Тема 7. Документування й інвентаризація

7.1. Бухгалтерські документи та їх класифікація.

7.2. Порядок перевірки й опрацювання документів.

7.3. Інвентаризації і порядок їх проведення.

7.1. Бухгалтерські документи та їх класифікація

Документування - це спосіб суцільного відображення господарських операцій для одержання даних, які обов'язкові для ведення поточного бухгалтерського обліку та контролю за ними. Господарські операції реєструють за місцями їх виконання у відповідних документах, що і називається первинним обліком, який є основою бухгалтерського обліку.

Документи - це письмові докази фактичного проведення господарських операцій. Порядок документального оформлення господарських операцій регламентує „Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", яке затверджене наказом Міністерства фінансів від 24.05.1995 р. № 88. Документи мають правове значення як письмовий доказ проведення господарських операцій, тому їх використовують судові органи при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову (юридичну) силу у тому випадку, якщо їх складено своєчасно й належно оформлено. Згідно з „Положенням ... №88" первинні документи повинні бути складені у момент проведення господарських операцій або якщо це неможливо, то відразу після їх завершення.

Документи складають на бланках типових форм, які затверджені Міністерством фінансів, Міністерством статистики, або на бланках спеціалізованих форм окремих відомств і міністерств, чи на бланках, виготовлених самостійно, але вони повинні містити відповідні реквізити (з лат. - необхідне).

При підготовці документів обов'язковими є такі реквізити:

1. назва документа і його номер;

2. назва й адреса підприємства чи організації, які склали цей документ;

110

3. дата складання документа;

4. зміст господарської операції та підстава для її проведення;

5. вимірники операції;

6. підписи посадових осіб, які відповідають за проведення господарської операції та правильність її проведення.

Якщо ми використовуємо обчислювальну техніку, то реквізити можна подавати у вигляді кодів. Документи, складені за допомогою обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, використовують в обліку за умови надання їм юридичної сили. Вони повинні бути записані на матеріальних носіях, виготовлені і розміщені згідно з вимогами визначених стандартів. На вимогу контролюючих або судово-слідчих органів підприємство зобов'язане зробити копії таких документів на паперових носіях.

Якщо немає будь-яких з обов'язкових реквізитів, то документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для записів у системі рахунків бухгалтерського обліку. Документи повинні бути чітко і розбірливо складені, без забруднень, закреслень і підчисток. Виправлення у первинних документах за винятком касових і банківських проводять коректурним способом, тобто неправильний текст закреслюють тонкою лінією так, щоб можна було його прочитати, а зверху пишуть правильний текст. Таке виправлення має бути підтверджене особами, які підписували цей документ написом: „виправлено, дата і підпис".

Документи, що пов'язані з грошовими операціями, складають на спеціальних бланках. У випадку допущення помилок при складанні такого документа його замінюють новим.

Різноманітність господарських операцій зумовлює використання різноманітних документів в обліковому процесі. Для кращого розуміння сутності документів використовують класифікацію, яку можна відобразити схематично (рис.7.1.)

Критерій поділу	Види документів
1. За призначенням	- розпорядчі; - виправдні; - бухгалтерського оформлення; - комбіновані.
2. За порядком складання	- первинні; - зведенні.
3. За охопленням операцій	- разові; - накопичувальні.
4. За місцем складання	- внутрішні;
		- зовнішні.
5. За кількістю записів		- однопозиційні; - багатопозиційні.
6. За способом складання		- рукописні; - машинописні.
7. За ступенем захищеності		- захищені; - незахищені.

Рис. 7.1. Класифікація документів бухгалтерського обліку

1. За призначенням бухгалтерські документи поділяють на:

- розпорядчі - документи, які містять наказ та завдання на проведення операцій (чеки на одержання коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахунок коштів, доручення на одержання матеріальних цінностей);

- виправдні (виконавчі) - документи, які підтверджують факт проведення господарських операцій і є обгрунтуванням для облікових записів (виписки банку з поточного рахунка, квитанції, авансові звіти);

- бухгалтерського оформлення - документи, які складають працівники бухгалтерії на підставі виправдних документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів (бухгалтерські довідки, розрахунки витрат);

- комбіновані - документи, які виконують функції двох чи трьох видів документів (прибуткові та видаткові касові ордери, наряди на виконання робіт). Наприклад, касовий ордер переданий на виконання касиром є розпорядчим документом. Після того, як касир видасть гроші і розпишеться, він є виправдним, після зазначення на ньому рахунків стає документом бухгалтерського оформлення.

2. За порядком складання бухгалтерські документи поділяються на:

- первинні - складають у момент проведення операції (накладні на здачу товарів на склад, акти приймання робіт);

- зведені - складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування та узагальнення їх даних (звіти касира, авансові звіти).

3. За охопленням операцій бухгалтерські документи поділяються на:

- разові - використовують для оформлення однієї або кількох операцій, які записують у документ одночасно. Після складання

вони стають підставою для бухгалтерських записів (чеки, касові ордери, вимоги, накладні, акти); - накопичувальні - використовують для оформлення однорідних господарських операцій, які систематично повторюються і накопичуються в міру їх проведення протягом певного звітного періоду (лімітно-забірні карти, відомості випуску готової продукції). їх використовують для облікових записів після відображення у них останньої операції та підведення підсумку.

4. За місцем складання документи поділяють на: складені на самому підприємстві та документи, які надійшли з інших підприємств, організацій чи банків.

5. За кількістю записів де відображено одну операцію чи найменування товару, продукції, документи, де відображено інформацію про декілька об'єктів обліку.

6. За способом складання документи поділяють на рукописні і складені за допомогою оргтехніки (принтера).

7. За ступенем захищеності можуть бути документи з високим ступенем захисту за допомогою водяних знаків, голограм (чекові книжки, доручення, векселі), а також документи виконані на незахищеному папері (накладні, касові ордера, усі документи, крім тих, які виконано на бланках суворого обліку).

Класифікація документів дає змогу провести їх однозначну ідентифікацію, що є потрібним під час проведення контрольно-ревізійних процедур, а також формування матеріалів для дослідження експерту-бухгалтеру.

7.2. Порядок перевірки й опрацювання документів

Опрацювання документів - це перевірка, розцінка, групування та контирування. Згідно з „Положенням ... №88" перевірку документів треба проводити з огляду законності операцій, дотримання вимог щодо їх оформлення; тобто документи підлягають перевірці за змістом; за формою і за математичними розрахунками.

Перевірка документів за змістом полягає у визначенні господарської доцільності та законності операції, оформленої документом, дотримання установчих документів, норм, розцінок, лімітів. Перевіряючи документи за формою, визначають повноту і правильність заповнення всіх реквізитів документів, достовірність підписів посадових осіб.

Старанно перевіряють чіткість запису змісту операцій і цифрових показників, своєчасність складання документів і подання їх до бухгалтерії.

Перевірка за правильністю розрахунків полягає у перерахунку математичних операцій з числами. Неправильно складені або неповністю оформлені документи повертають особам, які їх склали для дооформ-лення, а іноді для складання вдруге. Такі документи бухгалтерія приймає тільки після виправлення недоліків. Якщо при перевірці документів виявлено підробку підписів, підчистку цифр чи інші порушення, то такі документи треба затримати і передати головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Якщо при перевірці документів, що надійшли від іншого господарства, виявлено помилку, то йому надсилають письмове повідомлення. Після того варто простежити за отриманням повідомлення про те, що господарство зробило необхідні виправлення у своїх записах. В обліку підприємства відразу ж треба зробити правильні записи на підставі окремого розрахунку, який додається до документа, в якому виявлено помилки. На практиці виняток робиться тільки для документів одержаних у банку. Якщо у виписці банку з рахунку підприємства показано помилкову суму на списання чи зарахування коштів, то підприємство робить у себе цей самий запис, відносячи цю суму на рахунок банку по претензіях. Одночасно підприємство вживає заходів, щоб банк у себе виправив помилкові записи. У себе в обліку підприємство повторює записи, які зроблено банком.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають подальшому опрацюванню.

Розцінка (таксування) документів полягає у проставлені у відповідних графах документів, крім оформлених натуральних показників господарських операцій грошової оцінки операції (ціни і суми). Необхідність у розцінці зумовлена тим, що значна кількість документів, які надходять до бухгалтерії, мають тільки трудові або натуральні вимірники. У документах, якими оформляють надходження і вибуття матеріальних цінностей у момент складання, записують тільки кількісні показники, тому вимагають проставлення ціни і суми. Документи, в яких в одним із обов'язкових реквізитів є грошовий вимірник, розцінці не підлягають.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальній відомості для визначення загального підсумку за групою. На практиці групувальні та

114

накопичувальні відомості об'єднуються в однойменному документі -групувальній відомості.

Контирування документів полягає у зазначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, тобто у складанні бухгалтерських записів. Найчастіше кореспондуючі рахунки складають на бланку документа, яким оформлена операція. На практиці використовують облікові реєстри, в яких запис сум господарських операцій поєднується з групуванням за кореспондуючими рахунками, тобто наприкінці місяця після виведення підсумків автоматично одержують бухгалтерські записи. Документи, що пройшли опрацювання, повинні мати певну відмітку, що запобігає їх повторному використанню (дату запису в облікових реєстрах, а при використанні ЕОМ - відтиск штампу оператора).

Бухгалтерські документи від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Рух документів у процесі їх оперативного використання називається документооборотом. Основне завдання правильної організації докумен-тообороту - його прискорення.

Документооборот і відповідний його графік на підприємстві розробляє головний бухгалтер і затверджує керівник підприємства. Документи після опрацювання передають в архів, оскільки з часом може виникнути потреба перевірити правильність обліку, подання необхідних документів податковим, ревізійним, судово-слідчим органам для обгрунтування доказів. Тому архів повинен бути таким, щоб можна було знайти потрібні документи швидко. У випадку зникнення або знищення документів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Щоб визначити яких документів немає призначають комісію у присутності представників судово-слідчих органів, охорони, протипожежного нагляду виявляють причини зникнення документів. Результати роботи комісії оформляють актом, копії якого надсилають органу, в управлінні якого є підприємство, а також податковому органу в десятиденний термін. Терміни зберігання документів регламентує Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України (Наказ №11-а від 31.03.1997 р.). Для документів, які є підставою для облікових записів визначають термін зберігання - 3 роки; для актів документальної ревізії, відомостей про оплату праці - 5 років, а головні книги, особові рахунки працівників - 75 років, річні звіти, баланси зберігаються постійно. Після завершення визначених термінів документи,

115

які мають особливо важливе значення, передають на зберігання в місцевий архів, а інші за погодженням з Головним архівним управлінням підлягають знищенню або здають у макулатуру, про що спеціальна комісія складає акт і робить відповідні відмітки в архівній книзі.

7.3. інвентариза ції і порядок їх проведення

Інвентаризація - це спосіб фактичного виявлення господарських засобів і джерел їх утворення не оформлених поточним документуванням для забезпечення достовірності показників обліку і звітності на підприємстві.

Інвентаризацію продать шляхом перевірки реальної наявності майна підприємства, перелічуючи, зважуючи, обміряючи і порівнюючи одержані результати з даними бухгалтерського обліку. Вона дає змогу виявити відхилення між даними обліку та фактичною наявністю майна.

Залежно від повноти охоплення перевіркою засобів підприємства інвентаризації бувають:

1) суцільні - це перевірка всього майна підприємства і стану розрахункових відносин. їх проводять перед складанням річного звіту, при зміні матеріально-відповідальних осіб, при приватизації, унаслідок надзвичайних подій (стихійне лихо, крадіжка, катастрофа);

2) вибіркові - це перевірка окремих видів майна, грошових коштів, основних засобів тощо. Проводять під час ревізії для підтвердження даних оформлених бухгалтерськими документами.

Залежно від характеру інвентаризації бувають:

1) планові - проводяться щороку перед складанням річної звітності;

2) позапланові - проводяться згідно з наказом керівника, за вимогою контролюючих органів, унаслідок стихійного лиха, крадіжки тощо.

Проведення інвентаризації підприємством є обов'язковим згідно з Законом України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні". Відповідно до'цього закону кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, які підлягають інвентаризації, під час кожної з них визначає керівник підприємства, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим:

• при передачі майна державного підприємства в оренду;

• при приватизації майна державного підприємства;

116

• перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 жовтня. Інвентаризацію будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних засобів можна проводити один раз на 3 роки, бібліотечних фондів - один раз на 5 років;

• при зміні матеріально-відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

• при виявленні фактів крадіжок, зловживань чи псування цінностей;

• за рішенням судово-слідчих органів;

• при надзвичайних ситуаціях (аварія, пожежі, стихійне лихо або ліквідація підприємства).

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, яку очолює керівник підприємства або його заступник за обов'язковою участю головного бухгалтера і матеріально-відповідальних осіб. Склад комісії, об'єкти інвентаризації, порядок її проведення визначаються наказом керівника. Він несе відповідальність за своєчасне і якісне її проведення. Крім наказу керівника, упродовж інвентаризації оформляється багато документів, які зображено на рис. 7.2.

Наказ про створення постійнодіючої (робочої) комісії

Наказ про проведення інвентаризації

Інвентаризаційні описи

Порівняльні відомості

Акт інвентаризації

Протокол засідання інвентаризаційної комісії

Наказ про затвердження протоколу засідання інвентаризаційної комісії

Рис. 7.2. Документальне забезпечення інвентаризації

Інвентаризацію здебільшо проводять на перше число місяця, що полегшує порівняння її результатів з показниками обліку. Коли інвентаризація окремих цінностей не може бути завершена на перший

Д О

к

У

м

Е Н Т И

117

день, то її можна починати і завершувати до і після першого числа, дані інвентаризації коригують за станом на перше число.

До початку інвентаризації матеріальні цінності на складах повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за найменуванням, сортами і розмірами у порядку, зручному для підрахунку.

Працівники бухгалтерії до початку інвентаризації повинні завершити опрацювання всіх документів з надходження і вибуття матеріальних цінностей, визначити залишки їх на день інвентаризації. Матеріально-відповідальні особи до початку інвентаризації подають розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи вони здали до бухгалтерії, ніяких неописаних і неоприбуткованих цінностей у них немає. Після цього ніякі документи до уваги не приймаються.

Інвентаризацію матеріальних цінностей проводять за місцями їх зберігання у присутності матеріально-відповідальних осіб. Наявність залишків матеріальних цінностей обчислюється підрахунком, зважуванням, обмірюванням. При інвентаризації матеріальних цінностей, які зберігаються у непошкодженій тарі постачальника, як виняток їхню кількість визначають за документами, але з обов'язковою вибірковою перевіркою у натуральній формі правильності документальних даних. Про це в інвентаризаційному описі роблять відповідні відмітки.

Дані інвентаризації кожного виду цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складають у двох примірниках за місцями зберігання матеріальних цінностей і матеріально-відповідальними особами. Після завершення інвентаризації, інвентаризаційні описи підписують усі члени комісії. Матеріально-відповідальні особи на кожному описі ставлять свій підпис під текстом спеціального змісту, що засвідчує їх подальшу відповідальність за описані цінності. Один примірник опису залишається у матеріально-відповідальної особи, другий передають у бухгалтерію. Цінності, що не належать підприємству, але є в його користуванні або відповідальному зберіганні записують в окремий інвентаризаційний опис.

Якщо інвентаризаційна комісія виявила зіпсовані матеріальні цінності, то складають акти, в яких зазначають причини й осіб, що допустили псування цінностей. Перевіряючи наявність грошових коштів у касі, враховують тільки фактичну наявність готівки. Ніякі документи або розписки в залишок готівки у касі не включаються. При наявності нестачі чи надлишків грошових коштів в акті зазначають причини виникнення та їх суму. Виявлена у касі готівка коштів невиправдана прибутковими касовими ордерами вважається надлишком і підлягає зарахуванню на

118

прибуток підприємства, а сам факт підлягає фінансовим санкціям (штраф у п'ятикратному розмірі від суми неоприбуткованої готівки). Нестача коштів, виявлена під час інвентаризації каси, підлягає стягненню з касира. За результатами інвентаризації грошових коштів у касі складають акт.

Перевірку розрахункових відносин з іншими підприємствами проводять за документами підприємства. Підприємства обмінюються виписками з рахунків дебіторів і кредиторів. Виписки надсилають підприємства-кредитори підприємствам-дебіторам, які повинні у десятиденний термін підтвердити заборгованість або повідомити про свої заперечення. На рахунках розрахунків з дебіторами та кредиторами треба відображати тільки погоджені суми. У випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунуто або залишено нез'ясованими, розрахунки з дебіторами та кредиторами відображаються кожною стороною у своєму балансі в сумах, які зазначають у записах обліку і визнаються нею правильною.

В окремих випадках суми за неузгодженими розрахунками передають до судових органів. Заборгованості по розрахунках з банками, податковими та фінансовими органами, мають відображатись на балансі тільки в узгоджених сумах. Неврегульовані суми заборгованості або такі, з яких минули терміни позовної давності, що виявлені при інвентаризації, вважають безнадійною дебіторською заборгованістю і записують в окремий інвентаризаційний опис із зазначенням причини їх виникнення та винних у цьому осіб.

Оформлені інвентаризаційні описи комісія передає в бухгалтерію, де фактичні залишки матеріальних цінностей, зафіксовані в описах, порівнюють з даними обліку і виявляють надлишки або нестачі цінностей. Матеріальні цінності, за якими виявлено розходження з даними обліку, записують у порівняльну відомість, а матеріально-відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії письмове пояснення щодо причин їх виникнення. Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівникові підприємства. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування надлишків та списання нестач цінностей і затвердити протокол у п'ятиденний термін. Відповідно результати змін повинні бути відображені в обліку.

119

Запитання для самоконтролю.

1. Що означає документування в бухгалтерському обліку?

2. Що таке документ?

3. Яке положення регламентує порядок оформлення документів у бухгалтерському обліку?

4. Що треба розуміти під реквізитами документів?

5. Які реквізити забезпечують для документів юридичну силу?

6. Що означає коректурний спосіб виправлення помилок в обліку?

7. В яких документах не можна застосовувати коректурний спосіб виправлення помилок?

8. Які види документів у бухгалтерському обліку використовують згідно з їхнім призначенням?

9. За якими критеріями можна класифікувати документи в бухгалтерському обліку?

10. Які класифікаційні ознаки характеризують чекову книжку?

11. Які класифікаційні ознаки характеризують касовий ордер?

12. Які класифікаційні ознаки характеризують виписку з поточного рахунка в банку?

13. Які класифікаційні ознаки характеризують акт приймання основних засобів?

14. Які класифікаційні ознаки характеризують векселі?

15. Які класифікаційні ознаки характеризують звіти касира?

16. Які класифікаційні ознаки характеризують авансові звіти?

17. Які етапи охоплює порядок опрацювання документів бухгалтерського обліку?

18. Які дії виконують на першому етапі опрацювання документів бухгалтерського обліку?

19. Які дії виконують на другому етапі опрацювання документів бухгалтерського обліку?

20. Які дії виконують на третьому етапі опрацювання документів бухгалтерського обліку?

21. Які дії виконують на четвертому етапі опрацювання документів бухгалтерського обліку?

22. Що означає документооборот в обліковому процесі на підприємстві?

23. Який термін зберігання первинних документів?

24. Який термін зберігання актів ревізії?

25. Який термін зберігання особових рахунків працівників?

26. Інвентаризація - це ...

27. Чим відрізняється вибіркова інвентаризація від суцільної?

28. В яких випадках інвентаризація є обов'язковою?

29. Які документи оформлюють у процесі інвентаризації?

30. Які санкції передбачено за неоприбуткування готівки в касі підприємства?

31. Як проводиться інвентаризація розрахункових відносин підприємства з дебіторами та кредиторами?

Завдання для самостійного опрацювання.

1. Описати порядок проведення інвентаризації сипучих товарно-матеріальних цінностей.

2. Скласти послідовність організації та проведення інвентаризації на деревообробному підприємстві, де є такі підрозділи:

- каса;

- склад готової продукції (дві матеріально-відповідальні особи);

- склад сировини і матеріалів №1 (дві матеріально-відповідальні особи);

- склад МШП (одна матеріально-відповідальна особа);

- цех №1 і цех №2 (по одній матеріально-відповідальній особі).

3. Який існує порядок визначення суми відшкодування у випадку нестачі товарно-матеріальних цінностей з вини окремих працівників? Подати методику розрахунку.

121