Документальное оформление отпуска

Прежде всего о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для этого работодателю нужно вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника. Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.

Приказ о предоставлении отпуска (как основного, так и дополнительного) издается по унифицированной форме N Т-6 или N Т-6а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Кроме того, нужно подготовить записку-расчет, необходимую для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска. Она составляется заранее по унифицированной форме N Т-60, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, поскольку отпускные должны быть выплачены работнику за три дня до отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Оплата отпуска

Оплата отпуска производится исходя из средней заработной платы, размер которой определяется в порядке, установленном ст. 139 ТК РФ (ч. 1 ст. 139 ТК РФ). При расчете среднего заработка организация руководствуется Положением N 922.

По правилам ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска (основного и дополнительного) исчисляется в календарных днях, за исключением отпусков временных и сезонных работников (ст. 291, 295 ТК РФ).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно) (ч. 3, 4 ст. 139 ТК РФ, пп. 4, 10 Положения N 922). В свою очередь расчетный период - это 12 последних календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если иное не предусмотрено локальным нормативным актом организации (ч. 3, 6 ст. 139 ТК РФ). Расчетный период считается отработанным полностью, если за это время у работника не было отпуска, командировки, больничного и других периодов, исключаемых из расчетного. Если же такие периоды были, то расчетный период отработан не полностью (п. 5 Положения N 922).

Обратите внимание! 2012 год - високосный. Тем не менее при расчете среднедневного заработка для отпускных надо использовать среднемесячное число календарных дней 29,4, как и в обычные годы (ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Поэтому не пытайтесь определять в этом году среднемесячное число календарных дней расчетным путем - делением количества дней в году (за вычетом 12 праздников) на число месяцев. Полученную цифру 29,5 = (/366 дн. - 12 дн. : 12 мес.) использовать для расчета отпускных нельзя.

Сумма отпускных определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней отпуска (п. 9 Положения N 922).

На этом основании причитающаяся работнику сумма отпускных за время ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого в календарных днях, рассчитывается по формуле:

Сумма отпускных работника = Количество предоставляемых календарных дней отпуска х Средний дневной заработок

В указанной формуле количество предоставляемых календарных дней отпуска включает выходные дни и не включает нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ).

Средний дневной заработок определяется по-разному, в зависимости от того - отработан работником расчетный период полностью или нет, что влияет на расчетное количество дней в расчетном периоде.

Если расчетный период отработан работником полностью, применяется ф-ла (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, абз. 1 п. 10 Положения N 922):

Средний дневной заработок = Сумма начисленной зарплаты за расчетный период : 12 (количество месяцев расчетного периоде) : 29,4 (среднемесячное число календарных дней)

Если же расчетный период отработан работником не полностью, нужно использовать следующие формулы (абз. 2, 3 п. 10 Положения N 922):

Средний дневной заработок = Сумма начисленной зарплаты за расчетный период : (29,4 дн./мес. х Количество месяцев, полностью отработанных в расчетном периоде + Количество дней в неполных месяцах расчетного периода)

Количество дней в неполном месяце расчетного периода = 29,4 : Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце расчетного периода х Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в не полностью отработанном месяце расчетного периода

В указанных формулах сумма начисленной заработной платы за расчетный период включает все предусмотренные в организации системой оплаты труда виды выплат независимо от их источников (ст. 129, ч. 2 ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положения N 922).

При этом премии, вознаграждения и иные выплаты учитываются в следующем порядке (табл. 5, пп. "н" п. 2, пп. 3, 15 Положения N 922, письма Минфина России от 22.03.2012 N 03-03-06/1/150, Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 N 22-2/377012-772, от 26.06.2008 N 2337-17).

Таблица 5