общение с коллегами, аврал и другие непредвиденные обстоятельства, таким образом, продолжительность эффективной рабочей недели будет составлять не 40 часов, а 32.

4. Вычесть из полученной в пункте 3 суммы времени (продуктивная рабочая неделя) из пункта 2. Получившийся в результате вычитания остаток (если таковой имеется) и является тем производительным временем, которое имеется в вашем распоряжении на работу над проектом.

5. Соотнести свой фактор производительности из пункта 4 с временными рамками проекта, определенными в пункте 1, и получится реальное время, которое необходимо затратить на работу над проектом.

Проблема с определением времени состоит в том, что у исполнителя может не оказаться свободного времени для работы над проектом, т. е. фактор производительности может быть равным нулю. Или при вполне нормальной производительности для руководителя проекта окажутся неприемлемыми сроки, необходимые исполнителю для выполнения работы. Т. к. работа над проектом почти всегда означает «дополнительную нагрузку», перед исполнителем встает проблема - как справиться с работой над проектом и продолжать исправно выполнять свои повседневные обязанности. Для решения этих проблем можно предложить следующее:

• еще раз просмотреть составленный список заданий и время, необходимое на выполнение каждого из них, и если это возможно, постараться сократить время по каким-либо направлениям;

• рассмотреть возможность сократить обычную нагрузку, разделив выполнение части своих заданий с коллегами или младшим персоналом отдела;

• обсудить ситуацию с руководителем и, если возможно, изменить порядок выполнения обычных заданий;

• уменьшить свой вклад в работу над проектом, попросив кого-то еще подключиться к проектной группе.

Рис. 37. Логическая диаграмма для организации конференции		Окончание работы 17.11.2002
Полностью подготовить место проведения мероприятия Q
	w

ПРОЕКТ: Провендение конферени					ии Предложен: Одобрен:
№	Основной этап: ВСЕ				День час		Исполнитель		Дата:
	Код		Описание						Продолжительность проекта в неделях
									1| 2 3						4	5	6	7 8					9		1			11		12		13		14
1	A		выбор места		15																													1
2	J		уточнение места		5
3	B		проект оформления		10													1 |
4	E		оконч. оформления		5
5	K		печать/распростр.		10										▲																	1
6	M		бронирование		30																													1
7	P		пригласит. письма		5
8	C		инстр. выступающим		5																											^^^^^^ ■ 1 ■
9	F		соглас. выступающих		10
10	L	подготовка док-тов		30
11	N		доставка материалов		2																		п
12	Q		подготовка места		2																		!_|
13	D		оформление выставки		10
14	G		сборка стендов		15				*								А *
15	H		подбор материалов		15
													*		*				Обратите внимание! Прерывистые линии означают логическую связь между заданиями
																				*
																											Конферениия
																								*					*		*
Условные обозначения: предполагаемая продолжит. | | решающий момент А заверш. к началу события Millll 1 совещание группы *																Примечание: Продолжительность проекта указана в рабочих днях, с учетом 5-дневной рабочей недели										Дата составления 02.08.2002

Рис. 38. Сводная графическая таблица планирования проекта

Руководителю следует подготовить два больших листа бумаги, на одном из которых разместить список всех мероприятий по реализации проекта в виде таблицы, содержащей графы:

• наименование или номер мероприятия,

• содержание мероприятия,

• исполнитель, продолжительность выполнения задания,

• срок исполнения.

На другом - таблицу с указанием номеров мероприятий и столбцами с указанием продолжительности мероприятий по реализации проекта (в часах, днях, неделях, месяцах).

В первой таблице необходимо по расчетам исполнителей заполнить графу «Продолжительность выполнения задания». Затем занести во вторую таблицу в виде стрелки продолжительность выполнения каждого мероприятия по данным таблицы 1. При этом группа должна учесть логические связи между мероприятиями и последовательность выполнения их, чтобы исключить потери времени.

Кто-либо из участников группы сводит полученные данные в одну графическую таблицу более удобного формата (например, А4 или А3), которая используется для контроля работы над проектом. Стрелки, показывающие продолжительность выполнения конкретного задания, в сводной таблице можно заменить прямоугольником, на котором можно отмечать штриховкой ход выполнения заданий. Пример такой таблицы приведен на рис. 38.

После этого каждый исполнитель составляет индивидуальный рабочий план, в котором детализирует свое задание на группу более мелких мероприятий и определяет сроки исполнения каждого из них. Время, требуемое для выполнения того или иного задания, не должно выходить за определенные в проекте временные рамки. Пример такой таблицы приводится на рис. 39.

В таблицу должно быть включено каждое задание с указанием времени, которое необходимо для его осуществления. Затем в столбце, где указано время для каждого мероприятия, следует обозначить период времени, выделенный для него. После этого представить план работы на рассмотрение и подпись руководителю проекта и своему на­чальнику. Теперь исполнитель готов приступить к работе.