27. Общие и конкретные (специальные) функции управления

Общие

• 1. планирование – процесс выбора целей и решений, необходимых для их достижения.

• 2. организация – процесс создания или уточнения структуры предприятия, выдача управленческих заданий.

• 3. координация – форма проявления целенаправленного воздействия на людей, предусматривающая обеспечение необходимой согласованности действий.

• 4. контроль – систематическое наблюдение за ходом деятельности людей для выявления отклонений от установленных норм и правил.

• 5. мотивация – принцип побуждения себя и других для достижения поставленных целей.

Конкретные функции управления:

(Конкретные функции управления определяются объектом управления.

Конкретные функции управления связаны со спецификой объекта управления.)

-     ресурсами. Организация в процессе своей деятельности использует ресурсы: материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические и др. Соответственно выделяются конкретные функции: управление запасами, управление финансами, управление персоналом и пр.;

-     процессами. В организации протекает множество процессов, важнейшими из которых являются снабжение, производство и сбыт продукции. Соответственно выделяются функции: управление материально-техническим снабжением, управление сбытом, управление основным производством, управление вспомогательным производством и пр.;

-     результатами. К результатам (выходам системы) относятся: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и пр. Соответственно выделяются функции: управление качеством, управление производительностью, управление затратами и пр.

28. Формальное и не формальное управление

Организации бывают формальными и не формальными. Формальные организации строятся в соответствии с заранее заданной структурой управления. В формальных организациях действуют заранее запланированные связи между подразделениями, людьми и т.д. неформальные организации образуются и действуют спонтанно, на основе личных контактов, симпатий и т.п. Опытный менеджер прекрасно знает, что иногда более эффективной оказывается просто беседа с подчиненным, просьба к нему выполнить работу, наконец, просто доброжелательное и внимательное отношение воодушевляет его на активность, самостоятельность, творчество, на производительный труд. Это тоже управление, но управление неформальное, управление, в основе которого лежит неформальное отношение менеджера к своим подчиненным, к коллективу, и даже к проблемам и вообще к делу. Неформальное управление отражает потребность формального управления, является его необходимым дополнением. В практике управления возникают такие проблемы и такие ситуации, которые можно решить только на неформальной основе. Более того, количество таких проблем возрастает по мере развития человека, производства и общества. Признаки формального управления является опора на формально действующие (утвержденные, введенные в действие) организационные положения:

- использование административных рычагов воздействия (приказ, установленная административная ответственность, дисциплинарное требование и прочие), - жесткий контроль исполнения, - учет только тех факторов работы, которые укладываются в установленный порядок. Признаками неформального управления являются опора на человеческие неформальные отношения: - слабые и сильные стороны человеческой натуры (уважение, авторитет, самолюбие, психологическая расположенность, заинтересованность) - система индивидуальных или коллективных ценностей - лидерство Функции неформального управления : - реализация общих материальных и социальных интересов. Это может быть заинтересованность в рационализаторстве или разработке и внедрении изобретения, в получении дополнительных доходов, в совместном строительстве гаражей, в решении дачных вопросов, в организации турпоходов и т.п. - защита от чрезмерного давления администрации, чрезмерной интенсификации труда, повышение норм выработки, сокращения работников и т.п. - получение и передача необходимой или интересной информации - облегчение коммуникаций и налаживание взаимопомощи при решении как организационных, так и личных задач; - сохранение и культивирование общих культурных, социальных, национальных, религиозных и иных ценностей; - удовлетворение потребностей в групповой принадлежности, в признании уважении и идентификации. Это повышает удовлетворенность трудом и пребыванием в организации; - создание благоприятной среды деятельности и психологического комфорта, преодоление отчуждения, страха, обретение уверенности и спокойствия; - адаптация и интеграция новых и молодых сотрудников. Принятие их в коллектив помогает им быстрее адаптироваться к требованиям организации, позволяет получать ценные советы и помощь, облегчает различные виды коммуникаций. Функции формального управления : - установление статусов, прав и обязанностей членов группы - жесткое определение и распределение ролей - обеспечение единства всех составных частей организации, - связь различных подразделений с ее общими целями - целесообразное общественное разделение труда - обеспечение повышения эффективности за счет известного ограничения разнообразия в организации Различия между формальным и неформальным управлением: 1. по структуре: неформальному управлению присуще спонтанное возникновение, а формальному – запланированное организацией основная причина возникновения формальных отношений – эмоции, а неформальных – достижение цели формальное управление отличается от неформального стабильностью 2. по целям: В формальных организациях основное – достижение целей организации, в неформальных же – удовлетворение потребностей группы. по источнику влияния Неформальное управление исходит от отдельной личности. Формальное управление обусловлено положением организации В неформальных организациях человек обладает личной властью и руководит снизу вверх, а в формальных подчиняется иерархическим полномочиям и управляет сверху вниз 3. по средствам контроля: Различаются на угроза увольнения или понижения в должности в формальном управлении и физические или общественные санкции – в неформальном. 4. по коммуникациям Выделятся официальные каналы, хорошо определенные и передаваемые по официальным линиям используемые в формальном руководстве, а также каналы в форме виноградной лозы, плохо определенные и пресекающие постоянные каналы – в неформальном руководстве. В формальной организации присутствуют все члены рабочей группы, межличностные отношения предписываются должностной инструкцией, руководитель назначается организацией, основой для взаимодействия служат функциональные обязанности или положение. В неформальную организацию включаются только те, кто «приемлемы», межличностные отношения возникают спонтанно, роль руководства обусловлена результатом членства, основой для взаимодействия являются личностные черты, статус.

29. Внутренняя среда организации, её анализ - Внутренняя среда фирмы является по существу реакцией на внешнюю среду. Основные цели, которые ставит перед собой фирма, сводятся к одной обобщенной характеристике - прибыли. При этом, естественно, должны учитываться и внутренняя среда фирмы, и внешняя.Все многообразие внутренней среды предприятия можно свести к следующим укрупненным сферам:производство, маркетинг, НИОКР, финансовое управление, общее управление. Внутренние переменные- основные характеристики внутреннего устройства организации. Все внутренние переменные, как и организация в целом, - следствие реализации ранее принятых решений. Однако в конкретный момент не все переменные полностью контролируются. В этом плане внутренние переменные могут быть разделены на: а) в основном контролируемые (регулируемые) и б) в основном неконтролируемые, но которые необходимо учитывать. Классическим примером здесь является монотонная работа при использовании конвейерных технологий. Достижение целей осуществляется всистеме ограничений. Могут быть выделены внутренние ограничения организации, связанные в первую очередь с ее ресурсами, и внешние. Структура организации- это способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями, обеспечивающий оптимальное при данных условиях достижение цели организации.Функциональная область- это перечень работ, выполняемых определенным подразделением организации.Задача- это работа или ее часть, которая должна быть выполнена способом и в сроки, определенные в плане.Технология- это способ преобразования исходных ресурсов в готовые продукты и услуги, информацию. Организация- это прежде всего группа людей. В данном случае анализируетсяповедениелюдей в процессе функционирования организации: - поведение отдельных членов организации; - поведение людей в группах; - поведение руководителя; - поведение лидера и его влияние на поведение других людей. В процессе взаимодействия работника и его внешней среды формируетсяшаблон поведения. Задача организации - создавать и поддерживать условия, которые бы обеспечивали желательный тип поведения ее членов, стимулировали формирование необходимых качеств. Рабочая среда- это совокупность внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации. Важнейшими элементами рабочей среды являются группы и лидерство.