12.4. Завершение проекта

По мере продвижения проекта к заключительной фазе руководитель должен тща­тельным образом планировать каждый шаг. Осуществление проекта означает, что каждый его участник должен «оглянуться» на поставленные цели и оценить свои достижения. Необходимо определить участки, требующие переделки или доработки в рамках существующего плана. В процессе осуществления проекта потребность может измениться, и результаты проекта окажутся частично или полностью ненужными. Единственное, что остается в подобной ситуации, - это изменить направление проекта с учетом сложившейся новой ситуации.

Кроме того, проектная группа должна подумать о том, что должно произойти по окончании проекта. Здесь часто возникают сложности, потому что многие проекты, похоже, вовсе не имеют конца! Их осуществление продолжается и продолжается, вносятся уточнения, модификации, а иногда даже ставятся новые цели и задачи. Может показаться логичным, что хорошо работающая и сплоченная команда должна выполнить «немного дополнительной работы» перед тем, как ее распустят и распределят на другие проекты. Искушение внести «изменение в направление проекта» чревато последствиями. Во-первых, оно может значительно увеличить совокупную стоимость проекта. Во-вторых, изменяя направление проекта, вы подвергаете себя риску получить лишь частичные результаты, сни­зить контроль, моральный настрой коллектива, и со стороны будет складываться впечатление, будто проект провалился.

Поэтому на завершающем этапе самое важное — объявить об официальном завершении проекта, обозначив дату его конца. Это не мешает позже провести мероприятия «по горячим следам», что-то усовершенствовать, подключив к работе всю проектную группу или ее часть. Эти мероприятия должны быть основаны на четких целях, направленных на достижение конкретных результатов:

• претворить в жизнь результаты проекта;

• разработать и осуществить программу повышения квалификации;

• расширить горизонты проекта;

• расширить сферу применения результатов проекта;

• установить оборудование и сервисную программу;

• учредить службу помощи пользователям.

Если вышеперечисленные цели не были включены в общий план осуществления проекта, то каждая из них может быть рассмотрена как отдельный проект, осуществляемый в соответствии с описанными фазами.

Заключительный этап работы над проектом включает в себя две группы мероприятий:

• закрытие проекта;

• послепроектная оценка и анализ работы (подробнее в гл.13).

Закрытие проекта — это формальный конец проекта, который сопровождается следующими действиями:

• по согласованию со спонсором составляются и подписываются документы, содержащие результаты проекта;

• составление проектных документов завершается написанием итогового отчета по проекту;

• прекращается срок действия всех действующих контрактов — как внутренних, так и внешних;

• окончательно подсчитывается стоимость проекта и фиксируются все изменения бюджета, выходящие за рамки первоначальной суммы издержек;

• все данные по проекту проверяются и подготавливаются для отправки в архив.

Завершение проекта так же, как и его начало, является подходящим поводом для организации банкета и итогового собрания членов проектной группы. Наконец результаты проекта могут быть официально представлены высшему руководству, которое выслушает отчет руководителя проекта о том, почему результаты оказались именно такими, и какое влияние они будут иметь на дальнейшее развитие бизнеса.

По мере приближения проекта к завершению часто возникает тенденция к его преждевременному закрытию и принятию предварительных результатов. Подобной ситуации следует по возможности избегать, поскольку преждевременное закрытие проекта может привести к обнародованию неполных результатов, которые могут стать причиной разногласий в коллективе.