§ 5. Фаза характеристики и моделирования ситуации

Основываясь на предварительном анализе ситуации, результатах проведенных исследований и выявленных проблем/возможностей, целесообразно перейти к определению характеристик и к созданию модели ситуации. Можно сказать, что на «входе» этой фазы мы имеем выявленную проблему/возможность, на «выходе» – предварительную сформулированную цель PR-кампании. Данная фаза непосредственно связана с этапом планирования PR-кампании, плавно перетекает в него.

В общем виде концепцию PR-кампании в виде гипотезы можно сформулировать в следующем виде: «Если мы осуществим определенный вид PR-деятельности по отношению к определенным (целевым) группам общественности, то можем ожидать соответствующих результатов / реакций».

Проиллюстрируем данное положение. Агентству N было поручено проведение PR-кампании по информационному обеспечению и формированию имиджа крупного спортивного состязания.

-66-

В ходе предварительного анализа и исследования было выяснено, что данное спортивное состязание проводится в четвертый раз, однако проблема заключалась в том, что освещение события мирового значения в СМИ и информирование общественности не соответствовало его уровню. Очевидно, что выявленная проблема позволяет в общем виде определить цель PR-кампании: обеспечить соответствующее информационное обеспечение данного соревнования, сформировать привлекательный имидж мероприятия.

Таким образом, модель кампании в виде гипотезы заключалась в том, что необходима продуманная система освещения спортивного состязания в СМИ и с помощью специальных мероприятий; кроме того, в рамках данной модели были определены возможности сотрудничества с администрацией города, в котором проводилось это соревнование, спонсорами и рекламодателями.

В качестве базовых характеристик были выделены основные целевые группы (как основные – те, на которые направлена PR-кампания, так и «поддерживающие»), основные направления необходимой деятельности в PR-кампании, ее основные этапы («подготовительный» – до проведения соревнования и «организационный» – во время него); особое внимание уделялось работе со СМИ.

Базовые характеристики модели позволили определить структуру инициативно-творческой группы по реализации проекта. В нее вошли: менеджер проекта, группа по привлечению спонсоров, группа по работе с информационными спонсорами, группа по взаимодействию с администрацией города, группа по подготовке спецмероприятий, пресс-центр и аналитический отдел. Участие (или использование возможностей) в PR-кампании администрации города и крупных спонсоров заставило агентство сформулировать дополнительные цели PR-кампании для данных участников проекта («привлечение внимания общественности к деятельности администрации города в области поддержки культуры и спорта» и «продвижение брэнда» спонсоров).

-67-

Как уже говорилось, постановка целей PR-кампании представляет собой «перевернутую» формулировку проблемы / возможности и окончательно (в «легитимном» виде) осуществляется на этапе планирования. На данной же фазе аналитического этапа происходит, скорее, предварительная проработка, анализ, классификация задач и целей будущей кампании.

Несмотря на уникальную природу каждой организации, можно выделить общие составляющие процесса выявления проблем / возможностей и определения целей и задач:

– выявление целевых групп общественности;

– расстановка приоритетов;

– постановка целей, направленных на конечный результат, выработка возможных решений;

– постановка целей, направленных на процесс, конкретизация решений;

– выявление отношений между конкретными видами деятельности в ходе кампании, между стратегией и конечными целями.

Таким образом, основная задача фазы характеристики и моделирования ситуации – переход от проблемы/возможности к началу формулировки конкретных, направленных на достижение ее целей механизмов, составляющих PR-кампании. Данная проработка находит свое стратегическое, тактическое, креативное решение на этапе планирования PR-кампании.

В схематизированном виде структура фазы характеристики и моделирования ситуации может быть представлена следующим образом:

-68-

-69-

Глава II. ПЛАНИРОВАНИЕ

§ 1. Особенности этапа

§ 2. Определение и формулировка целей PR-кампании, разработка стратегии

§ 3. Тактическое планирование (планирование тактик)

§ 4. Формирование единого плана PR-кампании, его согласование и одобрение

§ 1. Особенности этапа

Завершив исследовательскую и аналитическую деятельность, необходимо перейти к этапу планирования кампании. С. Катлип так определяет сущность и место планирования в PR: «Информация, собранная на первом этапе, позволяет выделить общественные группы, которые должны быть охвачены программой, установить цели программы, выработать стратегии действий и коммуникаций, тактику программы...»^18[1]. Главная задача этапа планирования – найти ответ на вопрос: «Что мы должны изменить, сделать или сказать с учетом того, что нам стало известно о ситуации?» Для этой цели необходимо принять стратегическое решения о том, что и в какой последовательности для этого нужно делать. То есть планирование PR-кампании заключается в определении приоритетности целей по степени их важности для данной организации (по результатам проведения исследований и анализа ситуации) и в разработке стратегии и тактики достижения этих целей. Планирование позволяет увидеть ситуацию в целом. На этапе планирования:

– формируется объединенная программа, при надлежащем исполнении которой общие усилия всех участников PR-кампании приводят к достижению конкретных целей;

-70-

– обеспечиваются согласованные действия менеджмента и всех участвующих в кампании подразделений организации;

– создается возможность для их проактивной деятельности;

– задается основное направление действий, не позволяющее отклонится от главного;

– обеспечивается оперативность принятия решений как при подготовке, так и при проведении PR-кампании.

Основные функции планирования: функция контроля и самоконтроля, функция координации действий различных подразделений, функция рссурсо- и бюджетосбережения, технологическая функция (перевод креативных решений, появившихся в рамках данной PR-кампании, в технологии для последующего использования); «конкурентоанализирующая» и «конкурентоопределяющая» функция (PR-кампания позволяет сопоставить уровень коммуникации и PR-акций данной организации с уровнем таковых у конкурентов); функция создания возможности оценки результатов; функция учета условий (например, времени и места) проведения PR-кампании.

Так же как по отношению к аналитическому этапу, по отношению к этапу планирования PR-кампании, несмотря на достаточную очевидность необходимости и важности планирования, существуют устойчивые стереотипы. С. Катлип выделяет следующие причины недостаточного внимания к планированию: нежелание работодателей и клиентов подключат), практика к обсуждению при разработке решений и программ, это нежелание часто порождено отсутствием доверия к PR-менеджеру или советнику; отсутствие ясных задач выполнения PR-программ, согласованных всеми ее участниками; нехватка времени, связанная с наличием текущих проблем; разочарование практиков, связанное с задержкою и медлительностью при уточнении и согласовании программы с другими отделами^19[2].

-71-

Перечень негативных установок руководителей/клиентов и специалистов по связям с общественностью по отношению к планированию может быть расширен: «нельзя планировать неуловимые результаты»; «как можно что-либо планировать в ситуации весьма изменчивой среды»; «нам платят за результаты, а не за планы»; «планировщики реализуют собственные интересы, организации данные планы не нужны».

В целом этап планирования PR-кампании является весьма «технологичным» по своему содержанию. Основные операции и методики достаточно отработанны. Многие конкретные техники и технологии, инструментарии и методики широко используются при планировании и организации любых видов деятельности (например, календарные планы, формы бюджетирования, сценарии проведения спецмероприятий). Однако при планировании PR-кампаний следует учитывать ряд существенных особенностей и характеристик организации и управления именно этим видом программ.

1. Тесная связь планирования PR-кампании с целями и планированием PR-деятельности в целом и планированием всей деятельности организации. Типичной ошибкой разработчиков PR-кампании является их неумение увидеть ее роль в более общих процессах, происходящих в организации. И. Алешина предлагает следующую схему координации планирования PR-кампании с более общими задачами фирмы: а) определяются общие цели/миссия организации (данная операция требует согласованных действий всего менеджмента корпорации; если цели/миссия не сформулированы, ее деятельность будет носить, скорее, реактивный характер); б) учитываются и анализируются общие стратегии деятельности организации; в) формируется цель/миссия PR-деятельности на определенный период времени; г) определяется цель/миссия PR-кампании в целом; д) разрабатывается стратегия PR-кампании, определяется тактика и конкретные технологии ее проведения.

-72-

Воспользуемся примером И. Алешиной и продемонстрируем раскрытие этой схемы. Предположим, руководство организации сформулировало общую цель развития – изменение положения фирмы на рынке от организации среднего уровня до организации-лидера в своей отрасли. В соответствии с этой целью разрабатывается общая стратегия деятельности, определяются задачи каждого из стратегических хозяйственных подразделений. В частности, целью PR-деятельности на данный период будет «формирование имиджа организации-лидера». Эта общая цель PR находит конкретное выражение в проводимой PR-кампании, определяет ее стратегию, тактику, технологии (например, разрабатывается программа А – «формирование внутреннего имиджа организации-лидера» и программа Б – «формирование внешнего имиджа организации-лидера»: определяются конкретные планы и разработки по группам общественности, сроки, бюджет кампании, планируются конкретные программы и технологии)^20[3].

Данная схема позволяет, во-первых, увидеть главную перспективу данной кампании и всей PR-деятельности, во-вторых, четко продемонстрировать клиенту – руководству организации связь этой деятельности с общими задачами организации. Такая методика позволяет привлекать клиента/ руководителя к обсуждению плана PR-кампании уже на ранних этапах (поскольку очевиден интерес в решении этой проблемы для организации в целом), что, в свою очередь, позволяет минимизировать недоразумения и сложности на этапе утверждения плана.

2. Гибкость планирования. Существует выражение «план – ничто, планирование – все». В нем в концентрированном виде выражаются два важнейших требования, предъявляемых к планированию PR-кампании. Во-первых, должен быть составлен план, представляющий собой детальную, законченную, утвержденную форму проведения и организации данного мероприятия («является легитимным руководством к действию»); во-вторых, его составители должны обязательно учитывать изменчивость среды и ситуации, возможность появления новых, в том числе и внешних, независящих от организации, факторов. Именно поэтому при наличии одобренных планов проведения кампании PR-специалист должен иметь планы «альтернативных решений проблемы». Целесообразность такой технологии с очевидностью проявляется, например, в ситуации «урезания бюджета» на программу, когда требуется решить ту же поставленную задачу при уменьшении расходов (предположим, что в рамках PR-кампании предполагалась широкая рекламная поддержка средствами телевидения, радио, газет; в случае урезания бюджета следует решить поставленную задачу более «экономичными» средствами: прямой рассылкой информации, личными контактами и т.д.; возможность такого типа решений «скрыто» планируется руководителем проекта на этапе подготовки PR-кампании).

3. Сочетание креативности и технологичности планирования. Не существует одинаковых PR-кампаний, творчество как при ее реализации, так и при се планировании проявляется в использовании особенностей корпоративной культуры организации, в учете места, времени, характера и особенностей целевых групп, целей, стратегий и т.д. Однако существуют достаточно жесткие требования к формам ее проведения (например, четко сформулированные требования к PR-текстам, сценариям, спецмероприятиям), эти требования «откладываются» в виде устойчивых стереотипов в сознании целевых групп, формируют определенные ожидания. Поэтому многие специалисты-практики сущность креатива в PR «скромно» определяют как «неизвестную комбинацию известных (ожидаемых) элементов».

4. Учет при планировании особенностей различных типов кампаний. Выделим как минимум два основания,

-74-

требующих различного подхода к подготовке и проведению кампании.

Во-первых, это «проактивность» или «реактивность» характера планирования. Проактивное (предвосхищенное) планирование позволяет в довольно спокойной обстановке решать и детализировать все вопросы, готовить конкретные планы и составлять прогнозы. Реактивное (реагирующее) планирование является откликом («тушением пожара») на внезапно появившиеся (или не учтенные ранее) проблемы, когда требуются оперативные меры и действия и нет достаточного времени для серьезной подготовки и глубокого анализа.

Во-вторых, различают планирование для «рутинных» и для «нерутинных» кампаний и мероприятий. Если событие воспринимается как предсказуемое, носящее относительно рутинный, повторяющийся характер (например, для многих организаций очередной «День открытых дверей» или годовое собрание акционеров), то планирование, скорее всего, будет непродолжительным, проводимым по схеме «от достигнутого»; оно будет использовать и повторять технологические наработки предыдущих подобных мероприятий. Главная задача данного типа планирования – синхронизация планируемых действий. Планирование для нерутинных событий значительно более сложно и трудозатратно. Особое внимание к планированию требуется в том случае, если организация (PR-подразделение) проводит PR-кампанию в первый раз. Как отмечают Л. Азарова, К. Иванова, И. Яковлев, «многие программы и кампании PR являются уникальными, поскольку они никогда ранее не были реализованы. В отличие от планирования для рутинных событий, именно вследствие непредсказуемости и недостаточного опыта подобных действий для определения проблемы, постановки целей и выработки нестандартных решений требуются большие временные затраты и специальные методики принятия решений. Когда процесс выработки таких нестандартных решений завершен, планирование становится более рутинным и концентрируется на синхронизации видов деятельности^21[4].

5. Обязательность наличия запланированных оценок эффективности и их показателей по PR-кампании в целом и по ее основным этапам в частности (подробнее об этом см. в гл. IV).

6. Значительная продолжительность, трудоемкость этапа, а также жесткие требования к квалификации специалистов, осуществляющих планирование кампании. Данная характеристика может быть проиллюстрирована наследующем примере: проведение того или иного спецмероприятия (например, выставки) требует одного, двух, трех дней; подготовка и планирование – недель и месяцев (в этой связи становится понятным требование весьма значительной предоплаты со стороны внешних организаций, которым организации поручают проведение PR-кампаний «под ключ»).

Существует несколько схем, выделяющих основные фазы этапа планирования. Па наш взгляд, наиболее четкой и продуманной является следующая:

– определение и формулировка целей PR-кампании;

– разработка стратегии;

– тактическое планирование;

– формирование единого плана PR-кампании, его согласование и одобрение.